Newsletter Oktober 2018

Stellenplan und Webinare für das letzte Quartal 2018

In diesem Newsletter dreht sich alles um das Thema Stellenplan.

Digitaler Stellenplan

Wer seinen Stellenplan gerne digital in einer Softwarelösung pflegen möchte und noch in der Findungsphase des Systems ist, kann mithilfe unseres Ausschreibungskonzepts Stellenplan ein fertiges Anforderungskonzept downloaden. Das IT-Fachkonzept beinhaltet alle notwendigen Anforderungen beginnend bei der SOLL-Stelle bis hin zur Stellenbesetzung und Organigrammbildung.

Im Rahmen der Implementierung eines Stellenplans stellt sich die Frage, wie die aktuellen Mitarbeiter rasch in das neue System überführt werden können, so dass die Stellen idealerweise nicht alle aufwändig manuell erstellt werden müssen.

Vorgehensweise bei der Implementierung - unser Tipp:

Erstellen Sie einen Excel-Download aller Mitarbeiter aus dem Abrechnungssystem (Stammdaten, FTE/VK, Eintritt, etc.). Prüfen Sie, welche Mitarbeiter sich auf einer Stelle überschneiden (Eintritte/Austritte sowie Eintritte/Elternzeit/Langzeitkrank). Markieren Sie diese.

Ergänzen Sie nun in weiteren Spalten die Stellenattribute (Stellenbezeichnung, Art, SOLL-Wert, Budget, Gültigkeit etc.). Kopieren Sie sich bei gleichen Berufsgruppen einfach die Zeilen und ändern Sie ggf. nur Budget und FTE ab. So sind Sie schneller.

Jetzt verfügen Sie über eine Liste mit Mitarbeitenden und Stellen. Was Ihnen noch fehlt ist die Stellennummer. 

Vergeben Sie Stellennummern hierarchisch logisch, so dass Sie künftig jederzeit einen Excel-Export durchführen können und die Stellen sich damit hierarchisch sortieren. Beispiel:

Als Orientierungshilfe dient Ihnen unser Tool zur Erzeugung von Stellennummern und einem optischen Organigramm.

Mit Ergänzung der Stellennummer können die Stellen mitsamt Mitarbeitenden in das System hochgeladen werden. Achten Sie darauf, dass Sie ggf. identische Stellennummern an zwei Mitarbeitende vergeben (Eintritt/Austritt). Seien Sie nicht irritiert, wenn Sie im Erstansatz quasi allen Mitarbeitenden eine Stelle zuweisen. Im weiteren Verlauf der Stellenplanpflege können Sie Stellen wieder schließen oder die FTEs verändern bzw. Stellen obsolet stellen, so dass die Stellen beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden geschlossen werden. Grundsätzlich gilt die Regel, dass die heutigen Mitarbeitenden ja da sind und insofern auch eine Stelle haben. Auch wenn der Stellenplan dann zu Beginn ggf. überbesetzt ist.

Manueller Stellenplan

Wer kein spezielles Softwaresystem möchte, der muss einen manuellen Stellenplan pflegen. Hierbei gestaltet sich der SOLL/IST-Abgleich der Stellen in der Regel aufwändig.

Zur Vereinfachung haben wir ein Tool Manueller Stellenplan erstellt, in dem die SOLL-Stellen und die Stellenbesetzungen gepflegt werden. Ein SOLL/IST-Abgleich wird dann automatisch erstellt und zeigt die Besetzungsveränderung in einer 12-Monats-Prognose.

Webinare

Für die letzten zwei Monate in diesem Jahr haben wir nochmals einige sehr interessante kostenlose Webinare aufgestellt:

Wie erstelle ich einen Personalmarketingplan?

HR-Prozesse digitalisieren am Beispiel betriebliches Eingliederungsmanagement

Lohnt sich die Digitalisierung?

Personalressourcen im HR-Bereich berechnen

HR-Prozesse digitalisieren: von State-of-the-Art bis Zukunftsvisionen

Mehr zu den Webinarinhalten finden Sie auf unserer Website.

Anmelden können Sie sich gerne unter über diesen Link.

Herzlichst Ihr

HR|next Team