"Wir haben doch extra eine neue Reisekostensoftware eingeführt – warum dauert das jetzt alles immer noch so lange?"
Eigentlich sollten solche Beschwerden aus den Fachbereichen mit der Anschaffung eines Reisekostentools der Vergangenheit angehören. Weg vom Papier, hin zu einem digitalen Prozess: Belege werden automatisch erkannt, die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen und selbst Währungsumrechnungen erledigt das System mit wenigen Klicks.
Die Erwartungen sind klar: weniger manuelle Arbeit, mehr Transparenz und vor allem schnellere Auszahlungen für die Mitarbeitenden.
Doch in vielen Unternehmen zeigt sich nach der Einführung ein anderes Bild. Die Abrechnungen laufen zwar digital durch das System, aber die Durchlaufzeiten bleiben nahezu unverändert. Mitarbeitende warten weiterhin auf ihre Erstattung, und der Reisekostenexperte kämpft noch immer mit hohem Prüfaufwand.
Der Grund dafür liegt selten in der Software selbst – sondern im Prozess dahinter. Der häufige Fehler: Der alte Prozess wird einfach digital weitergeführt. Die bestehende Komplexität, die zuvor vielleicht noch über ein Excel-Formular handhabbar war, wird unverändert ins System übertragen – und dort erzeugt sie aufwändige Prozessschritte.
Genehmigungsstufen werden nicht hinterfragt, und jede Rolle führt weiterhin ihre eigenen Prüfungen durch.
In Kombination mit typischen Kinderkrankheiten nach der Einführung – etwa ungenau erkannten Belegarten – kann das sogar noch zu längeren Durchlaufzeiten führen. Der erwartete Effizienzgewinn bleibt aus, und ein ganzer Teil des Einsparpotenzials geht verloren.
Das volle Potenzial einer Reisekostensoftware entfaltet sich erst, wenn auch der Prozess neu gedacht und unnötige Komplexität konsequent reduziert wird. Das bedeutet unter anderem:
- Welche Rollen sind wirklich notwendig?
- Welche Genehmigungen bringen einen echten Mehrwert?
- Welche Prüfungen lassen sich sinnvoll automatisieren?
Genau diese Fragen beantworten wir in unserem neuen Praxisvideo zur Reisekostenabrechnung. Dort zeigen wir Schritt für Schritt, wie ein digitaler Best-Practice-Prozess aufgebaut ist – und wo die größten Zeitersparnisse liegen.
So wird aus einem digitalen Tool ein wirklich effizienter Gesamtprozess.
