Implementierung / Migration einer Seminarverwaltung / Talent-Software

Wer noch keine Talent-Software hat, sondern eher aus der Excel orientierten Umgebung kommt, der kann mit der neuen Software quasi auf der grünen Wiese starten. Wer bereits über eine Seminarverwaltung verfügt und diese migrieren muss, sollte auf einige Punkte achten, doch auch dies ist nicht so aufwändig. Schwieriger wird es, wenn komplexe Personalentwicklungs-Prozesse etabliert sind, die neu aufgebaut werden müssen. Lesen Sie hierzu auch unter der Überschrift Migration.

Beginnen wir zunächst mit der Implementierung, die in 4 Phasen verläuft.

·       Konzepterstellung

·       Technische Bereitstellung

·       Implementierung/Migration

·       Roll-out

Beginnen wir mit der Konzepterstellung und den allgemeinen Fragen.

Grundsätzlich gilt es zu klären, für wen das System überhaupt implementiert wird. Wie viele Gesellschaften sollen es ein? Müssen die Daten untereinander so geschützt sein, so dass Gesellschaft A nur Daten in A sieht oder betreut man alle Mitarbeitenden gesellschaftsübergreifend? In welchen Ländern soll das System ausgerollt werden und in welchen Sprachen? Gibt es bei mehreren Gesellschaften harmonische Prozesse wie Seminaranmeldung etc.  Welche Absender-Emailadressen sollen etabliert werde? Wie erfolgt die Anmeldung im Mitarbeiterportal – über die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden? (privat/geschäftlich) 

Welche Zielgruppe soll überhaupt in die HR-Suite? Angestellte, Praktikanten, Werkstudenten, Azubis, Rentner (wozu eigentlich?), Zeitarbeits-Mitarbeitende, freie Mitarbeitende?

Welche Daten/Felder/Informationen sind in der Talent-Suite gewünscht? (Personalnummer, Stammdaten, Qualifikationen. Woher kommen die Daten, die in der Talent-Suite sichtbar sind? Aus einer HR-Suite (Personalmangement System, Abrechnungssystem?)

Welche Schnittstellen sind gewünscht und mit welchen Daten? Bedarf es einer Teams-Integration?

Im weiteren Verlauf gilt es die inhaltlichen Fragen zu klären:

Seminarverwaltung / Seminarkatalog:   

-        Unterschiedliche Seminarkataloge mit unterschiedlichen Regelungen?
Beispielsweise existieren mehrere Bildungskataloge: der erste Katalog ist das innerbetriebliche Weiterbildungsangebot, das ohne Genehmigungsprozesse während der Arbeitszeit genutzt werden kann; der zweite Katalog wird seitens des Unternehmens für die Mitarbeitenden kostenlos zur Verfügung gestellt – allerdings außerhalb der Arbeitszeit; der dritte Katalog sind fachliche Seminare, die z.B. auch von Kunden gebucht werden können               

-        Kategorien / Rubriken                                                                    
Welche Rubrizierung und spätere Auswertbarkeit ist notwendig? Z.B. 1. Ebene Unterscheidung Persönlichkeitsseminare, Führungsseminare, Fachseminare, 2. Ebene Klassifizierung innerhalb der Persönlichkeitsseminare wie Kommunikation, Vertrieb etc. Achtung Pflichtseminare sind ein Attribut jedes Seminars und keine Rubrik. Festlegung Anzahl Hierarchien sowie der Struktur der Kategorien und Rubriken.
                                                                                                    

-        Werden Veröffentlichungskanäle benötigt?
Veröffentlichungskanäle sind Mitarbeiterportal, Print-Katalog, keine Veröffentlichung etc.

-        Werden Voreinstellungen benötigt oder eine Auswahltabelle, weil die neuen Seminare ab festem Datum x jeweils starten? (Ziel wäre nicht jedes Seminar manuell einzeln veröffentlichen zu müssen)

-        Zielgruppen
Zielgruppen werden benötigt, um Seminare im Berechtigungskonzept definierten Personengruppen optisch im Mitarbeiterportal sichtbar zu machen. Zudem werden Zielgruppen in der Qualifikationsmatrix relevant, so dass Pflichtseminare definiert werden können, die automatisch beim entsprechenden Mitarbeitenden erscheinen.
                                                                                                    

-        Räume/Orte
Orte sind Standorte des Unternehmens bzw. Gebäude oder Hotels. Räume sind die entsprechenden Räume im Gebäude mit der Kapazitätsangabe und Anfahrtsbeschreibung
                                                                                                    

-        Veranstaltungsnummer
Kann die Veranstaltungsnummer automatisch nummeriert werden? Achtung bei Migrationen – ab welcher Nummer wird gestartet? Wird diese Nummer auch zur internen Verrechnung genutzt oder existiert eine separate Innenauftragsnummer?

