Eigentlich ist ein Job Rad ähnlich zu betrachten wie ein PKW-Leasing. Nur dass ein Firmen-Fahrzeug in der Regel am Ende doch nicht übernommen wird und die Job Räder zwei Möglichkeiten haben zur Umsetzung.
Ein Job Rad kann einerseits vom Mitarbeitenden über den Arbeitgeber geleast werden oder kann auch von Selbständigen quasi ohne Verseteuerung genutzt werden. Wir konzentrieren uns in diesem Blog um das Mitarbeiter-Leasing.
1. Bestellung/Auslieferung
Um in den Genuss eines Job Rads zu kommen, muss der Arbeitgeber grundsätzlich in ein Vertragsverhältnis mit einem Anbieter treten. Es wäre suboptimal, wenn jeder Mitarbeitende eine andere Leasinggesellschaft nutzen würde. Vielmehr hat sich der Arbeitgeber für ein Job Rad entschieden und damit steht auch der Leasingpartner fest.
Der Mitarbeitende kann nun sein Fahrrad in einem Fahrradgeschäft seiner Wahl auswählen. Wichtig ist nur zu wissen, welcher Leasingpartner es ist.
Der Mitarbeitende legt im Portal seinen Account an und bittet den Händler das Angebot an seine Emailadresse im Portal zu schicken. (Achtung, Versicherung und Fahrradschloss sind in der Regel ein K.O.-Kriterium – zu viel Zubehör ist allerdings auch in Problem). Im Portal ist auch ein Überlassungsvertrag hinterlegt, der ausgedruckt und seitens Mitarbeitende unterschrieben wird.
Zusätzlich zu dem Überlassungsvertrag erfolgt in der Regel ein unternehmensspezifischer Antrag aus dem Intranet. Der unterschriebene Antrag zusammen mit der Nutzungsvereinbarung wird an die Personalabteilung übersendet. Diese prüft den Antrag auf unternehmensspezifische Kriterien (z.B. Betriebszugehörigkeit, Zielgruppe, Befristung, Austrittsdatum sowie Art des Fahrrads etc.). Mit Genehmigung des Antrags sowie Arbeitgeberunterschrift auf dem Nutzungsvertrag erstellt die Personalabteilung einen zusätzlichen Vertrag, der den Umgang bei Austritt, Langzeitkrank, Elternzeit etc. regelt. Dieser Vertrag wird seitens Arbeitgeber unterschrieben. Dieser Zusatzvertrag wird vom Mitarbeitenden unterschrieben. Erst nach Unterschrift kann der Nutzungsvertrag im Portal über den Mitarbeitenden hochgeladen werden. Nach Übermittlung zum Leasingpartner wird die Bestellung geprüft. Nach Freigabe vom Leasingpartner erfolgt die Übermittlung zum Händler, der die Bestellung abwickelt.
Sobald der Händler das Fahrrad für abholbereit erklärt, gibt er dies im Portal frei. Damit kann ein Abholschein aus dem Portal erzeugt werden, mit dessen Hilfe das Fahrrad abgeholt werden kann.
In der Personalakte befindet sich jetzt der Antrag, die Nutzungsvereinbarung sowie den Zusatzvertrag.
In der Regel erhält die Personalabteilung im Anschluss auch eine Bestätigung des Leasingpartners mit dem Leasingvertrag. Damit liegt der Zeitraum fest, ab wann die Entgeltumwandlung stattfinden kann.
Die Job Rad Daten werden im Abrechnungssystem erfasst, so dass ab dem Zeitpunkt die korrekte Abbuchung des Betrags erfolgt. Der Arbeitgeber hält das Entgelt ein. Die Zahlung an den Leasingpartner erfolgt über die Fibu gemäß Rahmenvertrag und in der Regel als Abbuchung.
2. Entgeltunterbrechung
Im Rahmen von Entgeltunterbrechungen wie unbez. Urlaub, Langzeitkrank etc. erfolgt ja kein Entgelt und somit kann der Mitarbeitende das Job Rad auch nicht vom Entgelt zahlen. Das Entgelt läuft ins Minus. Hier ist es wichtig, dass bereits mit Vertragsunterschrift als Zusatzvereinbarung geklärt wurde, wie die Finanzierung des Job Rads weiterläuft. In der Regel wurde bereits mit der Zusatzvereinbarung eine Einverständniserklärung unterschrieben, dass der Job Rad Betrag vom Bankkonto des Mitarbeitenden einbehalten wird. Dadurch entstehen keine Überzahlungen in der Abrechnung.
Das gleiche erfolgt bei Elternzeit. Ein Zurückgeben während der Elternzeit ist nicht Standard.
3. Austritt
Bei Austritt eines Mitarbeitenden erfolgt mit der Kündigungsbestätigung die Anfrage an den Mitarbeitenden ob das Job Rad übernommen werden möchte oder nicht. Wenn die Übernahme nicht gewünscht ist, erfolgt eine frühzeitige Beendigung des Leasingzeitraums. Der Leasingpartner wird angeschrieben, der die Restleasingrate als Schaden geltend macht. Dieser Schadensanspruch trägt der Mitarbeitende, die mit der Entgeltabrechnung verrechnet wird. Das Fahrrad wird mit Austrittsdatum dem Arbeitgeber übergeben.
Bei Interesse einer Übernahme wird der Leasingpartner über den Austritt und den Übernahmewunsch informiert. Der Mitarbeitende erhält ein Ablöseangebot. Mit Annahme des Angebots werden die restlichen Forderungen mit der Entgeltabrechnung einbehalten. Der Mitarbeitende kann das Job Rad mitnehmen.
4. Ende Leasingzeitraum
Mit Ende des Leasingzeitraums erfolgt über das Mitarbeiterportal des Leasingpartners eine Mitteilung an den Mitarbeitenden. Zudem übermittelt der Leasingpartner die fällige Restsumme des Job Rads an die Personalabteilung. Diese Restsumme wird mit der Entgeltabrechnung einbehalten. Das Job Rad gehört nun dem Mitarbeitenden.
Unseren Best-Practice Prozess finden Sie in unserem P3-Shop.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
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