HRnext Blog

Operative Ablaufprozesse unterliegen stetigen Änderungen. Sei es, dass Gesetzesänderungen weitere Prüfschritte notwendig machen, Tarifänderungen berücksichtigt werden müssen oder Unternehmensvorgaben sich ändern. Ein bereits qualitätsgesicherter Ablaufprozess wird geändert und sollte an alle ausführenden Beteiligten kommuniziert werden. Doch mit der Kommunikation ist es nicht getan. In der täglichen Arbeit müssen die neuen bzw. geänderten Arbeitsschritte auch gelebt werden.
Wie können Prozessvorgaben den Sachbearbeitern so übermittelt werden, dass mit sofortiger Wirkung jede betroffene Person über das Know-How verfügt und die Änderungen auch korrekt durchführt? Am Beispiel einer Vertragsverlängerung zeigen wir die Vorteile von eplas.HR ProcessMaster.

Der Krankenstand ist auf einem Rekordhoch. Viele Mitarbeitende fallen aus, was zu einer hohen Belastung der Kolleg*innen führt. Gilt es doch zusätzliche Arbeit zu übernehmen. Doch ist es nicht nur die Mehrarbeit, die zu schaffen macht, sondern die Komplexität der Vertretung selbst. In vielen Personalabteilungen ist die Arbeit mittlerweile so vielfältig geworden, dass beinahe jede Sachbearbeitung eigene Spezialfälle hat bzw. Zielgruppen bearbeitet, die unterschiedliche Regelungen oder Tarifwerke beinhalten. Eine Harmonisierung der Prozesse ist dabei ein langwieriger Prozess der mit Zustimmung des Betriebsrats erfolgt und kurzfristig keine Erleichterung schafft.
Doch wie erleichtert man die Vertretung für die Sachbearbeitung? Mit welchen Hilfsmitteln schafft man Transparenz im Prozess und Entlastung im Team?

HR-Prozesse durchlaufen etliche Arbeitsschritte mit vielen Beteiligten. Dabei spielt häufig auch die Schnittstelle zwischen Business Partner und Administration eine wichtige Rolle. Sind es doch die Business Partner, die der Administration viele Inhalte vorgeben. Die Übergabe kann allerdings holprig sein, denn sie erfolgt via manuelle Checkliste, E-Mail, telefonisch oder sogar als abendliche Notiz auf dem Schreibtisch. Fehlende Informationen und unleserliche Schrift frustrieren da so manchen Sachbearbeitenden.
Wie können Vorgangs-Vorgaben so übergeben werden, dass die Qualität des Prozesses sichergestellt und alle Beteiligten Spaß an der Zusammenarbeit haben?

Mit Einführung des elektronischen Attests wurde der Aufwand in der Personalabteilung um ein Vielfaches erhöht.
Beinahe alle Personalabteilungen haben brav den komplizierten „digitalen“ Prozess aufwändig eingeführt und leiden teilweise noch heute an holprigen Schnittstellen.
Doch es geht auch anders. Lassen Sie sich überraschen, wie schnell und ohne Aufwand Ihre Personalabteilung von heute auf morgen viel Zeit sparen kann.

Häufig werden Prozessbeschreibungen erstellt, um klare Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe festzuhalten. Insbesondere für neue Mitarbeitende sind solche Beschreibungen dienlich. Allerdings haben diese Beschreibungen alle einen Haken. Die einstmalige Beschreibung ist relativ schnell veraltet, weil niemand die Prozessbeschreibung aktualisiert. Hinzu kommt, dass die Prozessbeschreibungen als operative Unterstützung für die Mitarbeitenden völlig unpraktisch sind. Kaum jemand sucht im Ordner oder auf einem digitalen Laufwerk nach einer Prozessbeschreibung, wenn man nicht weiß, wie der Prozess erfolgt. Ein weiterer Nachteil ist, dass viele kleine Schritte, bei denen just Fehler erfolgen, im Prozess nur pauschal als Arbeitsschritt vermerkt sind. Eine detaillierte Handlungsanweisung ist nur in einer manuellen Checkliste hinterlegt.

Mit eplas.HR haben wir digitale Vorgänge entwickelt, die den ganzen Ablaufprozess umfassen, alle Beteiligte inkludieren und Systemübergreifend agieren. Schauen Sie sich unser Video an und lassen Sie sich inspirieren.

