Prozessleitstand-Update-Informationen

Wir möchten Sie im Hinblick auf Veränderungen beim Prozessleitstand besser auf dem Laufenden halten und haben uns deshalb mit dem Thema der Informationsweitergabe intensiver beschäftigt.

Zur Realisierung haben wir uns folgende Vorgehensweise überlegt:

1. Informationen rund um technische Änderungen

Grundsätzlich möchten wir vor der Installation eines Updates darüber informieren, welche Änderungen im System durchgeführt wurden und zu welchem Zweck diese Änderungen vorgenommen wurden.

Diese Kommunikation erfolgt künftig per Newsletter.

Wichtig für Sie ist, dass die Änderungen in der Regel keine Auswirkung auf die vorhandenen Guides haben. Es werden stets Funktionen weiterentwickelt und auch neu entwickelt, um neue Kundenanforderungen abzubilden. Das bedeutet für Sie, dass diese neuen Funktionen künftig im System vorhanden sind und auf Wunsch bzw. bei Bedarf in Ihre Guides eingebaut werden können.

Das Update wird nach Rücksprache mit Ihnen auf Ihrem Echtsystem durchgeführt.

Nutzer von einem Demo-Portal werden per Sammel-Update auf dem externen Demo-Portal-Server upgedatet. Das Update auf dem Demo-Portal erfolgt immer vor dem Update auf dem Echtsystem.

Sollten Sie Fragen zum Thema Update haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

2. Wissensvermittlung

Im Rahmen der Update-Kommunikation werden wir auch darüber informieren, was genau hinter den neuen Funktionen steckt. Sofern gewünscht können Sie uns gerne kontaktieren und wir führen dann diesbezüglich eine kurze Online-Schulung durch.

In den letzten Monaten kam häufig die Frage nach einem "Handbuch" auf.

Wir haben nun begonnen Tipps und Vorgehensweisen rund um den Prozessleitstand in unserem P3-Portal abzubilden.

Unter der Rubrik IT - Prozessleitstand - Anwendertipps finden Sie Funktionsbeschreibungen zum Erstellen von Guides. Dieser Bereich ist nur im eingeloggten Zustand vollständig einsehbar und bedienbar.

Wir haben die Anwendertipps der Übersichtlichkeit halber in Kategorien abgebildet. Über die linke Navigation können Sie die Kategorien sehen und die einzelnen Hinweise anklicken. Unser Ziel war es, dass Sie keine Dokumente downloaden müssen, sondern alle Hinweise direkt online für Sie ersichtlich sind (Bitte sehen Sie deshalb über Preisangaben oder Lieferangaben an dieser Stelle hinweg).

Wir werden in den nächsten Monaten diesen Bereich ergänzen und freuen uns über Ihr Feedback hierzu, denn wir sind der Meinung, dass wir einen solchen Hilfe-Bereich nur mit Ihrer Unterstützung erfolgreich umsetzen können. Sollten Ihnen Anweisungen fehlen oder Rubrizierungen von Themen Ihrer Meinung nach unklar sein, freuen wir uns über Ihre Rückmeldung.

3. Anstehendes Update

3.1. Laden und Speichern

Aufgrund der Komplexität einiger Guides ergab sich das Problem, dass diese im Hintergrund noch abgespeichert wurden, während der Nutzer versuchte, den Vorgang bereits weiterzuleiten. Das hatte zur Folge, dass man auf den Button "Weiterleiten" drückte – hier allerdings keine Reaktion vom System erkennbar war.

Mit dem neuen Update kann für alle Guides, die im Innenverhältnis genutzt werden (also keine Guides für eine App-Nutzung) ein Haken "Overlay" gesetzt werden, um den Speicherprozess zu verdeutlichen. Einfach mal ausprobieren, wenn beim Weiterleiten von Vorgängen ggf. der Vorgang zu lange dauert.

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3.2. Berechtigungsvergabe bei "Vorgang starten / Fall eröffnen"

Grundsätzlich können Fälle auf der Startseite oben über "Fall eröffnen" gestartet werden oder über das Menue im administrativen Bereich "Fälle / Vorgänge" in dem man auf "+" drückt und einen neuen Fall anlegt.

Damit Führungskräfte und Mitarbeitende nur bestimmte Guides starten können, hat man bewusst die Trennung eingeführt, dass die für die Führungskräfte und Mitarbeitenden zu startenden Guides in "Fall eröffnen" auf der Startseite hinterlegt werden, während HR der funktional umfänglichere Menue-Bereich vorbehalten ist.

