Mit Einführung einer digitalen Personalakte haben sich automatisch auch die Kapazitäten erhöht. Denn einscannen ist meistens aufwändiger als ablegen.
Hinzu kommt, dass sich möglicherweise die Reihenfolge der Arbeitsschritte geändert hat. Dokumente, die eintreffen haben in der Regel folgende Arbeitsschritte.
Dokument trifft ein und wird
- dem zuständigen Sachbearbeiter zugeordnet/weitergeleitet
- bearbeitet
- gescannt und in die Akte hochgeladen
- in der Akte dem Mitarbeitenden und der Dokumentenart zugeordnet.
Teilweise wird auch vor der Bearbeitung gescannt.
In unserem neuen Lernvideo haben wir uns mit dem Prozess des Einscannens und Hochladens beschäftigt – also Teilschritt 3. Hier möchten wir Ihnen neue Ansätze zeigen, wie Sie ohne Zusatzkosten die Zeiten für das Hochladen in die Akte reduzieren können.
Das Hingucken lohnt sich. Denn im täglichen Betrieb treffen Dokumente ein, werden gescannt, landen auf dem Laufwerk oder im Postfach, werden wir in die Hand genommen und in die Akte hochgeladen. Vielleicht ist die Einsparung pro Dokument nur eine Minute. Aber wir sprechen von vielen Dokumenten und vom Unterbrechen der Arbeit.
Lassen Sie sich inspirieren beim Streamen der Prozessoptimierung.
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Unsere Mission ist es, die Personalabteilung stark zu machen. Dies gelingt mit exzellenten HR-Prozessen. Deshalb haben wir die erste deutsche Streaming-Plattform für HR-Prozessoptimierung ins Leben gerufen. Wir greifen Trends, gesetzliche Änderungen und Digitalisierungsmöglichkeiten auf, und setzen sie in optimierte Prozesse um.
Aufbereitet in informative und pragmatische Lernvideos zeigen wir in kompakter Form, um was es geht, für wen es gilt, und wie Sie es umsetzen können.
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Ihr HR|next Team