Das Kapazitäten Problem der Digitalisierung – Ressourcen für die HR-Abteilung

Digitale Urlaubsanträge, automatisierte Dokumentenerzeugungen, eine digitale Personalakte und vieles mehr benötigt Zeit für die Implementierung. Doch welche Rolle wird mit wie vielen Kapazitäten überhaupt benötigt. Und was mache ich, wenn ich diese Kapazitäten gar nicht habe?

Im Rahmen eines Vorprojektes zur Digitalisierung wird in der Regel das Implementierungsbudget definiert. Dabei handelt es sich entweder um eine Einführung einer neuen Software, einer Implementierung weiterer Module oder um die Anpassung vorhandener Systemlandschaften. In allen Fällen wurde die Aufgabe beschrieben und ein Dienstleister hat seine Implementierungstage vermerkt.

In allen Fällen benötigt es einen eigenen Projektmanager. Der Dienstleister hat zwar das Projektmanagement auf seinem Angebot vermerkt. Dies betrifft allerdings nur seinen Part und nicht den Part, den man als Auftraggeber auch bewältigen muss.

Neben dem Projektmanager bedarf es die fachlichen Mitarbeitenden, die je nach Projekt den fachlichen Input zum Prozessablauf einbringen müssen. Das sind die Personen, die definieren, wie ein Ablaufprozess künftig erfolgen kann/muss. Diese Personen schreiben ggf. auch ein Konzept, eine Betriebsvereinbarung und stimmen Implementierungen mit dem Betriebsrat ab.

Dann bedarf es der Key User. Das sind die Personen, die mit dem System künftig arbeiten werden. Die Key User helfen bei Datenmigration im Rahmen von Abzug von Daten, Testen von Einstellungen anlegen von Einstellungen (z.B. Arbeitszeitmodelle bei der Zeitwirtschaft, Zielgruppen bei Learning, Anzeigentemplates und Bewerberstatus im Rahmen eines Recruitings.

Weitere Rollen, wie Auftraggeber, Datenschützer, Die interne IT spielt ggf. auch eine Rolle – wir konzentrieren uns allerdings hier auf die HR-Ressourcen.

Und nun zur spannenden Frage. Wie viele Kapazitäten werden denn jeweils benötigt?

Eine ganz einfache Regel gilt: Anzahl Beratertage des Dienstleisters mit mind. Faktor 1,0 besser 1,5 multiplizieren. Also bei 100 Tagen des Dienstleisters, sollte man 150 Tage berechnen. Aber Achtung. Nicht 150 Tage pro Person, sondern als Summe.

Ca. 15% der Tage sind reserviert für das Projektmanagement (Koordination der Termine, Projektplanung, Überwachung des Projektes, Steuerung der Dienstleister etc.)

Ca. 30% der Tage fallen für die Prozessdefinition an. Aber Vorsicht, das kann auch aufwändiger sein, sofern man die Prozesse vorher nicht bereits als künftige SOLL-Prozesse definiert hat. Best-Practice Prozesse finden Sie bei uns im P3-Portal ⧉ . Bei den hier genannten 15% sprechen wir von der Übergabe/Briefing der Prozesse an den Dienstleister.

Ca. 50% der Kapazitäten fallen bei den Key Usern an. Da werden Systemeinstellungen vorgenommen, Daten ausgewertet, Schnittstellen und Workflows getestet. Häufig sitzen Key User auch bei Workshops dabei, bei denen die Prozesse definiert werden.

Der Auftraggeber sowie beteiligte Rollen werden mit ca. 5% veranschlagt u.a auch als Lenkungsausschuss etc.

Wie kann ich Kapazitäten sparen?

