Einführung Digitale Personalakte

Nachdem die Akte ausgewählt wurde, geht es um die Implementierung der Akte. Grundsätzlich gilt es eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat abzuschließen. Eine Musterdatei ist in unserem Shop downloadbar. Allerdings bietet es sich an, das Konzept – also insbesondre das Rollen/-Rechtekonzept zuerst zu definieren und mit dem Betriebsrat abzustimmen. Erst danach kann eine Betriebsvereinbarung formal abgeschlossen werden.

An welche Themen man im Rahmen einer Konzepterstellung denken sollte, sind in unserer Checkliste zur Einführung einer digitalen Akte vermerkt.

Register/Dokumentenarten

Jede digitale Akte hat mindestens ein Register. Einige Anbieter haben nach dem Register Kategorien oder Unter-Register. Dies hilft zum strukturierten Ablegen von Dokumenten.

Alle Systeme verfügen über Dokumentenarten. Ein Dokument wird also einer Dokumentenart zugeordnet. Hier gilt es nicht 100 unterschiedliche Arten zu definieren, sonst verliert man beim Einscannen den Überblick. Beispielsweise wären alle Erstverträge und Nachträge (für Arbeitszeitänderung, Vertragsverlängerung, Versetzung, Umgruppierung etc.) die Dokumentenart Verträge.

Später im laufenden Betrieb werden die Dokumente nicht umbenannt. Sie werden lediglich dem Mitarbeitenden und der Dokumentenart zugeordnet. In dem Register stehen dann alle Dokumente nach Scandatum sortiert. Der Name des Dokumentes ist ein Scan-Name/Scan-Nummer. Das Dokument umzubenennen, wäre viel zu aufwändig. Umso wichtiger ist es, dass die Struktur gut durchdacht ist und dass man optisch ein Dokument sofort erkennen kann, ohne es zu öffnen.

In unserem Shop steht findet sich eine Beispieldatei mit möglichen Dokumenten in einer vordefinierten Struktur (Register, Dokumentenart).

Wie bereits in unserem letzten Blog erwähnt, können Dokumentenarten auch das Attribut Pflichtdokument, Wiedervorlagen oder Löschristen mit sich ziehen.

Rolle/Rechte Konzept

Grundsätzliches:

Wer glaubt, dass sich mit der Einführung einer digitalen Personalakte nichts ändert, der irrt sich leider. Denn auch wenn vormals beispielsweise jeder Personal-Sachbearbeiter Einsicht in die Akte nehmen durfte, ändert sich dies womöglich mit Einführung einer digitalen Akte. Schon oft haben Betriebsräte einer Einführung nur zugestimmt, wenn Sachbearbeiter Akten der zu bearbeitenden Mitarbeitenden sehen dürfen bzw. reduzieren die Einsicht der Akte so stark, dass die Berechtigung ggf. sogar nach Referenten und Personalentwicklung sowie Abrechnung definiert wird.

Das Berechtigungskonzept regelt sich auf 2 Ebenen:

1.     Wer darf welche Akte sehen

2.     Was darf derjenige, der eine Akte sehen kann dann überhaupt sehen

Zu 1) Wer welche Akte sehen darf, regelt eigentlich der Stellenplan oder ggf. das Abrechnungssystem.

Zu 2) Mithilfe dem Konzeptpapier für die Festlegung der Reiter und Dokumentenarten kann beispielhaft auch vermerkt werden, wie die Rechte von Mitarbeitenden, Führungskräften sowie Personaler geregelt ist.

Eine Besonderheit ist die einmalige Berechtigung einer Akte. Viele Unternehmen schalten die Akte für den Mitarbeitenden nur auf Anfrage frei – nicht per se.  

Digitaler Posteingang

Sofern gewünscht kann auch ein digitaler Posteingang etabliert werden – siehe vorherigen Blog zum Lastenheft.

Löschkonzept

Das Löschkonzept unterteilt sich in 2 Teile:

·       Standardlöschverfahren

·       Löschen, weil ein Dokument irrtümlich eingescannt wurde oder auf Wunsch gelöscht werden möchte.

Im Löschkonzept wird geregelt, wann Dokumente und wie Dokumente gelöscht werden. Wann welche Dokumente gelöscht werden hängt an der Dokumentenart. Hier wird definiert ob diese z.B. 10 Jahre aufbewahrt werden sollen, kürzer oder gar nicht gelöscht werden. Leider gibt es in der Regel keine Vorentwürfe der Anbieter bezüglich der Löschfristen. Wie diese gelöscht werden – also automatisch oder sollen diese in Form einer Liste angezeigt und bestätigt werden, oder erfolgt die Löschung im 4-Augen-Prinzip – definiert jedes Unternehmen selber.

Im Rahmen des Löschkonzeptes sollte auch darüber nachgedacht werden, was der Datenschutz fordert. Hier gilt es Automatismen zu definieren, die im Rahmen eines Austritts erfolgen. Dokumente sollten also mit Austritt gelöscht werden. Welche Dokumente regelt der Datenschutz. Nicht konkret – nur als Hinweis: Dokumente, die nicht dem Geschäftszweck dienen.

Schnittstellen

Welche Schnittstellen für die digitale Akte relevant sind, haben wir bereits im letzten Blog erörtert. In der Checkliste zur Einführung der digitalen Akte wird reflektiert, welche Felder per Schnittstelle übermittelt werden sollen.

Die Einführung einer digitalen Akte ist kein Hexenwerk. Die technische Implementierung mit Schulungen ist schnell erledigt. Auch möglicherweise das Beschaffen von Scanner dauert nicht ewig. Viel aufwändiger ist die Vereinbarung mit dem Betriebsrat und dem Datenschützer. Und noch aufwändiger ist das Verscannen der digitalen Personalakte. Wir empfehlen deshalb vor Beginn einer Auswahl einer digitalen Akte, die Aktenstruktur sowie das Berechtigungskonzept zu definieren. Auf dieser Basis kann eine Betriebsvereinbarung zur Einführung einer digitalen Akte abgeschlossen werden. Das Auswahlverfahren (Lastenhefterstellung sowie spätere Implementierung) startet dann parallel zur Vorbereitung zum Scannen.

Im letzten Blog (nächsten Freitag) dieser Serie vertiefen wir das Thema Scannen mit dem Thema selber scannen oder Scan-Dienstleister. Wie erfolgt der Prozess. Was muss man vorbereiten und wie lange dauert dies.

Ihr HR|next Team

Möchten Sie unsere Neuigkeiten nicht verpassen? Dann registrieren Sie sich für unseren Newsletter.

 

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.