Das Dave Ulrich Modell sieht vor, dass der Business Partner keine administrativen Tätigkeiten durchführen sollte, sondern die Führungskräfte beratend unterstützt.
Wie viele Business Partner werden benötigt, wenn die komplette Administration in den Bereich Service verlagert wird? Die Antwort hängt von mehrere Faktoren ab. Einerseits von der Unternehmensgröße, von der Entscheidung der Zielgruppenbetreuung, zudem vom Reifegrad der Führungskräfte sowie vom Digitalisierungsstand des Unternehmens. Alle Faktoren werden wir gleich beleuchten. Doch zunächst zum klaren Rollenbild.
Aufgaben des HR-Business Partners:
Die wichtigste Regel ist definitiv, dass der Business Partner keine administrativen Tätigkeiten mehr durchführt. Also alle Aufgaben, der Briefschreiberei sowie der Systempflege sollten in den Service Bereich. Übrig bleiben dann folgende Tätigkeiten, die jedoch einen hohen Diskussionsbedarf ergeben und von Unternehmen zu Unternehmen kaum unterschiedlicher sein könnten.
Recruiting
Im Bereich Recruiting übernimmt der Business Partner die Auftragsklärung, also die Definition des Suchprofils sowie die Festlegung der Recruiting Medien - sofern es im Unternehmen keine expliziten Recruiter gibt. Nach Auftragsklärung erfolgt die Übergabe zur Ausschreibung sowie zum Bewerbermanagement. Die Vorselektion erfolgt wenn überhaupt maximal als Zweitselektion. Die Teilnahme an Bewerbungsgesprächen ist ein hoch emotionales Thema. Der klassische Personalreferent sieht darin seine Daseinsberechtigung, der Business Partner reduziert seine Führungskräfteberatung maximal auf ein Reviewgespräch, in dem erörtert wird, warums ich die Führungskraft für einen finalen Kandidanten entschieden hat. Dazwischen liegt die Welt der maximalen Zweitgesprächsführung als Kompromiss.
Personalbetreuung
In der Personalbetreuung liegt der Stellenplan. Es ist definitiv nicht Usus, dass ein Business Partner einen Stellenplan pflegt. Allerdings berät dieser die Führungskräfte bei der jährlichen Stellenplanung, was u.a. auch sehr aufwändig sein kann. Im regelmäßigen jour fix mit der Führungkraft prüft der Business Partner auch die Besetzung des Stellenplans (SOLL-IST-Abgleich) und reflektiert mit der Führungskraft alternative Besetzungen wie Zeitarbeit, Überstunden, Arbeitszeitänderung etc. In dem Zusammenhang ist der Business Partner auch bei Versetzungen, Arbeitszeitänderungen sowie Vertragsverlängerungen involviert.
Jegliche Vertragsveränderungen sowie BR-Anhörungen erfolgen aus dem Service Bereich.
Im Bereich Konfliktmanagement steht der Business Partner mit arbeitsrechtlicher Erfahrung zur Seite. Hier erfolgt das Feedback, welche Maßnahmen ergriffen werden können. Abmahnungsgesrpäche übernimmt die Führungskraft selber.
Vergütung
Gehaltserhöhungsrunden erfolgen zusammen mit der Führungskraft. Der Business Partner bereitet hier Planungsunterlagen vor, sofern diese nicht seitens zentralem HR-Controlling zur Verfügung gestellt werden. Hier erfolgt die Prüfung und Reflektion auf eine ausgleichende und faire Verteilung.
Personalentwicklung
Im Rahmen der Personalentwicklung hilft der Business Partner die Nachfolgeplanung sicherzustellen, prüft Talente und Potenziale, unterstützt bei 360 Grad Feedback-Prozessen und arbeitet eng mit der strategischen Personalentwicklung, die die Instrumente entwickelt.