-        Teilnehmerzahl
Die Teilnehmerzahl wird bei der Veranstaltung vermerkt. Soll diese auch im Mitarbeiterportal erscheinen? Jeweils die aktuell freien Plätze? Kann man sich auch anmelden, wenn keine Plätze mehr da sind? Sollen Wartelisten etabliert werden?
                                                                                                    

-        Bilder                                                                                            

Existieren Bilder zu den Veranstaltungen? Woher kommen diese Bilder? Format der Bilder?

-        Dauer
Wie soll die Dauer des Seminars vermerkt sein? In Gesamt Std? In Tage und Stunden?
                                                                                                    

-        Preise/Verrechnung                                                                       
Ist eine Verrechnung gewünscht? Wie erfolgt die Preisberechnung? Soll die Preisberechnung seitens der Veranstaltung berechnet werden, in dem alle Plankosten erfasst werden und mithilfe der mindest-Teilnehmerzahl berechnet wird? Wird dieser Preis im Mitarbeiterportal veröffentlicht? Soll sich der Preis aktualisieren, wenn die mindest-Teilnehmerzahl überschritten wird? Existieren unterschiedliche Preise bei Storno des Seminars? (je nach Storno-Grund unterschiedliche Preise). Sollen die tatsächlichen Kosten auch beim Seminar hinterlegt werden?
Alternativ: die Preise werden separat berechnet und sollen nur bei der Veranstaltung in einem Feld hinterlegt werden.
Alternativ: es soll kein Preis erscheinen. Die IST-Kosten werden in der Software erfasst und sollen durch die Teilnehmerzahl geteilt werden.
Die Verrechnung soll automatisch erfolgen? Per Schnittstelle? In welches System?
Alternativ: Die Verrechnung erfolgt manuell. Ein Report ist notwendig.

-        E-Learning                                                                                    
Werden E-Learnings eigenständig erstellt? Oder werden Seminare gekauft und in das System eingespielt? Oder wird auf eine externe Anbieterseite verwiesen ohne eigene Dateien?
                                                                                                    

-        Referenten/Trainer
Sollen Referenten/Trainer Zugriff zum System erhalten? Welche Aufgaben dürfen diese durchführen? (Rechte-Konzept).

-        Teilnehmerlisten sehen und ausdrucken? Vorbereitende Unterlagen beim Seminar hinterlegen? Den Chat beim Seminar nutzen? Die Seminarbeurteilung einsehen?
                                                                                                    

Prozesshandlung bei den Veranstaltungen

-        Pflichtseminare melden wem und wo, dass eine Erneuerung notwendig ist?

Über das Mitarbeiterportal, über das Führungskräfteportal, dem HR-User als Aufgabe? Reminder per E-Mail?

-        Umgang mit NN Mitarbeitenden

Möchte man Seminarplätze reservieren für Mitarbeitende, die noch eingestellt werden?

-        Wie erfolgt der Anmeldeprozess für Inhouse/Gruppenseminare?

Bedarf es eines Genehmigungsprozesses via Vorgesetzten?

Wie erfolgt der Anmeldeprozess bei einer Einzelmaßnahme? Ist es ein Genehmigungsprozess? Welche Rollen sind involviert? Welche Daten soll der Mitarbeitende erfassen?

Automatisches Bestätigen der Seminaranmeldung, sofern ausreichend Plätze vorhanden sind?

Automatische Infomail als Bestätigung?

Automatischer Outlook-Eintrag beim Mitarbeitenden

Automatische Ansicht des Seminars im Führungskräfteportal?

Umgang mit Stornierungen

Darf der Mitarbeitende Seminare stornieren? Ist es ein Genehmigungsprozess? Wird die Führungskraft darauf hingewiesen? Darf die Führungskraft Seminare des Mitarbeitenden stornieren? Existieren Storno-Gründe?

