Digitale Checklisten – die Innovation gelebter Prozessbeschreibungen

Häufig werden Prozessbeschreibungen erstellt, um klare Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe festzuhalten. Insbesondere für neue Mitarbeitende sind solche Beschreibungen dienlich. Allerdings haben diese Beschreibungen alle einen Haken. Die einstmalige Beschreibung ist relativ schnell veraltet, weil niemand die Prozessbeschreibung aktualisiert. Hinzu kommt, dass die Prozessbeschreibungen als operative Unterstützung für die Mitarbeitenden völlig unpraktisch sind. Kaum jemand sucht im Ordner oder auf einem digitalen Laufwerk nach einer Prozessbeschreibung, wenn man nicht weiß, wie der Prozess erfolgt. Ein weiterer Nachteil ist, dass viele kleine Schritte, bei denen just Fehler erfolgen, im Prozess nur pauschal als Arbeitsschritt vermerkt sind. Eine detaillierte Handlungsanweisung ist nur in einer manuellen Checkliste hinterlegt.

Mit eplas.HR haben wir digitale Checklisten entwickelt, die den ganzen Ablaufprozess umfassen, alle Beteiligte inkludieren und Systemübergreifend agieren.

Die digitalen Checklisten von eplas.HR sind die Zukunft der Prozessbeschreibungen.

• Sicherheit bei Veränderungen im Prozess, in dem die Vorlage der digitalen Checkliste einfach angepasst wird und damit sofort jeder Nutzer den neuen Arbeitsschritt erkennt
• Know-How Transfer durch Hinterlegen von Handlungsanweisungen, Erläuterungen oder Screen Shots
• Transparenz der Vorgänge insbesondere auch für Vertreter – welcher Stand, was wurde bereits erledigt
• Digitale Übergabe von Prozessen zwischen Sachbearbeitung und Business Partnern und vielen mehr.

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