Newsletter Juli 2018

Stolperfalle: Digitalisierung im Konflikt mit dem Datenschutz

Viele Unternehmen haben bereits HR-Prozesse digitalisiert. So werden beispielsweise Vertragsänderungen oder Abwesenheitsmeldungen (Kind krank oder Krank ohne Attest) per E-Mail an die Personalabteilung übermittelt.
Diese E-Mails verbleiben jedoch in der Regel in den Postfächern der Kommunizierenden (z.B. unter "gesendet"). Ebenso bleiben die E-Mails, die eine Personalabteilung an die Führungskräfte und Mitarbeiter schickt in der Regel auch in "Gesendet"-Ordnern stehen.
Prüfen Sie bitte intern mit Ihrer IT, wann welche E-Mails gelöscht werden, da die Datenschützer es nicht gerne sehen, wenn diese Informationen zu lange an ungeeigneter Stelle liegen bleiben. Zu beachten ist in dem Zusammenhang natürlich auch, dass wenn die IT versendete E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt (standardmäßig) löscht, dass diese Informationen danach verloren sind, soweit Sie nicht in den dafür vorgesehenen Systemen gespeichert wurden.

LÖSUNGSANSÄTZE FÜR DIE DIGITALISIERUNG

Um das Problem zu lösen, sollte/n sämtliche Prozesse / Kommunikation zu und von Mitarbeitern und Führungskräften innerhalb einer Softwareanwendung erfolgen.
Das ist oft schwierig, denn im operativen Geschäft, erfolgen häufig viel mehr Rückfragen in den Prozessen, als dass dies die gängige HR-Softwarelandschaft so im Standard abbilden kann.
Im Falle der Kind-krank-Meldung oder Krank-ohne-Attest-Meldung können die Abwesenheitsmeldungen über die entsprechenden ESS-Zeitwirtschaftsprozesse laufen. Möchte man keine ESS-Lizenzen für die Zeitwirtschaft einführen, so reicht es aus, im Mitarbeiterportal oder Führungskräfteportal einen Prozess Abwesenheitsmeldung einzurichten. Dort setzt der entsprechende Mitarbeitende einfach seine Meldung ab, die dann entweder innerhalb der Softwareanwendung in der Personalabteilung aufschlägt oder an eine zentrale E-Mailadresse an den HR-Bereich gesendet wird.
Das gleiche gilt für Prozesse wie Vertragsänderungen. Auch hier kann die Kommunikation an und von Führungskräften im HR-System abgebildet werden. Im Managerportal könnte die Führungskraft Vertragsänderungen initiieren, die in der Ansicht der Personalabteilung als Aufgabe aufschlagen. So kann die Führungskraft ggf. auch erkennen, welchen Bearbeitungsstatus die Aufgabe hat.

Als großes Hilfsmittel bietet sich bei diesen Themen auch der HR-Prozessleitstand an, mit dem solche Prozesse flexibel abgebildet werden können.

WEITERE VORLAGEN ZUR DIGITALISIERUNG DER PROZESSE - AUSTRITT / BETRIEBLICHES EINGLIEDERUNGSMANAGEMENT / ZIELVEREINBARUNGEN

Bereits im letzten Newsletter haben wir angekündigt, dass wir digitale Fachkonzepte - also abgebildete digitale Konzepte auf Excel-Basis zur Verfügung stellen möchten, so dass HR-Abteilungen schneller und besser ihre Prozesse digitalisieren können. Mithilfe dieser Konzeptvorlagen kann die Personalabteilung Vorgabe für Dienstleister rascher definieren. Diese Konzepte können für alle gängigen HR-Softwarelandschaften genutzt werden. Rufen Sie uns einfach an, sofern Sie Fragen zu unseren Mock-ups haben.

Digitaler Prozess Austritt
Digitaler Prozess BEM
Digitaler Prozess Zielvereinbarung

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Ihr HR|next-Team