Umgang mit Verschiebungen

Darf der Mitarbeitende Seminare verschieben (Termin ändern)? Ist es ein Genehmigungsprozess? Wird die Führungskraft darauf hingewiesen? Darf die Führungskraft Seminare des Mitarbeitenden verschieben?

-        Grundsätzliche Anforderungen

Soll eine Option möglich sein, die Korrespondenz zum Mitarbeitenden auf Print umzustellen? Anmeldebestätigung etc.

 

Weitere Funktionen im Mitarbeitenden-/Führungskräfteportal:

-        Bildungsurlaubsantrag                                                                   

Soll ein Workflow zur Beantragung von Bildungsurlaub etabliert werden? Wie ist der Ablaufprozess? Welche Rollen sind involviert? Welche Felder sind notwendig?                                                      

                                                                                                    

-        Weiterbildungsbeihilfe

Existiert die Möglichkeit Beihilfeanträge zu stellen für eine persönliche Fort- und Weiterbildung? Wie ist der Genehmigungsprozess? Welche Rollen sind involviert? Welche Felder notwendig?
                                                                                                    

-        Skill-Management
                                                                                                    

Soll der Mitarbeitende die Möglichkeit haben, seine Skills selber zu pflegen? In welcher Form wird dies gepflegt? Bedarf es Auswahltabellen?

                                                                                                    

Ansichten des Mitarbeitenden und der Führungskraft                                  

-        Der Mitarbeitende sieht seine Bildungshistorie, seine vorgemerkten, gebuchten, bestätigten Seminare. Pflichtseminare. Den Bildungskatalog für die entsprechende Zielgruppe

-        Die Führungskraft sieht alle Daten alle Seminardaten seiner Mitarbeitenden (analog zum Mitarbeitenden), die Skills und Kompetenzen der Mitarbeitenden, die Qualifikationsmatrix, mögliche Beihilfeanträge, die Übersicht seines Budgets (Gesamtbudget, Restbudget), die Seminarbeurteilungen/Lerntransfer der Mitarbeitenden, Mitarbeitergespräche auch in der Historie etc.         

 

Seminarbeurteilung/Lerntransfer                                                                

-        Soll eine Seminarbeurteilung etabliert werden?                               

Automatisches Anstoßen mit Durchführungsdatum des Seminars? Anonyme Beurteilungen? Welche Rollen dürfen die Beurteilung sehen? Wie ist diese Beurteilung gegliedert? Bewertungskriterien? (inhaltlicher Aufbau)
                                                                                                    

-        Soll ein Lerntransfer etabliert werden?

Wie erfolgt der Prozess? Mit Buchung eines Seminars erfolgt die Aufforderung bei der Führungskraft Lernziele zu definieren, die X-Tage nach Seminardurchführung beim Mitarbeitenden zur Bewertung erscheinen? Bei welchen Seminaren soll dies erfolgen? Welche Rollen sind involviert? Wie sind die Inhalte des Lerntransfers? Wie lange ist die Dauer von der Durchführung des Seminars bis zur Aufforderung der Bewertung?

                                                                                                    

Talent Management:

-        Kompetenzmanagement

Sind mehrere Kompetenzmodelle notwendig? Wie viele Kompetenzen mit welcher Ausprägung sind verfügbar? Wer pflegt die SOLL-Kompetenzen? Erfolgt die Kompetenzbewertung als digitaler Prozess? Wie ist der Ablaufprozess? Welche Rollen sind involviert? Welche Felder sind notwendig? SOLL-IST Abgleich der Kompetenzen stellenbezogen?
                                                                                                    

-        Mitarbeitergespräch

Für welche Anlässe erfolgt ein Mitarbeitergespräch? (Zwischengespräch, Probezeitende, jährliches Gespräch, Versetzung etc.)

Unterschiedliche Bewertungen je nach Anlass?

Unterschiedliche Bewertungen ja nach Zielgruppe?

Erfolgen Mitarbeiter- und Führungskräftebewertungen parallel oder nacheinander? Wer startet damit?

Inhalt des Mitarbeitergespräches? (Kriterien, Bewertung, Bewertungsskala)

Zielvereinbarungen mit inkludiert?

Soll bei möglichen Maßnahmen direkt aus dem Seminarangebot ausgewählt werden können?

Wie erfolgt der Ablaufprozess? Welche Rollen sind involviert? Welche Felder sind notwendig?                                                      

-        Entwicklungsplanung                                                                     

Soll eine Nachfolgeplanung, Notfallnachfolge etabliert werden? Sichtlich bei dem Nachfolger, Notfallnachfolger oder bei der SOLL-Stelle?

