Im letzten Blog haben wir den Digitalisierungsbedarf festgelegt. Nun gilt es diesen in Form einer HR-IT-Landschaft zu designen. Die IST-IT-Landschaft wird einfach mit den neuen Anforderungen in Form „grauer“ Kästchen ergänzt. Dabei achtet man darauf dass die Struktur nun in global und local betrachtet wird.
Dabei gilt es folgende Regeln:
- Recruiting, Talent sowie teilweise Personalmanagement (PMS) und digitale Personalakte können international abgebildet werden. Digitale Personalmeldungen werden im PMS zwar abgebildet, aber ggf. international nicht überall genutzt (ausgeblendet), da die Komplexität zu hoch ist.
- Lokale Module sind Zeitwirtschaft/Einsatzplanung sowie Entgeltabrechnung aufgrund der Länderanforderunge
- Pro Land sollte allerdings eine harmonische Plattform angestrebt werden – also eine Zeitwirtschaftslösung pro Land, bzw. eine Entgeltabrechnung pro Land; das reduziert Schnittstellen zu späteren Systemen wie Recruiting, Personalmanagement, Talent etc.
- Ebenfalls lokal ist das Thema Ausbildung – hier gilt es grundsätzlich dies autonom zu betrachten, denn die meisten HR-Systeme haben kein integriertes Ausbildungsmodul
- Nicht alle Units müssen in der HR-IT-Strategie berücksichtigt werden
- Ggf. sind Units zu klein – da lohnt es nicht, diese in eine künftige HR-Suite zu inkludieren – maximal können diese im Personalmanagement berücksichtigt werden, um die Übersicht aller Mitarbeitenden an einer zentralen Stelle zu erhalten
- Ggf. sind die Anzahl Länder zu komplex. Damit auch die notwendigen Sprachen. Wenn die Zielgruppe allerdings Pflichtsprachen z.B. Deutsch und Englisch nicht beherrscht, dann ist ein Roll-out für diese Länder ggf. auch nicht sinnvoll.
- Ggf. sind die Digitalisierungsbedürfnisse für bestimmte Units gar nicht interessant, weil gesetzlich nicht erforderlich oder gesetzlich prozessual komplett anders dargestellt – somit wäre eine Harmonisierung eh nicht möglich
Im Folgenden Schaubild sehen wir eine exemplarische SOLL-Landschaft
Ø Ein Recruiting System soll international nutzbar sein
Ø Ebenfalls sollen international Onboarding Prozesse möglich sein (teilweise Standards teilweise individuelle Abbildungen)
Ø In einer zentralen Suite sollen alle Mitarbeitenden mit den Vertragswerken und groben Entgelten ersichtlich sein
Ø Für die größte Unit soll eine Dokumentenerzeugung zur automatisierten Brief/-Vertragserstellung eingeführt werden (für alle anderen lohnt es sich nicht)
Ø Eine digitale Personalakte soll international möglich sein
Ø Für die größte Unit soll eine digitale Lösung bezüglich Ausbildung realisiert werden
Ø Die Zeitwirtschaft soll für Deutschland harmonisiert werden auf SAP
International sollen Self-Services eigenführt werden – allerdings mit landesspezifischen Anwendungen
Ø Die Entgeltabrechnung soll für Deutschland harmonisiert werden
Auf dieser Basis wird nun die HR-IT-Strategie abgeleitet. Diese hängt von der aktuellen IST-Landschaft ab sowie der vorherigen Entscheidungen, welche Units, ggf. welche Sprachen sowie welche vorhandenen Systeme definitiv bleiben:
Ø Zielsetzung ist es – so viele Module wie möglich in einer Software zu platzieren (vorhandene harmonisieren, künftige „graue“ zu integrieren. Somit reduzieren sich die Schnittstellen
Ø Achtung es ist wichtig, die Systeme, die unbedingt bleiben sollen nicht zu ersetzen; alternativ wäre der grüne Wiese Ansatz notwendig
Ø Festlegung des Datenflusses
Ø Entweder eine HR-Suite ist führend – da erfolgt der Eintritt und die Veränderungen, die per Schnittstelle zu Subsystemen (Zeitwirtschaft, Entgelt etc. übermittelt werden
Ø Oder die Abrechnung ist führend – damit muss allerdings ein Neueintritt in der Abrechnung erfasst werden (vorfristig!), damit die Daten in eine HR-Suite portiert werden
Ø Prozessual und state-of-the Art ist die vorgelagerte HR-Suite führend
Ist die derzeitige HR-Software-Landschaft ausbaufähig? Kann auf dieser Plattform gebaut werden?
Das folgende Beispiel zeigt die IT-Prämissen mit möglichen HR-IT-Strategien.
