Unabhängig von der Größe des Unternehmens fallen in der Regel die gleichen Aufgaben an. Der Unterschied der Unternehmensgröße zeigt sich dann allerdings bei den notwendigen Kapazitäten pro Rolle, da ein kleineres Unternehmen entsprechend weniger Aufwand (Menge) hat, wie ein großes Unternehmen. Dies gilt insbesondere für administrative Standardprozesse.
Strategische Aufgaben wie der Aufbau von Social Media, Employer Branding, Einführung und Entwicklung von Talent Programmen, Einführung von HR-Software unterliegen nicht dem Mengengerüst. Vielmehr hängt es davon ab, wie weit das Unternehmen bereits fortgeschritten ist. Ein kleines Unternehmen, das bereits viel in eine moderne und nachhaltige HR-Arbeit investiert hat, bedarf vermutlich weniger Kapazitäten als ein großes Unternehmen, das noch am Anfang der strategischen HR-Arbeit ist.
Fallen also dieselben Aufgaben bei klein wie groß an, so liegt der Unterschied eher auf der Personenebene. In kleinen Unternehmen übernimmt eine Person dann mehrere Rollen (Aufgaben), die in großen Unternehmen dann teilweise individueller verteilt sind, In kleinen Unternehmen können insofern weniger „Experten“ definiert werden, einfach weil es gar nicht so viele HR-Mitarbeitende gibt.
Lösen wir uns gedanklich von Personen und denken wir an Rollen (egal wie viele Rollen eine Person dann innehat).
HR-ROLLEN
Leitungsfunktionen
Je nach Größe des Unternehmens existiert eine bzw. 2 Leitungsebenen, die strategisch, konzeptionelle Aufgaben wahrnehmen. Ebenfalls fällt in die Rolle auch die Leitung bzw. die Verantwortung der Aufgaben, die an die untergeordneten Mitarbeitenden delegiert wurde. Zudem wird Wissen vermittelt bzw. die Verantwortung zur Wissensvermittlung, die Gestaltung der Strukturen, Aufgabenverteilung und Prozessdefinitionen.
Recruiting
Im Bereich treffen wir in der Regel zwei Rollen an:
- Bewerbermanagement (administrative Unterstützung des Recruiters bei Ausschreibungen und Bewerberverwaltung)
- Recruiting (Aufbau des Employer Branding, Festlegung/Identifizierung von Recruiting Kanälen, Definition von Ausschreibungen, Recruiting Controlling, Direct Search etc.)
Personalmanagement
Im Personalmanagement unterscheiden wir zwei Rollen. Allerdings kann die Sachbearbeitung hier auch mit der Sachbearbeitung der Abrechnung ergänzt werden, so dass grundsätzlich nur noch eine Sachbearbeitung existiert mit unterschiedlichen Aufgaben. Die Zusammenführung der Rollen führt allerdings zu einem Schwerpunkt der Abrechnung, was wiederum dazu führt, dass diese Rolle in der Regel die arbeitsrechtlichen Gegebenheiten auf den Business Partner delegieren muss. Eine Rolle Sachbearbeitung, die Vertragsrecht sowie Abrechnung kennt, wird schwierig zu besetzten.
Zudem erfolgt nun eine technische Systemveränderung. Viele Unternehmen führen eine HR-Suite ein. In der HR-Suite werden Verträge geschrieben. Die Abrechnung erfolgt allerdings im Abrechnungssystem. Es ist von Vorteil, die eine Rolle in der HR-Suite arbeiten zu lassen und die andere Rolle in der Abrechnung. (Stichwort: 4-Augen-Prinzip in der Abrechnung pro Rolle).
- Sachbearbeitung (administratives Personalmanagement, Vertragserstellung/Dokumentenerstellung, Eintritts-/Austrittsprozesse, Befristungsüberwachung etc.)
- Business Partner (Führungskräfteberatung bei der Personalbedarfs-/veränderungsmeldung, Stellenplanüberwachung, Bratung bei der Entwicklung von Mitarbeitenden, Arbeitsrechtliche Themen, Unterstützung bei Entgeltveränderungen, Zielvereinbarungen etc.)