Neu ist, dass nun die Möglichkeit besteht, im Bereich "Fall eröffnen" Rollen zu definieren. Die Guides werden den Rollen zugeordnet und somit können nun die entsprechenden Rollen Vorgänge starten. So können künftig grundsätzlich alle Guides rollenbezogen von der Startseite aus initiiert werden.

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3.3. Offline-Verfügbarkeit

Im aktuellen Update erfolgte auch eine Vorbereitung auf die Offline-Verfügbarkeit von Guides. Das bedeutet, dass Guides auch außerhalb von Firewalls ausgefüllt werden können.

Dazu setzt man im Guide den Haken bei "Offline Verfügbar" – siehe Beschreibung.

Aus Sicherheitsgründen können für die Erstellung eines Offline-Guides allerdings nicht alle Elemente benutzt werden. Nur die Elemente, die einen roten Blitz auf dem Icon haben, können hierfür verwendet werden. Bitte beachten Sie, dass aktuell noch keine Offline-Funktion existiert - es handelt sich soweit lediglich um eine Vorbereitung dafür und soll einen Hinweis geben, welche Elemente offline prinzipiell verfügbar wären.

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3.4. Element "Mitarbeiter suchen"

Derzeit existiert schon ein Element "Mitarbeiter suchen", zur Auswahl von Mitarbeitenden. Allerdings ist das "alte" Element mit der Abteilungsstruktur verknüpft. So sieht derjenige, der den Mitarbeiter auswählt stets, in welcher Abteilung dieser auch sitzt. Wird dies nicht gewünscht, existiert nun auch ein Mitarbeiter-Such-Element, das einzig die Namen der Mitarbeiter wiedergibt.

3.5. Guide sperren

Bis dato konnte man bereits einzelne Reiter sperren, so dass im Anschluss keine Veränderungen mehr durchgeführt werden konnten. Künftig kann auch auf Knopfdruck ein kompletter Guide gesperrt werden.

Bitte denken Sie daran: wenn Sie den Guide sperren, bleibt er gesperrt.

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3.6. Element "Aufgabenerfassung"

Wiedervorlagen können derzeit über "Maßnahme hinzufügen" bei diversen Elementen aktiviert werden. Dabei wird die Wiedervorlage (Aufgabe) im Dashboard der Aufgaben angezeigt (Aufgabenübersicht). Wer diese Wiedervorlage hat und welchen Inhalt diese Wiedervorlage hat, kann man im Guide nicht erkennen. Von hier springt man stets in die Aufgabenverwaltung ab.

Neu ist nun, dass es ein zusätzliches Element "Aufgabenerfassung" gibt, das innerhalb des Guides die Maßnahme (Wiedervorlage) anlegt. D.h. der Grund der Wiedervorlage und der Verantwortliche dafür bleiben im Guide ersichtlich. Darüber hinaus wird die Aufgabe trotzdem im Dashboard des Verantwortlichen ersichtlich angezeigt.

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3.7. Falltitel anpassen

Darauf haben wir etwas länger gewartet, nun ist es endlich soweit.

Mit dem neuen Update kann der Falltitel des Vorgangs jetzt individuell definiert werden.

Hierbei können unterschiedliche Elemente genutzt werden.

Wichtig ist zuerst zu bestimmen, wie die Vorgänge heißen sollen. Z.B. Neueinstellung, Vorname, Nachname, Eintrittsdatum.

Damit diese Texte so erscheinen, bedarf es einerseits den Guide-Namen, der im Guide hinterlegt wird und die entsprechenden Felder (hier im Beispiel: Vorname, Nachname, Eintrittsdatum). Diese Felder müssen zwingend im Guide vorhanden sein und als Variablen existieren.

Den Falltitel setzt man nun mithilfe von zwei Feldern zusammen. Einerseits mit dem Variablenfeld und andererseits mit einem Aktionsfeld. Wünscht man mehrere Variablen im Falltitel (wie im Beispiel), so benötigt man ein Variablenfeld, das alle gewünschten Variablen ausliest.

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Sollten Sie Fragen zu den neuen Möglichkeiten haben, stehen wir Ihnen dafür gerne zur Verfügung.

Herzliche Grüße

Ihr HR|next Team