1. Viele Köche verderben den Brei In der Prozessoptimierung stellen wir immer wieder fest, dass je mehr Beteiligte an einem Workshop teilnehmen, das Ergebnis nicht besser wird. Vielmehr dauert es einfach immer nur länger, weil man mehr Menschen überzeugen muss. Häufig möchte man allerdings Beteiligte „mitnehmen“, um Transparenz zu schaffen. Dies kann durch ein gutes Kommunikations- und Projektmanagement allerdings anders erfolgen, als dass all diese Menschen in Meetings eingeladen werden. Je schlanker das Projektteam, umso schneller erfolgt das Projekt
   
   
2. Konzentration auf die 80/20 Regel. Implementieren Sie 80% und halten Sie sich nicht bei den Ausnahmen auf. Die können noch lange manuell erfolgen – sofern sie überhaupt anfallen. Sei es die 10 Mitarbeitenden, die auf zwei Kostenstellen sind, oder die 5 Mitarbeitenden mit zwei Personalnummern. Konzentrieren Sie sich auf die Masse.
   
   
3. Reduktion der Komplexität mit Best-Practice Ansatz – Vertrauen Sie dem Dienstleister Jeder fragt nach dem Best-Practice-Ansatz. Trotzdem bleibt es dann nicht dabei und viele zusätzliche Prozessvarianten, Felder etc. werden umgesetzt. Das verzögert das Projekt und erhöht das Projektbudget sowie die entsprechenden Kapazitäten. Versuchen Sie beim Standard zu bleiben, auch wenn es bedeutet, dass man die Daten dann trotzdem 2x erfassen muss. Bleiben Sie beim Standard, auch wenn die Führungskraft ggf. ein Feld manuell prüfen muss. Bleiben Sie beim Standard auch wenn der Mitarbeitende die eine Information dann nicht digital auf dem Entgeltnachweis findet. Reduzieren Sie die Komplexität. Wenn das Projekt beendet ist, können Sie immer noch in einem weiteren Verlauf eine Optimierung planen.
   
   
4. Menschen müssen Entscheidungen treffen Legen Sie zu Beginn des Projektes die Kompetenzen fest. Erlauben Sie den Fachexperten Entscheidungen zu treffen, solange das Budget nicht überschritten wird. Vermeiden Sie endlose Diskussionen und Genehmigungsprozesse, um Entscheidungen herbei zu führen. Eine Entscheidung zu treffen ist häufig besser, als das Projekt zu verzögern.
   
   

Woher nehme ich die Kapazitäten?

1. Projektmanager können extern beauftragt werden. Im heutigen Zeitalter der Digitalisierung können auch externe Projektmanager auf Kalender zugreifen und erhalten kundenspezifische Emailadressen etc.
2. Auch Fachexperten (Prozess-Experten), die Prozesse definieren, können im Zweifel extern beauftragt werden, sofern interne Ressourcen nicht vorhanden sind. Dies ist sogar manchmal besser, da die alten Prozesse nicht emotional verbunden sind. Diese externen Fachexperten können die Prozesse auch mit den Beteiligten festlegen.
3. Mangelt es an Key Usern, so kann es einerseits eine Grundsatzentscheidung sein, dass das System vom Dienstleister administriert wird. Sofern auch keine Kapazitäten zur Verfügung stehen, um Unterstützungsleistung für das Abziehen von Daten, für das Testen etc. zu leisten, können diese über den Implementierungsdienstleister angefragt werden. Hier ist es dann wichtig, dass jener über das Know-How verfügt. Handelt es sich um Systemmigrationen, so fragt man die „abgebende“ Software um Unterstützungsleistung an.

Wichtig ist, dass man im Vorfeld überlegt, wer macht das Projekt, wer steht zur Verfügung und welche Ressourcen hat man.

Je nach Projekt sind unterschiedliche Ressourcen notwendig. Fragen Sie uns gerne an bezüglich Ihres Projekts. Wir helfen Ihnen gerne bei der Beurteilung der Kapazitäten.

In unserem Portal finden Sie auch Unterstützung zum Thema Projektmanagement ⧉ .

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