Newsletter Juni 2018

Digitale Prozesse - Datenschutz - Prozessleitstand

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Viele Personalabteilungen beschäftigen sich mit digitalen Personalakten, automatischer Brieferstellung, Workflows, ESS- und MSS-Szenarien, etc. pp.

Parallel dazu durchdringt das Thema Datenschutz immer mehr die HR-Abteilungen. Aber sind es wirklich zwei Themen oder beinhaltet nicht eher das Thema Digitalisierung auch den Datenschutz? Wie stelle ich den Datenschutz sicher und wie werde ich digital in der Personalabteilung?

DIGITALE PROZESSE

Viele HR-Abteilungen arbeiten an der Digitalisierung ihrer Prozesse. Dabei stehen sie vor der Herausforderung Prozessabläufe auf Feldebene zu beschreiben, um diese dann potenziellen Dienstleister zur digitalen Abbildung in ihrer HR-Softwareumgebung zu übermitteln. Mit unseren neuen Hilfsmitteln "den digitalen Prozess-Konzepten" unterstützen wir die Personalabteilung mit fertigen Konzeptvorlagen (Mock-ups / Maskenentwürfen) in Excel-Form. Diese Hilfsmittel dienen als Vorlage zur Umsetzung von digitalen Ablaufprozessen. Aktuell haben wir die Prozesse Neueintritt, Onboarding und Mitarbeitergespräch entsprechend konzeptionell für Sie entwickelt. Darüber hinaus arbeiten wir bereits an den Konzepten Vertragsverlängerung, Austritt, Arbeitszeitänderung und Versetzung, die im nächsten Monat im Portal zu finden sein werden.

... Und wo Prozesse digital abgebildet werden, da spielt das Thema Datenschutz eine zentrale Rolle. Hier wird gefordert, festzuhalten aus welchem Grund welche Daten gespeichert und verwendet werden. Auch hier helfen unsere digitalen Prozess-Konzepte weiter, denn unsere Vorlagen sind auf Feld-Ebene designt. So fällt es leicht, unterschiedlichen Parteien darzulegen, welche Felder im Rahmen von Prozessen und Workflows implementiert werden sollen und aus welchem Grund jene Daten künftig genutzt werden.   

DER PROZESSLEITSTAND

Volldigitalisierung im Personalbereich ist sicherlich noch ein Traum. Viele Softwareanwendungen liefern heute Standard-Masken im HR-Bereich. Das operative Personalmanagement bleibt dabei jedoch oft auf der Strecke, so dass neben der digitalen Welt Checklisten, Wiedervorlagen, Weiterleitungen über Laufzettel, Eintrittsmeldungen, etc. weiterhin manuell ablaufen. Das führt zu Doppelaufwänden, Erfassungsfehlern und Intransparenz bei den Vorgängen.

Gemeinsam mit Fokus:Zeit haben wir den HR-Prozessleitstand für Personalmanagement-Prozesse realisiert. Informationen zu diesem HR-Prozessleitstand erhalten Sie über folgenden Link.

Gerne übersenden wir Ihnen bei Interesse auch Infomaterial oder vereinbaren mit Ihnen eine Web-Demo.

DATENSCHUTZ ...

Wir möchten nochmals auf das Thema Datenschutz und insbesondere auf das Löschen von Daten hinweisen. Bitte beachten Sie, dass insbesondere im Austrittsprozess alle nicht entgeltrelevanten Daten eines Mitarbeitenden aus sämtlichen Excel-Dateien, Word-Dokumenten, Softwareanwendungen sowie Personalakten (digital oder print) gelöscht werden sollten. Prüfen Sie mit ihrem Dienstleister für die digitale Personalakte, ob es die Möglichkeit gibt, mithilfe des Statuswechsels "Austritt" in der digitalen Akte automatisiert entsprechende Dokumentenarten zu löschen.

... IN EIGENER SACHE

Keine Neuigkeit dürfte für Sie sein, dass am 25.05.2018 EU-weit ein neuer, erweiterter Datenschutz wirksam geworden ist, der in Deutschland nun zusätzlich durch die Datenschutzgrundverordnung (DGSVO) geregelt wird.

Als Unternehmensberatung im Personalmanagementbereich haben wir seit Anbeginn an mit sensibelstem Datenschutz, Verschwiegenheit und Diskretion zu tun - ganz so, wie Sie es mit Sicherheit auch aus Ihrer Tätigkeit im Personalwesen kennen. Wir werden daher selbstverständlich die Vorschriften der DSGVO genauso ernst nehmen und einhalten, wie bisher schon die des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Der Datenschutz für Ihre personenbezogenen Daten ist uns wichtig!

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