Newsletter Januar 2018

Ein frohes und erfolgreiches neues Jahr wünschen wir Ihnen allen!

Der Januar steht ganz im Zeichen des neuen Datenschutzgesetzes. Eigentlich ist dieses Gesetz nicht so neu, sondern die Strafen sind lediglich deutlich verschärft worden, was dazu führt, dass dieses Thema nun ernsthafter beachtet werden muss.

Änderungen bzgl. Datenschutz

Für den Personalbereich ändern sich hier ein paar Dinge, deshalb haben wir aktualisierte SOLL-Prozesse im P3Portal hochgeladen. Beispielsweise sollte darauf geachtet werden, dass im Rahmen von Print-/E-Mail-Bewerbungen, die in einem Bewerbersystem seitens der Personalabteilung erfasst wurden, im Zuge dessen die Zustimmung vom Bewerber eingeholt wird, da die Daten im System gespeichert werden: Prozess 1.0.08.01 Externer Bewerber.

Kontaktieren Sie Ihren Bewerbersystem-Anbieter, um den Prozess im System bei der „Online-Bewerbung“ sicherzustellen – hier sollte zukünftig die Abfrage für die Zustimmung automatisch erfolgen.

Denken Sie zudem auch an das Löschen der Bewerberdaten!

Ebenso sollten Sie im Rahmen eines Mitarbeiteraustritts prüfen, welche Daten Sie noch in welchen Systemen abrufbar halten wollen. Beispielsweise wären Mitarbeitergespräche, die keine Entgeltrelevanz haben, eigentlich nach Austritt nicht mehr digital notwendig. Grundsätzlich gilt, dass Daten nur zum Zwecke der notwendigen Bearbeitung aufbewahrt werden sollten. Seminare, Skills, Mitarbeiterbewertungen etc., also alle Unterlagen/Informationen, die nicht entgeltrelevant sind, d.h. mit keinem Entgelt in Verbindung gebracht werden, sollten eigentlich nicht weiter aufbewahrt werden. Denken Sie bitte auch an alle anderen Softwareanwendungen (Flottenmanagement, Reisekostensysteme, Gesundheitsmanagement, Betriebliches Vorschlagswesen etc.).

Checklisten

Auch im letzten Monat haben wir weitere neue Artikel für Sie erarbeitet. Beispielsweise gibt es jetzt auch eine Checkliste für Onboarding, mit der Sie die Aufgaben monitoren können oder Sie nutzen die Datei, um Zuständigkeiten innerhalb verschiedener Rollen zu klären.

HR-Kapazitäten

Das Thema HR-Kapazitäten kommt immer wieder auf uns zu. Daher hatten wir ja bereits einen großen aufwändigen Kapazitätenrechner entwickelt, der im Portal downloadbar ist. Wer künftig einfach nur eine kleine Rolle zum Beispiel Sachbearbeitung Abrechnung kapazitativ berechnen möchte (also, wie viele Fälle kann ein Abrechner unter Berücksichtigung des Leistungsspektrums bearbeiten), der kann sich nun das Berechnungstool auch rollenweise downloaden. Da alle Rollen zueinander kompatibel sind, können Sie mehrere Rollen auch eigenständig in eine eigene neue Datei zusammenfassen. Das Berechnungstool für die gängigen Rollen im HR-Bereich findet sich unter dem Menuepunkt HR-Organisation/Kapazitätenberechnung.

Meldung bei Disziplinarverstößen

Zur Optimierung des Prozesse Abmahnung haben wir ein Formular zur Meldung von Disziplinarverstößen entwickelt. Damit können Führungskräfte strukturiert mitteilen, wenn Sie eine Ermahnung/Abmahnung anfordern möchten. Somit werden die notwendigen Informationen gleich zu Beginn abgefragt und eventuelle Maßnahmen können damit fristgerecht eingeleitet werden.

Weitere neue Standardformulare wie Elternzeitantrag, Formular für Zeugnisbeurteilung etc. finden Sie unter dem Menuepunkt HR-Tools&Instrumente/Administration/Formulare.

Wir hoffen, Ihnen auch im Januar neue interessante Artikel vorgestellt zu haben und freuen uns wie immer über persönliches Feedback.

Herzlichst

Ihr HR|next Team