Sie suchen händeringend Fachkräfte und möchten alle Recruiting Instrumente nutzen? Dann wird es Zeit das Instrument „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“ einzuführen. Doch wie geht man vor und was muss berücksichtigt werden?
Die Einführung eines Mitarbeitenden werben Mitarbeitende Programms ist kein Hexenwerk. Nachdem ein paar Grundparameter geklärt werden wie beispielsweise Zielgruppe, Höhe der Prämie, Auszahlungstermin sowie Prozessablauf kann die Betriebsvereinbarung erstellt werden und schwupps ist man schon am Start.
In unserem Shop finden Sie ein komplettes Paket mit Beispiel Betriebsvereinbarung, Implementierungsleitfaden, Checklisten sowie Beispielanschreiben.
Doch wie erfolgt der Prozessablauf?
Zunächst gilt es zu überlegen, ob der Prozess digital unterstützt werden muss. Dies hängt davon ab, wie viele offene Stellen zu besetzen sind. Handelt es sich nur um ein paar wenige Stellen pro Jahr, reicht es völlig aus, das Instrument gut zu kommunizieren, den Ablaufprozess dann allerdings mit einfachen Bordmitteln zu flankieren. Werden allerdings viele Positionen ausgeschrieben, so lohnt es sich, über eine Softwareunterstützung nachzudenken.
Der Unterschied mit einer Softwarelösung wie beispielsweise Sprad, Haufe oder Radancy vormals Firstbird liegt an den weiterführenden technischen Möglichkeiten. Ohne Softwareunterstützung wird eine Anzeige veröffentlicht. Mitarbeitende informieren auf eigenen Wegen (durch Teilen der Anzeige auf der Karriereseite, durch Telefon, Whats-App etc) ihre Freunde und fordern sie zum bewerben auf. Die Bewerbung erfolgt dann via Online-Bewerberformular mit Vermerk auf den Werbenden.
Die Softwareunterstützung holt zunächst alle Anzeigen vom Recruiting System in das neue „Werbe-System“. In diesem System sind auch alle Mitarbeitenden, die nun aus dem System heraus über viele Wege Freunde kontaktieren können. Je nach Software-Lösung kann auf die Xing, Linked-in Kontakte zugegriffen werden sowie via mobilen Apps z.B. Whats-App etc. geteilt werden. Die Softwarelösung bietet dann auch eine gute Übersicht über die laufenden Aktivitäten, so dass eine Excel Liste obsolet wird.
Mit den modernen Recruiting Systemen können Anzeigen allerdings auch schon hervorragend in die sozialen Medien geteilt werden. Die Information der neuen Ausschreibung zum Mitarbeitenden ist nur nicht so deutlich, wie dies in einer Speziallösung realisiert wird.
Der Best-Practice-Prozess ohne Speziallösung sieht wie folgt aus:
- Kandidat bewirbt sich online und hat werbenden Mitarbeitenden in seinem Anschreiben erwähnt
- Werbender Mitarbeitender wird im Recruiting System hinterlegt (Recruiting Medium)
- Mitteilung an den Werbenden Mitarbeitenden zur Information über die eingehende Bewerbung, sowie Aufklärung des Mitarbeitenden über das Verfahren Mitarbeiter werben Mitarbeiter
- Entscheidung Bewerber wird eingestellt; ja/nein
- Wenn nein: Erstellung eines Schreibens an den Werbenden zur Kenntnisnahme
- Wenn ja: Erstellung eines Prämienschreibens, Weiterleitung der Kopie an die Abrechnung, Versand an Werbenden"
- Wiedervorlage für Ausschüttungsmonat: Ist in der Regel das Probezeitende des Geworbenen,
- Scannen in digitale Akte
- Aus Wiedervorlage Probezeitende: Prüfung, ob Geworbener Probezeit bestanden hat: ja/nein
- Wenn ja: Erfassung der Prämie beim Werbenden auf eine abweichende Kostenstelle (Kostenstelle des Geworbenen)
Ihr HR|next Team
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