Software-Neuanschaffung oder -Wechsel - so geht es:

Software-Neuanschaffung oder Softwarewechsel - Wie es gelingt, wie man idealerweise vorgeht, welche Milestones es gibt, wie der Zeitplan aussieht und auf welche Punkte man unbedingt achten sollte lesen Sie hier

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Eine Software-Anschaffung kann aus zwei Gründen erfolgen. Entweder es existiert noch keine spezielle Software (aus welchem Grund auch immer) oder man ist unzufrieden mit der aktuellen Anwendung und sucht eine Ablöse. In beiden Fällen ist der Prozess des Auswahlverfahrens in der Regel gleich. Nur die spätere Implementierung/Migration ist unterschiedlich.

Der ideale Ablaufprozess zur Software-Auswahl sieht wie folgt aus:

1. IST-Aufnahme der aktuellen IT-Landschaft

2. Festlegung der HR-IT-Strategie

3. Lastenhefterstellung & Anbieter-Long-List

4. Auswertung der Rückmeldungen & Anbieter-Short-List

5. Anbieterpräsentation

6. Entscheidungsphase, Verhandlung & Umsetzungsplanung

1. IST-Aufnahme

Mit Start des Projektes und nach der Projektplanung werden zunächst die IST-Kosten sowie die aktuelle HR-IT-Landschaft ermittelt.

Die derzeit genutzte HR-Software wird aufgelistet und nach Modulen kategorisiert (z.B. Software X = Zeitwirtschaft). Zusätzlich ist es sinnvoll zu ergänzen, ob bei diesem Modul aktuell MSS- oder ESS-Szenarien genutzt werden (MSS/ESS = Manager-Self-Service/ Mitarbeiter-Self-Service). Neben der Kategorisierung der Software werden auch die Kosten ermittelt. Bei den Kosten unterscheidet man zwischen Miet-/Wartungskosten, Hardwarekosten, Rechenzentrums- sowie Betreuungskosten. Ein entsprechendes Template zur Ermittlung der Ist-Kosten finden Sie bei uns im Portal. 

2. Festlegung der HR-IT-Strategie

Viele machen den Fehler, dass bei der Anschaffung einer neuen Software der Fokus rein auf dem speziellen Thema liegt. Eine Neuanschaffung eines Systems erfordert allerdings immer den Blick auf das Ganze. Eine neue Software bietet möglicherweise andere Module, so dass derzeitige Schnittstellen und Subsysteme ggf. künftig entfallen könnten. Digitalisierungsanforderungen entstehen ggf. in der Zukunft, die im Rahmen der Anschaffung jetzt schon betrachtet werden sollten. Es stellt sich insofern immer die Frage, wie meine künftige HR-IT-Landschaft aussehen sollte. Welche Module brauche ich und welche neuen Module aber auch Self-Service-Anforderungen benötige ich in der Zukunft? Und existieren ggf. andere Gesellschaften/Länder, die bei der Softwareverwendung mitberücksichtigt werden müssen? Welches soll mein führendes System werden und soll das System künftig selbst oder aber beim Dienstleister betrieben werden?

3. Lastenhefterstellung & Anbieter-Long-List

Sobald klar ist, welche Module und künftige Anforderungen relevant sind, kann das Lastenheft erstellt werden. Dabei werden die notwendigen Anforderungen im Detail beschrieben. Wer ein Lastenheft schreibt, sollte dies nicht auf eine abstrakte Art und Weise schreiben. Ein Lastenheft macht nur Sinn, wenn die Anforderungen sehr detailliert beschrieben werden. Z.B. denkt man in der Abrechnung bestimmt, dass es irrelevant ist, wie viele Stellen eine Personalnummer im System abbilden kann und fragt nicht spezifisch danach. Das ist ein großer Fehler, denn genau da fängt der Unterschied der Systeme an. Nur ein hoher Detaillierungsgrad der Lastenhefte bringt die Unterschiede der Systeme zum Vorschein. Jedes Bewerbersystem kann mittlerweile Bewerbungen an Führungskräfte weiterleiten. Eine abstrakte Frage, dass Bewerbersysteme Führungskräfte Zugriff erlauben, ist damit sinnlos.