Die Grundanforderung des modernen Business Partners ist eine hohe IT-Affinität. Denn viele Unternehmen sind noch nicht so weit, dass Business Partner und Führungskräfte Dashboards Informationen auf dem Silbertablett servieren. Vielmehr muss man sich diese Daten aus mehreren Systemen abfragen und progaktiv Informationen sammeln. Die Zielsetzung sollte sicher sein, dass ein Business Partner seine Zeit nicht damit verschwendet, Ende Befristungen, Elternzeit-Rückkehrer, Probezeitenden, befristete Arbeitszeitenden etc. in zahlreichen Listen zu identifizieren, um für den jour fix dann gewadmet zu sein. Allerdings ist genau dies ein wesentlicher Einflussfaktor zum Thema Quote Business Partner / Anzahl Mitarbeitende.
Wie viele Business Partner braucht es?
Die wichtigste Entscheidung hängt davon ab, ob ein Business Partner lediglich Ansprechpartner für die Führungskraft ist oder ob man für die Führungskräfte UND Mitarbeitende Ansprechpartner bleibt. Das ideale Rollenbild sieht vor, dass der Business Partner sich auf die Führungskraft fokussiert und in dem Zusammenhang Prozesse betreut, die Mitarbeitende betreffen - aber aus dem Blickwinkel der Führungskraft. Die Mitarbeitenden werden vom Service Bereich betreut. Für alle Fragen rund um die Entgeltabrechnung, um Urlaub oder die Frage, wie man seine Nebentätigkeit beantragt steht in der Regel eine Hotline oder ein entsprechender Sachbearbeitender zur Verfügung.
Der zweite große Einflussfaktor ist die Unternehmensgröße. Bei ca. 1000 oder 2000 Mitarbeitenden existieren keine gesonderen Abteilungen für Grundsatz, die Betriebsvereinbarungen und Instrumente entwicklen. Häufig erfolgt dies seitens der Business Partner. Jeder hat dann seine Schwerpunkte - einer das Thema Employer Branding/Marketingplan, der andere eher Vergütung oder Personalentwicklung etc. Diese Projekt- und Konzeptarbeit nimmt häufig von 20 bis 30% in Anspruch.
Wie oben bereits erwähnt ist der Digitalisierungsgrad des Unternehmens die dritte Stellschraube. Benötigt ein Business Partner 10% seiner Tätigkeit, um Daten zu ermitteln, Hochrechnungen durchzuführen und Excel Dateien zu simulieren, dann fällt die Betreuungsquote automatisch geringer aus.
Zu guter Letzt ist ein wichtiges Kriterium auch der Reifegrad der Führungskraft. Im Rahmen eines Changes vom Personalreferenten zum Business Partner und damit automatisch zur Delegation vieler Aufgaben an die Führungskraft, benötigt diese im Anfangstatium viel Unterstützung. Die Business Partner verbringen viel Zeit mit der Schulung der Führungskräften sowie mit dem Coaching. Beispielsweise möchten sich die Business Partner von den Vorstellungsgesprächen verabschieden. Das geht leider nur, wenn die Führungskraft in der Lage ist, den Aufgabenpart des Business Partners warhzunehmen und sich nicht nur auf das fachliche Interview fokussiert. Im Zeitalter des Bewerbermarkts gilt es hier auch Marketing zu betreiben und ein positives Image zu verbreiten neben der Identifizierung von Stärken und Schächen anstelle der eigenen Selbstdarstellung.
Fazit: Die Betreuungsquote kann von ca. 600 - 1000 Mitarbeitern variieren (in der höchsten Ausbaustufe). Wer eine 400er Quote hat, der übernimmt zusätzlich noch administrative Tätigkeiten wie z.B. Vertragserstellung und BR-Anhörung.
Möchten Sie Ihre notwendigen Kapazitäten einfach mal rechnen? Mit unserem Kapazitätenrechner sind Sie in der Lage, die korrekte Business Partner Ressourcen zu identifizieren.
Sollten Sie noch Fragen haben, dann helfen wir Ihnen gerne weiter.
Ihr
HR|next Team
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