Mit Auswahl einer Personalmanagement Suite stellt sich auch gleich die Frage der Implementierung und der notwendigen HR-Kapazitäten.
Eine Personalmanagement Suite bzw. das Modul Personalmanagement einer HR-Suite beinhaltet neben der Übersicht der Mitarbeitenden, der Mitarbeiter- sowie Führungskräfte-Self-Services auch Genehmigungsworkflows zu Betriebsräten/Personalräten/MAV. Das Thema Personalkostenplanung, was in der einen oder anderen HR-Suite mit angeboten wird, berücksichtigen wir hier nicht. Alle anderen Module einer HR-Suite wie Recruiting, Learning etc sind in einem anderen Blog Artikel erwähnt. Auch die Dokumentenerzeugung sowie digitale Akte klammern wir hier aus.
Bevor wir zu den notwendigen Ressourcen gelangen, listen wir kurz auf, welche Prozesse und Inhalte schwerpunktmäßig im Personalmanagement etabliert werden:
· Stellenplan als Basis der Org.-Zuordnung / Berechtigungskonzept mit digitalem Antrag einer Stelle und einer Stellenbesetzung
· Persönlicher Arbeitsvorrat der Führungskraft oder des Mitarbeitenden (Aufgaben- und Statusübersicht) mit Hinweis zu zeitkritischen Informationen (Probezeit, Befristungen, Elternzeit, Jubiläen etc.
· Möglichkeit digitales Anstoßen von Personalveränderungen wie Einstellung, Vertragsverlängerung, Arbeitszeitänderung, Versetzung Umgruppierung inkl. Genehmigungsprozesse bis hin zum Beteiligungsverfahren
· Onboarding und Offboarding
· Änderung eigener Daten (insbesondere Stammdaten)
· Digitale Anträge des Mitarbeitenden wie Nebenbeschäftigung, Elternzeitantrag, Telearbeit etc.
· Formularbereitstellung wie Job Ticket Antrag, Bahn Card Antrag, etc.
Grundsätzlich gibt es 4 Phasen der Implementierung:
1. Konzeptphase/Anforderungsdefinition
2. Abstimmung mit den Gremien
3. Implementierungsphase
4. Rollout
· Die Konzeptphase definiert als erstes alles rund um den Stellenplan sowie die Mitarbeitenden mit den entsprechenden Informationen. Zunächst geht es auch um die Klärung, woher kommen die Daten und wohin fließen sie. Sofern dann weitere Prozesse – Onboarding, Offboarding, Genehmigungsprozesse und Self-Services eingeführt werden sollen, werden diese Prozesse besprochen und auf Feldebene definiert.
- Die Gremien Arbeit ist hier aufwändiger, da u.a. der Datenschützer genau wissen möchte, weshalb zu welchem Zweck Daten im System sind und genutzt werden. Auch die Schnittstellen werden dabei betrachtet. Werden dann noch Genehmigungsprozesse für Mitarbeitende und Führungskräfte etabliert, ist dies vorab zustimmungspflichtig und muss ggf. aufwändig geklärt werden.
- Die Implementierungsphase teilt sich der Dienstleister mit der HR-Abteilung. Zunächst müssen Daten bereitgestellt werden, die dann in das System eingelesen werden können (Erstimport). Der Stellenplan muss aufgebaut werden. Sofern es noch keinen Stellenplan gibt, ist dies relativ aufwändig zu gestalten. (Hierarchie, Org-Struktur, Berechtigungskonzept). Sollte der Stellenplan auch für die künftige Personalkostenplanung genutzt werden, dann sind noch weitere Themen zu klären. Erst nach den Mitarbeitenden und dem Stellenplan werden die künftigen Prozesse etabliert. Diese werden vom Dienstleister etabliert und müssen von der HR-Abteilung getestet werden.
- In der vierten Phase erfolgt dann der Rollout mit Schulungen von Führungskräften und ggf. Handbucherstellung.
Eine übergreifende Phase ist das Projektmanagement, was nicht zu vernachlässigen ist.
Für die jeweiligen Phasen sehen die notwendigen Kapazitäten wie folgt aus: allerdings ist dies abhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens – sofern viele Gesellschaften/Standorte existieren, ist möglicherweise im Vorfeld noch eine Harmonisierung der Prozesse notwendig. Auch ist der Aufwand je nach System schwankend. In unserer u.a. Aufwandberechnung haben wir einfach einen Mittelwert definiert.
Konzeptphase: ca. 0,3 FTE
Gremienabstimmung: ca. 0,05 FTE
Implementierungsphase: 0,3 FTE
Projektmanagement: 0,1 FTE
Die Implementierung eines Personalmanagement Moduls beläuft sich in der Regel über mehrere Monate. Bereits vor Entscheidung eines Systems, können die Prozessdefinitionen und Harmonisierungen erfolgen.
Wir hoffen, Ihnen damit ein wenig weiter geholfen zu haben und stehen Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung.
Ihr HR|next Team
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