Endlich ist es soweit. Der neue eplas.HR Auftritt ist lanciert.
In einem Redesign zeigen sich die Internetseiten rund um den Prozessleitstand und seinen Anwendungsmöglichkeiten in moderner Frische. Lassen Sie sich durch die anschaulichen Bilder und Videos inspirieren.

Der Bereich Personalbetreuung spielt im HR-Bereich eine große Rolle. Widerspiegelt sich doch hier in großem Maße der Service Level der Personalabteilung. Abhängig vom Service Level bemisst sich dann auch die Personaldecke, die bereitgestellt werden muss. Und genau da beginnt das Problem. HR-Experten zu finden ist schwierig. Umso wichtiger ist es, dass die vorhandenen HR-Experten effektiv arbeiten können.
Die Personalbetreuung gliedern wir in eine strategische und eine operative Betreuung. Die operative Betreuung orientiert sich an der Abwicklung der Prozesse. Die strategische Betreuung berücksichtigt den Mitarbeitenden im Mittelpunkt des Unternehmens und deren Einsatz bzw. Wertschöpfung.
Im Rahmen der operativen Personalbetreuung spielt die Qualität eine große Rolle, denn das prägt das Image der Personalabteilung. Wer mag schon gerne von der Geschäftsführung im Rahmen der Unterschriften auf Fehler in Arbeitsverträgen hingewiesen werden.
Welche Kennzahlen helfen uns die administrativen Prozesse der Personalbetreuung zu überprüfen?

Die Welt sucht händeringend nach Fachkräften. Jedes Unternehmen prüft, wie es seine Arbeitgeberattraktivität erhöhen kann und seine Recruiting Prozesse optimiert, um dem Wettbewerb ein Schnäppchen zu schlagen.
Wie misst man seinen Recruiting Erfolg? Wie kann ich erkennen, dass meine Optimierungsmaßnahmen greifen. Welche Kennzahlen sind dabei wichtig?

In unserer August Blog-Reihe widmen wir uns verstärkt dem Personalcontrolling – insbesondere der Messbarkeit von Prozessen.
Wie misst man HR-Prozesse? Welche Kennzahlen gibt es? Und weshalb sollte man dies überhaupt tun? Genau auf die Fragen wollen wir antworten. In unserem ersten Blog vertiefen wir die Dimensionalität der Messbarkeit, um in weiteren Blogs konkrete Beispiele für den Bereich Recruiting, Talent sowie Entgelt zu benennen.
Viel Spaß beim Lesen.

In vielen HR-Systemen sind die Prozesse und Aufgaben zwar digital vorhanden, was allerdings beinahe in jeder Anwendung fehlt, sind die Checklisten.
Checklisten sind für Sachbearbeitende das A und O. Sie sichern den Ablaufprozess, so dass man nichts vergisst. Sie werden als 4-Augen-Prinzip genutzt und archiviert und sie vermitteln Know-How, um zielgruppenspezifische Abweichungen bei den Prozessen zu verdeutlichen. Mittlerweile werden diese Vorgangschecklisten auch als QS-Check in den Akten abgelegt. Doch leider existieren diese Checklisten in den HR-Systemen nicht. Man kann zwar Checkboxen bei den jeweiligen Masken implementieren, eine Vorgangscheckliste die über mehrere Aufgaben und auch über mehrere Tage/Wochen sogar auf Wiedervorlage gelegt werden kann, existiert nicht. Welche Alternativen es dennoch gibt, lesen Sie in diesem Blog.

Am 20. Juni 2023 startete der 13. Essener Firmenlauf. Diesmal ist auch HR|next dabei.

Leider findet sich in den meisten HR-Software-Anwendungen kein Best-Practice Prozess für den Antrag und Genehmigung der Nebentätigkeit. Schade eigentlich, denn der Prozess ist ganz einfach umsetzbar. Fragen Sie Ihren Dienstleister einfach, ob eine zusätzliche Maske bzw. ein paar zusätzliche Felder ergänzt werden können, nutzen Sie unseren Best-Practice Prozess und starten Sie mit dem Self-Service-Prozess.