Mit der Finalisierung des Lastenheftes und der Klarheit, welche Module ggf. in einem System integriert sein sollen, kann eine Anbieter-Long-List erstellt werden. Diese Dienstleister werden dann angeschrieben. Achten Sie darauf, dass Sie in erster Linie eine Produktentscheidung treffen wollen und noch keine Dienstleister-Entscheidung. Den Implementierungspartner können Sie ggf. immer noch im Laufe des Verfahrens ändern.

TIPP: Falls man ggf. K.O.-Kriterien gesetzt hat und die Long-List zu lang ist, kann man in einer kurzen Vorabanfrage die K.O.-Punkte abklären. Ggf. reduziert dies die Anbieterliste schon und es spart allen Beteiligten viel Arbeit (insbesondere bei Fremdsprachen im System).

Bitte vergessen Sie nicht, vorab den Einkauf und die IT zu kontaktieren. Beide Parteien haben ggf. Standardformulare zum mitversenden, um Informationen zum Dienstleister sowie zur Technik abzufragen.

Um die Kosten der unterschiedlichen Dienstleister besser vergleichen zu können, bietet es sich an, in der Ausschreibung gleich ein standardisiertes Formular beizufügen. Dort trägt der Dienstleister dann die Kosten ein, zusätzlich zur Übersendung des Angebots. 

In der Regel benötigen Dienstleister so ca. 3 Wochen, um Lastenhefte auszufüllen. Planen Sie insofern genug Zeit ein. Aber legen Sie einen Rücksende-Termin fest.

4. Auswertung & Anbieter-Short-List

Nach Erhalt aller Rückmeldungen erfolgt die Analysephase. Hier werden alle Lastenhefte geprüft und verglichen. Ziel ist es eine Gegenüberstellung der Funktionalitäten sowie der Kosten zu erstellen. Achten Sie darauf, dass die Lastenhefte vollständig ausgefüllt vorliegen und dass sich in Bemerkungsfeldern kein Widerspruch zur funktionalen Antwort auftut.

Bei der Erstellung der Short-List (ca. 4 Anbieter) kann durchaus auch das Standing des Herstellers/Dienstleisters eine Rolle spielen. 

Wie viele Mitarbeitende hat der Dienstleister? Ist dieser auf HR spezialisiert? Wie viele Entwickler für HR-Module gibt es? Wie hoch ist der Umsatz/Mitarbeitenden? Wie viel Euro wird in die Entwicklung investiert? Wie viele Partner hat dieser Hersteller? 

Achten Sie darauf, dass Sie ein so geringes Risiko wie möglich bei der Auswahl des Herstellers/Dienstleisters tragen.

5. Anbieterpräsentation

Mit Festlegung der Short-List werden die Dienstleister eingeladen - je nachdem vor Ort oder online. Wichtig hierbei ist eine klare Agenda vorzugeben. Vermerken Sie auf der Agenda insbesondere die Punkte, die im Lastenheft widersprüchlich waren. Senden Sie die Agenda frühzeitig zum Dienstleister und achten Sie in der Präsentation dann darauf, wie sehr dieser der Agenda nachkommt und wie gut sein Time Management war, um alle Punkte durchzusprechen. So wie er in der Präsentation mit Ihnen umgeht, so wird er auch im Projekt mit Ihnen arbeiten. 

Überlegen Sie sich vor der Präsentation wie das Scoring ausfallen soll, z.B. Fachliche Anforderungen: 40%, Kosten: 30%, Dienstleister-Bewertung X%, Usability Y%, etc.

6. Entscheidungsphase, Verhandlung & Umsetzungsplanung

Nach Abschluss der Vorstellungen erfolgt die Entscheidungsphase mithilfe des definierten Scorings. Im Anschluss wird der Dienstleister kontaktiert. Das Angebot wird nochmals konkretisiert und die Verträge werden verhandelt. Zur Prüfung der Verträge steht Ihnen hierfür auch unser Tool Vertragscheckliste zur Verfügung.

In dieser Phase der Konkretisierung erfolgt auch die Umsetzungsplanung, die u.a. ja Bestand des Vertrages wird. 

In der Regel veranschlagt man für das Auswahlverfahren bis ca. 6 Monate. Der Zeitaufwand der Umsetzungsphase hängt vom entsprechenden Modul ab, das eingeführt werden soll.

Falls Sie weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr HR|next Team