Newsletter I/2019: Personalbetreuung optimieren und digitalisieren

Stammdatenänderungen, Nebentätigkeit, Arbeitszeitänderungen, Webinare zur Optimierung der Personalbetreuung

Die Personalbetreuung beinhaltet neben dem Bereich Lohn & Gehalt die meisten Prozesse. Unter dem Begriff Personalbetreuung werden alle Vertragsänderungsvarianten, Austritte, Beauftragte, Beförderungen, persönliche Anlässe und vieles mehr zusammengefasst.

Wie Sie die Personalbetreuung idealerweise optimieren und welche Prozesse im Mitarbeiter- oder Führungskräfte-Self-Service erfolgen können, erfahren Sie in unserem April-Webinar am 5.4.2019 um 11:00 Uhr.

STAMMDATENÄNDERUNGEN

Wer "Stammdatenänderungen" hört, guckt schon fast gelangweilt, wo es doch mittlerweile ESS-Szenarien zur Adressänderung und Bankverbindungsänderung gibt. Aber was ist eigentlich mit den aufwändigeren Prozessen wie:

- ablaufende Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung

- auslaufender Schwerbehindertenausweis

- jährliche Abgabe der PKV-Bescheinigung

- ein Mitarbeitender hat geheiratet oder hat sich scheiden lassen

etc.

All diese Prozesse laufen in der Regel noch manuell, per E-Mail an den Mitarbeitenden oder mittels Serienbrief. E-Mails sollten ja hierfür wegen des Datenschutzes eigentlich nicht mehr verwendet werden, denn wer möchte schon unbedingt, dass der Kollege weiß, dass man schwerbehindert ist.

Deutlich moderner können diese Prozesse über das Mitarbeiterportal anstoßen. Im Falle der ersten Prozesse erkennt die Personalabteilung das Ende der Befristung (Aufenthaltsgenehmigung oder Schwerbehinderung) und kann die Anforderung der Folgedokumente über einen Workflow im Mitarbeiterportal senden. Hier kann der Mitarbeitende die Folgedokumente dann auch einfach hochladen und der Personalabteilung elektronisch übermitteln.

Bei der jährlichen PKV-Bescheinigung erhalten die betroffenen Mitarbeitenden über das Portal die Aufforderung die Bescheinigung einzureichen. Auch hier kann diese einfach über das Portal hochgeladen und übermittelt werden.

Ein Mock-up für unseren Prozessleitstand zum Thema Stammdatenänderungen, das Sie auch als Planungsentwurf zur Anpassung Ihres Softwaresystems nutzen können, finden Sie in unserem P3-Portal.

NEBENTÄTIGKEITEN

"Nebentätigkeit" zu optimieren kann auf dem manuellen oder auf dem digitalen Weg erfolgen.

Auf dem manuellen Weg stellt man dem Mitarbeitenden ein Standard-Antragsformular im Intranet zur Verfügung. Der Mitarbeitende füllt das Formular aus und übermittelt es an die Personalabteilung. Die prüft den Vorgang und erstellt nun kein extra Bestätigungsschreiben, sondern leistet die Gegenunterschrift direkt auf dem Formular. Das Formular wird in die Akte eingescannt und das Original erhält der Mitarbeitende zurück. Ein entsprechendes Formular "Nebentätigkeitsantrag" finden Sie ebenso wie unsere Prozessvorlagen zur Nebenbeschäftigung in unserem P3-Portal.

Bei der digitalen Optimierung erfolgt der Antrag zur Nebentätigkeit aus dem Mitarbeiterportal heraus, als digitaler Genehmigungsprozess. So kann die Führungskraft elektronisch zustimmen und den Vorgang an die Personalabteilung weiterleiten. Nach Prüfung des Vorgangs wird dort ebenfalls im Vorgang selbst genehmigt oder abgelehnt. Der Mitarbeitende sieht die Genehmigung/Ablehnung dann abschließend im Portal.

ARBEITSZEITÄNDERUNG

Ähnlich wie bei der Nebentätigkeit kann auch die Arbeitszeitänderung erfolgen. Insbesondere in Unternehmen mit häufigen Arbeitszeitänderungen bietet es sich an, ein entsprechendes Formular (Antrag/Nachtrag zur Arbeitszeitänderung) bereitzustellen. Hier trägt der Mitarbeitende dann die IST-Stundenverteilung ein und ebenfalls die neue SOLL-Stundenverteilung, wie auch die Gesamtstundenwoche. Der Antrag/Nachtrag wird dann an die Führungskraft übermittelt. Diese kann den Antrag/Nachtrag befürworten und leitet den Vorgang im Anschluss an die Personalabteilung weiter. Analog der Nebentätigkeit unterschreibt die Personalabteilung direkt auf dem Antrag/Nachtrag, scannt das Formular in die Personalakte und schickt das Original an den Mitarbeitenden zurück. 

Beim digitalen Weg kann der Mitarbeitende den Antrag aus dem Mitarbeiterportal starten, an den Vorgesetzten weiterleiten, der den Antrag elektronisch befürwortet und an die Personalabteilung weiterleitet. Nach Prüfung des Vorgangs und Genehmigung, kann aus dem Workflow heraus ein entsprechendes Dokument "Nachtrag" erstellt werden. Dieses Dokument kann dann dem Mitarbeitenden abschließend digital über das Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden.

Herzlichst

Ihr HR|next-Team