Mit Auswahl einer Dokumentenerstellung stellt sich auch gleich die Frage der Implementierung und der notwendigen HR-Kapazitäten.
Wir unterscheiden hier zwei Szenarien der Implementierung. Die Dokumentenerzeugung ist eine separate Software-Anwendung, die per Schnittstelle (integriert oder auch nicht) an ein HR-System angedockt wird. Die Dokumentenerzeugung ist ein Baukasten-System. Textbausteine werden definiert, Templates angelegt und die Serienbrief-Felder werden per Schnittstelle übermittelt und in die Textbausteine integriert.
Szenario 2 ist lediglich ein Modul eines HR-Systems. Mit diesem Modul können auch Dokumente als Serienbriefe angelegt werden, die Felder für die Serienbrief-Funktionen werden auch definiert, allerdings zerlegt man die vorhandenen Dokumente nicht in Textbausteine, sondern jeder Brief ist immer noch ein eigenes Dokument.
Das Szenario 1 ist viel aufwändiger für die Implementierung – da alle Dokumente zuerst analysiert und neu aufgebaut werden müssen. Wer nun also Szenario 2 implementiert, der kann diese Aufwände ignorieren.
Neben den beiden Szenarien existiert auch noch die Möglichkeit, eine Dokumentenerzeugung zu migrieren. In diesem Fall sind die Dokumente auch schon harmonisiert und die Textbausteine sind schon definiert. Auch die Serienbrief-Felder sind festgelegt und die Templates. Hier gilt es mit dem Dienstleister zu klären, ob diese Informationen aus dem alten System exportiert werden und in das neue System migriert werden können. Diesen Fall betrachten wir allerdings in der Berechnung heute nicht.
Grundsätzlich gibt es 4 Phasen der Implementierung:
1. Konzeptphase/Anforderungsdefinition
2. Abstimmung mit den Gremien
3. Harmonisierung der Dokumente, Aufbereitung der Dokumente
4. Implementierungsphase
- In der Konzeptphase wird definiert, welche Templates man benötigt, welche Briefe/Dokumente relevant sind, woher die Daten zum Befüllen der Dokumente kommen (Stichwort: Schnittstelle), ob mit oder ohne Barcode, welche Dokumente per Schnittstelle direkt in die digitale Akte portiert werden sollen, welche Steuerung in den Dokumenten hinterlegt werden sollen etc.
- Die Gremien Arbeit ist nicht so aufwändig, wie bei der Einführung einer digitalen Personalakte. Hier geht es lediglich um das Thema Schnittstelle – also woher und wie und insbesondere warum werden persönliche Daten in ein System übermittelt und verwendet. Bleiben wir bei der „einfachen“ Dokumentenerzeugung – also ohne digitale Unterschriften, dann hält sich der Aufwand im Rahmen. Sobald digitale Unterschriften mit ins Spiel kommen, wird es aufwändiger. Nicht nur, dass geregelt wird, welche Dokumente nach dem Scannen noch manuell aufbewahrt werden oder welche Dokumente noch manuell unterschrieben werden sollen, vielmehr geht es auch darum den Prozessweg für die digitale Unterschrift mit den Gremien (auch Datenschützer) zu klären.
- Die wirklich aufwändigste Arbeit ist die Harmonisierung und Vorbereitung der Dokumente. Sollten mehrere Gesellschaften/Standorte vorhanden sein, gilt es zunächst alle Dokumente zu harmonisieren. Also sich zu einigen, welchen Inhalt man übernehmen möchte. Nach der Harmonisierung erfolgt die Aufbereitung der Dokumente. Jedes Dokument wird gesichtet und in Textbausteine zerpflückt. Im Prinzip lösen wir die Zutaten des Briefes auseinander. All diese Textbausteine werden später im System einzeln angelegt. (ich stelle sie ins Regal). Sobald wir alle Zutaten haben (z.B. Grußformel, Anrede, einzelne Textbausteine für die Vertragsparagraphen etc.) mischen wir diese wieder neu zusammen. Der Vorteil dabei ist ja grad, dass ich nun alle Zutaten vorhanden habe und künftige Briefe dann schneller erstellen kann.
- Die Implementierungsphase ist für den Dienstleister relativ kurz. Dieser muss nämlich im System nur Parameter schaffen und die Serienbrief-Felder zur Verfügung stellen. Ein paar Berechtigungen, wer darf welche Briefe ändern/löschen etc. und schon ist er fertig. Denn in der Regel übernimmt die HR-Abteilung das Anlegen aller Briefe, nach einer intensiven Schulung. Man komponiert nun also die Dokumente neu, in dem die Textbausteine in das Dokument gefügt, die Serienbrief-Felder hinterlegt und ein paar Varianten/Logiken eingestellt werden. Sobald ein Dokument im System fertig ist, kann es auch schon genutzt werden.
Für die jeweiligen Phasen sehen die notwendigen Kapazitäten wie folgt aus: allerdings ist dies abhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens – sofern viele Gesellschaften/Standorte existieren, ist möglicherweise der Aufwand der Harmonisierung viel größer. In unserer u.a. Aufwandberechnung haben wir lediglich die ersten wichtige Dokumente angelegt wie Verträge und On-/Offboarding. Im weiteren Verlauf müssten jährlich Ressourcen zur Anbindung aber auch Anpassung vorhandener Dokumente berücksichtigt werden.
Konzeptphase: ca. 0,1 FTE
Gremienabstimmung: ca. 0,05 FTE
Vorbereitung - Harmonisierung/Aufbereitung der Dokumente: mind. 0,3 FTE!!
Implementierungsphase: mind. 0,2 FTE
Projektmanagement: 0,05 FTE
Die Implementierung einer Dokumentenerzeugung beläuft sich in der Regel über mehrere Monate. Bereits vor Entscheidung eines Systems, können die Harmonisierungs- und Aufbereitungsarbeiten gestartet werden. Zielsetzung sind stets die wichtigsten Dokumente. Im späteren Verlauf werden die Prio 2 Dokumente auch angelegt. Häufig erfolgt dies dann erst im Folgejahr.
Wir hoffen, Ihnen damit ein wenig weiter geholfen zu haben und stehen Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung.
Ihr HR|next Team
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