Zeitwirtschaft
- Dienstplan-/Zeitwirtschaftsverantwortlichen (Customizing der Systeme, Arbeitszeitmodelle anlegen etc.)
- Sachbearbeitung Zeitwirtschaft (Pflege der Zeitwirtschaft)
Entgelt/Abrechnung
- Sachbearbeitung Reisekosten (Prüfen von Dienstreiseanträgen sowie -abrechnungen)
- Sachbearbeitung Entgelt (Erfassen und Durchführen der Entgeltabrechnung)
- Spezialist Betriebliche Altersvorsorge (insbesondere bei Betrieblicher Altersvorsorge, Pensionskasse, Anwartschaften, Umwandlungen, Lebenszeitkonten etc.)
- Controlling/PK-Planung (Stellen- und PK-Planung, Personalcontrolling, Reporting)
Talent Management
- Seminarverwaltung (administrative Seminarmanagement)
- Ausbildungsverantwortlichen (Azubi Recruiting, Einsatzplanung, administrative Aufgaben für Schulen, IHKs etc. Verantwortlich für Ausbildungsinhalte und Lernpläne)
- Personalentwicklung (Beratung der Führungskräfte bei der Entwicklung der Mitarbeitenden, Konzepterstellung für neue Instrumente, Führungskräfteentwicklung etc.)
Systembetreuung
Wir beobachten immer mehr, dass die Systembetreuung der HR-Systeme in die Personalabteilung rutscht, da die IT zu wenig Ressourcen hat. Mit zunehmender Cloud-Strategie wird die IT zum Betreiben der Software eh nicht mehr so relevant. Das führt allerdings dazu, dass die HR-Abteilung Rollen/User sowie Einstellungen in den Systemen übernimmt.
ZENTRAL / DEZENTRALE ORGANISATIONSSTRUKTUR
Die oben vorgestellten Rollen sind nun in einer dezentralen wie zentralen Struktur vorhanden. Sofern ein Unternehmen keine weiteren Standorte hat, ist dieses Thema irrelevant. Fokussieren wir uns auf die Unternehmen, die mehrere Standorte in Deutschland betreiben.
Wichtig ist eine gemeinsame HR-IT Plattform, die seitens Zentrale betrieben wird. Die Systembetreuung ist also zentral.
Das Recruiting sollte auch zentral erfolgen, da Synergien genutzt werden können. Dabei spielt hier die Rolle das Recruiting nicht die Auswahl eines Mitarbeitenden übernimmt, sondern nur die Ausschreibung sowie den Fokus hat, Bewerber zu finden.
Der Business Partner bleibt lokal, um die Führungskräfte vor Ort zu unterstützen. Sofern allerdings die dezentralen Einheiten zu klein sind, wird der Business Partner in der Region angesiedelt oder auch in der Zentrale. Die Nähe zu den Führungskräften ist allerdings unabdingbar für den Erfolg.
Die Sachbearbeitung im Personalmanagement ist vorzugshalber zentral. Dadurch wird sichergestellt, dass die administrativen Prozesse einheitlich durchgeführt werden. Dies gilt ebenfalls für die Hauptprozesse der Zeitwirtschaft sowie der Abrechnung. Die Bündelung der Aufgaben übergreifend über die Standorte ermöglicht erst die Gestaltung diverser Rollen.
Auch der Talent Bereich ist zentral angesiedelt – administrativ sowie konzeptionell. Diese unterstützen die Business Partner in der Beratung der Führungskräfte.
Kurzum – vor Ort bleibt lediglich ein Ansprechpartner – in der Regel ein Business Partner – der die Unternehmensleitung und die Führungskräfte tatkräftig unterstützt. Dieses Szenario erfordert allerdings einen hohen Digitalisierungsgrad. Vorgänge müssen zwingend von der Zentrale digital zum Standort und zurück erfolgen. Der Business Partner darf nicht zum Einsammeln von Dokumenten (Briefträger) sowie Scan-Dienstleister werden. Sollte dies nicht gewährleistet sein, so empfiehlt sich die Sachbearbeitung Personalmanagement dezentral zu belassen.
Ihr HR|next Team
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