Zum 1. Januar 2023 erfolgt die Umstellung des Krankenattests. Bis dato hat der Mitarbeitende je nach Unternehmen ab dem 1. Tag oder ab dem 3. Tag eine Krankmeldung übermitteln müssen. Künftig erhält der Arbeitgeber kein Krankenattest mehr vom Mitarbeitenden, sondern das Attest muss bei der Krankenkasse digital abgeholt werden. Es handelt sich also nicht um eine Bring- sondern um eine Holschuld des Arbeitgebers.
Wie erfolgt der neue Ablaufprozess nun?
Grundsätzlich muss sich der Mitarbeitende beim Arbeitgeber krankmelden. Dies erfolgt dann entweder telefonisch (der Arzt hat mich krankgemeldet) oder digital per E-Mail bzw. als Self-Service in Form eines Workflows. Für diejenigen Unternehmen, die über ein Zeitwirtschaftssystem/Dienstplanprogramm verfügen, wird in der Zeitwirtschaft/Dienstplan die Abwesenheit erfasst. Achtung – das von Datum sollte stimmen, sonst wird der spätere Abgleich schwierig. Dieser Datensatz bzw. diese Information muss nun in das Abrechnungssystem entweder manuelles Übertragen oder Einspielen per Schnittstelle. Eine tägliche Schnittstelle ist dabei möglich – wöchentlich würde aber auch ausreichen. Im Abrechnungssystem muss nun diese Krankmeldung elektronisch zur Krankenkasse gemeldet werden, damit das digitale Attest abgeholt wird. Dies erfolgt entweder per manuellem Anstoßen (jeden Fall einzeln), oder per nächtlichem Lauf des Systems. Leider gibt es nicht so viele Systeme, die eine automatische Meldung erzeugen. Vielmehr muss hier jeder Fall manuell angestoßen werden. Mit Glück erhält man eine Rückmeldung und das Attest liegt vor. Nun wird geprüft, ob die Daten korrekt sind. Dies kann manuell erfolgen (Datensatz pro Datensatz) oder per Report aus dem Abrechnungssystem. Gegenüberstellung Meldung und Rückmeldung. Da werden dann nur noch die Unterschiede (fehlende Atteste sowie fehlerhafte Daten) aufgelistet. Sofern sich die Daten ändern, müssen diese in der Zeitwirtschaft/Dienstplan angepasst werden.
Sofern keine Rückmeldung seitens der Krankenkasse vorliegt – kann dies daran liegen, dass der Arzt die Meldung noch nicht übermittelt hat. Hier muss man zu einem späteren Zeitpunkt das Abholen nochmals anstoßen. Im Zweifelsfall kann beim Mitarbeitenden nachgefragt werden. Dieser verfügt noch über einen „Beleg“ der Krankschreibung und kann somit beweisen, dass er tatsächlich krankgeschrieben ist.
Sofern die Daten korrekt sind, kann als Folgeprozess die EEL-Mitteilung sowie nachgelagert die Entgeltunterbrechung erfolgen.
Unseren Best-Practice Prozess können Sie im Shop downloaden.
Wir haben den Best-Practice Prozess so beschrieben, dass man auf jeden Fall das Attest einholen möchte, weil man sicherstellen möchte, dass der Mitarbeitende auch über ein Attest verfügt. Und weil man auch prüfen möchte, ob der Mitarbeitende nicht zu viele Tage krank ohne Attest bucht.
Ein sehr viel effizienterer Prozess, der allerdings viel Mut benötigt, wäre, wenn nur diejenigen Atteste eingeholt würden, die tatsächlich in die Nähe der Entgeltfortzahlung rutschen. Damit spart man sich sehr sehr viel Arbeit. Allerdings bedarf es hier eines kompletten Wandels der HR-Arbeit. Voraussetzung wäre Vertrauen in den Mitarbeitenden und in die Führungskraft.
Wir möchten zum Reflektieren anregen und wollen den Prozess nicht verheimlichen.
Der Mitarbeitende meldet die Krankmeldung. Diese wird in der Zeitwirtschaft/Dienstplan oder in der Abrechnung erfasst. Per Schnittstelle werden die Abwesenheiten in die Abrechnung überführt. (bis dato bleibt alles gleich)
Monatlicher Report (z.B. 1 Woche vor der Abrechnung). Identifizieren derjenigen Fälle, die in Summe rollierend mehr als 30 Tage krank sind. ACHTUNG nun wird nur für diese Fälle die digitale Krankmeldung angefragt (im Zweifel mehrere Atteste für eine Person). Nach Eintreffen der Meldung wird die EEL angestoßen, um die anrechenbaren Tage zu identifizieren und die Entgeltunterbrechung festzulegen.
Bedenken Sie: maximal 10% der Krankmeldungen führen zu einer Entgeltfortzahlung. Warum also 100% prüfen, wenn nur 10% relevant sind?
Für Rückfragen stehe wir gerne zur Verfügung.
Ihr HR|next Team
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