IT-Prämissen:
Ø Nicht veränderbare Systeme
Ø SAP ist als Zeitwirtschaft sowie Abrechnung gesetzt
Ø IT-Prämissen
Ø Cloud
Ø Zielgruppe
Ø Alle Units (auch international) – Personalmanagement als globales Modul mit allen Stammdaten, Unit 1 als größte Gesellschaft mit Dokumentenerzeugung
Ø Sprachen
Ø Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch
In unserem Beispiel ist die IST-Landkarte: Recruiting mit Umantis, Learning mit LMS 365 sowie Zeitwirtschaft mit der Abrechnung auf SAP. Das ergibt folgende Simulationen:
HR-Suite mit Haufe/Umantis
Ø Integration des Learning in Umantis möglich (Wegfall LMS 365)
Onboarding als Modul realisierbar
Personalmanagement nicht abbildbar
Dokumentenerzeugung nicht abbildbar (müsste als separate Lösung erfolgen, allerdings mit Schnittstelle zu Umantis (Daten pflegen/Brief ziehen – dies wird schwierig)
Digitale Akte: nicht vorhanden – dies müsste als separate Anwendung realisiert werden
Ausbildung als Modul nicht vorhanden
Ø FAZIT:
mehrere Software-Anwendung notwendig:
Umantis für Talent
zusätzliche Software für Personalmanagement idealerweise mit DMS und Akte
Zeitwirtschaft und Abrechnung auf SAP
zusätzliche Software für Ausbildung
HR-Suite mit LMS 365
Ø Keiner der notwendigen Module sind im LMS 365 vorhanden
Separate HR-Lösung notwendig für Onboarding, Personalentwicklung, Personalmanagement, Dokumentenerzeugung, Digitale Akte und Ausbildung
Ø FAZIT:
mehrere Software-Anwendung notwendig:
LMS 365 für Talent
Migration von Umantis in eine HR-Suite
zusätzliche HR-Suite mit o.g. Funktionen
Zeitwirtschaft und Abrechnung auf SAP
zusätzliche Software für Ausbildung
HR-Suite mit SAP
Favorisiertes System der SAP ist Successfactors
Ausbau der SAP HCM MSS/ESS Lösungen maximal für die Zeitwirtschaft, da diese in Successfactors noch nicht komplex genug ist; alle anderen Anwendungen (Recruiting, Seminare, Reise etc.) sollten auf der strategisch favorisierten Plattform erfolgen; besser allerdings ist der Ausbau über Apps via BTP (Business Technology Plattform) ohne die SAP MSS/ESS Szenarien – Vermeidung der Kauf von MSS/ESS-Lizenzen, die später eh obsolet werden
Grundsätzlich sollte also der Ausbau bezüglich SAP nicht auf dem SAP HCM erfolgen sondern auf der strategischen Successfactors Plattform
Dokumentenerzeugung sowie digitale Personalakte sind in Successfactors nicht vorhanden
Modul Ausbildung existiert nicht – bei geringen Azubi-Zahlen kann das Modul Learning genutzt werden
Ergänzend: Reise wird von Successfactors nicht angeboten – hier bedarf es der von SAP favorisierten Lösung Concur bzw. alternative Lösungen
FAZIT:
HR-Suite mit Successfactors als führendes System; Migration von Umantis
Dokumentenerzeugung und digitale Akte als separate externe Lösung (Partner-Lösungen)
Zeitwirtschaft und Abrechnung auf SAP
Vorläufiges Ergebnis
· Mit Betrachtung der 3 Szenarien zeigt, sich dass die Umantis Lösung nicht ideal ist sowie LMS 365 nicht genutzt werden kann.
· In dem Bild für die LMS 365 zeigt sich allerdings, dass eine HR-Suite neben der LMS 365 mit einer Möglichkeit, alle gewünschten Module zu vereinen, eine gute Alternative wäre
· Die SAP/Successfactors Lösung bringt auch eine große Integration, allerdings bedarf es eines Drittanbieters, um die automatisierte Dokumentenerzeugung sowie die digitale Akte abzubilden. Hierfür bedarf es einer Schnittstelle, die betreut werden muss
· ERGEBNIS:
· SAP/Successfactors bleibt im Rennen
· Prüfen ob und welche andere (fremde) HR-Suite die notwendigen Module mitbringen kann
Zur Prüfung weiterer HR-Software-Anwendungen erfolgt eine Filterung der Anbieter wie folgt:
Ø IT Prämissen
Ø Sprachen
Ø Vorhandensein der notwendigen Module in einer HR-Suite (Fachanforderungen)
Ø Anbieterprofil (Referenzen/Risiko)
Die Anbieterliste wird in Form einer HR-IT Landkarte simuliert mit Vor- und Nachteilen
Hier am Beispiel von Rexx
Oder am Beispiel von Talentsoft/Cegid
Sollten die IT-Prämissen beispielsweise die Abrechnung als austauschbar ansehen, so entstehen weitere Möglichkeiten mit der Notwendigkeit eine Payroll-Migration durchzuführen; dies wäre ggf. nur für Deutschland relevant; entsprechend werden die Filter bei den potenziellen Software-Anwendungen gesetzt. Damit entsteht dann der Grüne-Wiese-Ansatz.
Die Workday Lösung ist analog dem Successfactors Szenario vergleichbar
Wer SAP als strategische Lösung bezüglich der Abrechnung gesetzt hat, sollte überlegen, wie sinnvoll eine alternative HR-Suite als Vorsystem wird. Langfristig wird SAP die Abrechnung in Successfactors integrieren. Demnach wäre die HR-IT-Strategie dann womöglich HR-Suite (z.B. Workday) plus Successfactors für die Abrechnung. Da Successfactors schon alle vergleichbaren Module mit sich bringt, wäre die Konstellation etwas fragwürdig. Strategisch müsste man in diesem Szenario die SAP-Abrechnung langfristig zu einer alternativen Entgeltabrechnung z.B. Paisy migrieren.
Im nächsten Blog betrachten wir die Szenarien dann aus der Kosten-Perspektive, da dies auch eine große Relevanz auf die HR-IT-Strategie hat.
Ihr HR|next Team
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