Nach der Festlegung, was genau extern delegiert werden soll, kann eine Dienstleister-Short-List erstellt werden. Sollte im Zusammenhang mit den Managed Services auch die Software-Plattform geändert werden, ist es wichtig darauf zu achten, welche internen Systeme künftig mit angebunden werden sollen. Je nach Prozess ist es nebensächlich, welche Software der Dienstleister hierfür nutzt. Allerdings kann es sein, dass Sie Daten von seinem System in eines Ihrer Systeme überführen möchten, so dass weitere manuelle Übertragungen entfallen. Insofern ist es dann auch wichtig, auf die technische Plattform des potenziellen Dienstleisters zu achten. Dies kann somit auch ein Auswahlpunkt für die Short List sein.
Neben dem fachlichen Know-How zur Erledigung der Aufgaben spielen neben der genutzten Software des Dienstleisters auch Service Levels, Unternehmensgröße und Referenzen eine Rolle. Im Rahmen des heutigen Datenschutzes macht es absolut Sinn nachzufragen, wie der Prozess der Datenübermittlung erfolgt. Also: Wie kommen Ihre Aufgaben zum Dienstleister und seine Ergebnisse an Sie wieder zurück. Wie ist es um die Datenschutzkonformität auf diesen beiden Wegen bestellt?