Das Datenschutzgesetzt gibt es schon lange. An Popularität gewonnen hat es spätestens mit Einführung der hohen Strafandrohungen. Unternehmen definierten Datenschützer und erstellten Datenschutzkonzepte – auch bei der Personalabteilung. Bei diesen Konzepten lag der Fokus häufig auf der vorhandenen HR-Software. Es wurde beschrieben, welche Software/Module zu welchem Zwecke welche Daten speichert und wann bzw. wie oder wer sie löscht. In dem Zuge sind die kompletten Ablaufprozesse nicht in den Fokus geraten. Gottseidank. Denn täglich werden Listen erzeugt oder gepflegt, die auf Laufwerken gespeichert sind, Dokumente erstellt und abgespeichert und vieles mehr.
Am Bespiel des Onboarding Prozesses zeigen wir Ihnen, wie häufig persönliche Daten teilweise unbewusst weitergeleitet und wie dies im Rahmen einer Digitalisierung verhindert werden kann.
Der Onboarding-Prozess startet in unserem Fall nach Vertragsunterschrift bzw. nach Verteilen der Informationen an beteiligte Dritte – aber vor Eintrittsdatum – also Preboarding und Onboarding u.a. mit folgenden Tätigkeiten:
- Mitteilung an Führungskraft zwecks Eintrittsvorbereitung
- Mitteilung an Mentor sowie sämtliche Dokumente zum Mentorenprogramm
- Dokumente/Informationen und Prozessablauf zum Thema Pflichtschulungen, Unterweisungen
- Mitteilungen sowie Dokumente und Instrumente zu Einarbeitungsprogrammen
- Anfrage der Führungskraft bezüglich der Probezeit sowie Probezeitbeurteilungsbogen
Alle Arbeitsschritte nutzen Benachrichtigungen per E-Mail sowie Word-/Excel/Power Point Dokumente. Es ist nicht unüblich die persönlichen Daten im Onboarding Prozess bis mindestens 6x zu verwenden. All diese Emails und Dokumente sind stets auch beim Erzeuger abgelegt und abgespeichert. Eine E-Mail liegt stets im Gesendet und Empfangen Postkorb. Formulare werden per Download, ausgefüllt und per Upload per E-Mail weitergeleitet.
Im Rahmen der Digitalisierung können solche Lücken geschlossen werden. In unserem Bespiel sieht der optimierte Prozess wie folgt aus:
Die Daten des Mitarbeitenden wurden im Rahmen der Rekrutierung – also nach Vertragsabschluss in einer Personalmanagement Software bzw. Personalmanagement Modul (PMS) erfasst. Alle anschließenden Prozesse starten aus dieser Suite.
- Aus der PMS erfolgt eine Aufgabe an die Führungskraft mit einer Checkliste zur Eintrittsvorbereitung
- In der PMS ist der Prozess des Mentorenprogramms hinterlegt, so dass Aufgaben innerhalb der Suite durchgeführt werden können.
- Per Schnittstelle werden die persönlichen Daten ggf. in eine Learning-suite übermittelt. Mitarbeitende und Führungskräfte haben Zugang zu dieser Suite und erkennen anhand der Zielgruppendefinition die entsprechend notwendigen Schulungen und führen diese durch.
- In der PMS kann die Führungskraft ein digitales Einarbeitungsprogramm definieren. Aufgaben werden Beteiligten im System zugeordnet so dass sich alle betroffenen Personen im System bewegen.
- Die PMS erzeugt Ende Probezeitfrist eine digitale Aufgabe bei der Führungskraft. Eine Beurteilung kann online durchgeführt werden, die seitens Personal einsehbar ist.
In diesem geschilderten Szenario erfolgt die Datenerfassung zentral. Aus dieser zentralen Datenerfassung werden Aufgaben verteilt, die Beteiligte innerhalb des geschlossenen Systems wahrnehmen. Alternativ werden die persönlichen Daten per Schnittstelle zu Subsystemen geführt, die die jeweiligen Prozesse abbilden. In beiden Fällen existieren keine Dateien als Download noch werden Emails mit persönlichen Daten verschickt.
TIPP: Eine solche „saubere“ Datenschutzlösung entsteht nicht über Nacht. Wer ein bisschen sensibler mit seinen Dokumenten und Excel Listen umgehen möchte, dem empfehlen wir eine jährliche Laufwerksstruktur einzurichten. Hier können die Sachbearbeitenden alle Dokumente speichern. Ein Jahr später wird der „Entwurfsordner“ im 4-Augen-Prinzip gelöscht.
Ihr HR
Ihr HR|next Team
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