Entwicklungspläne werden beim jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegt? Greifen auf SOLL-Kompetenzen der Stelle?
                                                                                                    

-        Laufbanen                                                                                    

Werden Laufbahnen (Projektlaufbahnen, Führungslaufbahnen, Fachlaufbahnen) etabliert? Gilt die Laufbahn für alle Mitarbeitende oder nur definierte Zielgruppen? Wie erfolgt die Bewertung der Laufbahnstufen? Als jährlicher Prozess? In welcher Struktur ist die Laufbahn definiert? Welche Stufen existieren und unter welchen Bedingungen erfolgt der nächste Schritt.

-        Seminarbedarfsplanung                                                                 

Soll eine Seminarbedarfsplanung abgebildet werden? Erfolgt dies übe die Führungskraft, der bei den Mitarbeitenden Seminare planen kann? Sollen Planungsparameter erfassbar sein seitens Personal u.a. neue Seminarhemen, soll dies auch in Form einer Budgetplanung erfolgen?                                                               

                                                                                                     

Nach der Vorbereitungsphase geht es weiter mit der Technischen Bereitstellung.

Zum großen Teil erfolgt dies in der Cloud. Nur noch wenige Unternehmen gehen hier auf eine on-prem Lösung. Die IT kümmert sich in der Regel um die Domain-Verwaltung, das E-Mail-Management sowie benötigten Schnittstellen

Sobald ein Zugang besteht, kann die Implementierung starten. Die HR-Abteilung wird hier die meiste Arbeit leisten. Es gilt die Führungskräfte anzulegen, Berechtigungen zu vergeben, Systemparameter zu füllen (Kategorien, Seminarkatalog etc.), die Workflows entweder selber zu definieren oder dem Dienstleister mitzuteilen. Im späteren Verlauf dann auch die Seminare anzulegen und das System zu testen.

Parallel dazu werden Gespräche mit dem Datenschützer und dem Betriebsrat geführt, so dass mit Ende der Implementierung der Übergang in den Roll-out fließend wird.

In der Roll-out Phase startet das System erstmals mit der Seminarverwaltung mit MSS- und ESS-Szenarien. Führungskräfte werden geschult, alle nutzen das System. Im späteren Verlauf werden sukzessive die weiteren Prozesse etabliert.

Migration:

Achtung: während der Migrationsphase gibt es eventuell eine Parallelphase, in der beide Systeme nebeneinander betrieben werden. Wir empfehlen folgende Migration der Daten:

Aktueller Seminarkatalog und Bildungshistorie:

-        Der aktuelle Seminarkatalog / Seminarangebote wird komplett migriert zusammen mit der Bildungshistorie – also Angebote sowie durchgeführter Seminare. Die Seminarangebote werden mit allen Inhalten und Attributen übernommen. Offene Seminaranmeldungen (also Status ausstehend) werden mit dem entsprechenden Status mit migriert. 

-        Abgeschlossene Seminarbeurteilungen und Lerntransfers sollten eigentlich nicht mit migriert werden. Laufende/offene Lerntransfers können über das alte System noch abgewickelt werden.

-        Laufende Weiterbildungsbeihilfen (auch genehmigte Workflows) sowie Genehmigungen zu Bildungsurlaubsanträge und Historie.

-        Daten zum Skill Management (sämtliche Tabellen zum Skill Management) inklusiv der aktuellen Skill-Daten der Mitarbeitenden.

-        Sofern ein Budget im System vorhanden ist, dann wird das SOLL-Budget migriert. Mit der Bildungshistorie müsste sich das Restbudget eigentlich automatisch berechnen.

 

Talent Management:

Mit Migriert werden die SOLL-Kompetenzen sowie die Kompetenzbewertungen der Mitarbeitenden. Alte Mitarbeitergespräche sowie sämtliche Beurteilungen sind nicht zwingend notwendig aber schön. Besteht später keinen Einblick mehr auf das alte Portal, sollten die alten Gespräch mindestens als PDF erstellt und in die elektronische Personalakte überführt werden.  Der Wechsel des Systems sollte idealerweise nicht in der Phase der Mitarbeitergespräche liegen. Vorsicht bei Abzug der Daten sind häufig noch Bewertungen, weil die Führungskraft diese möglicherweise noch nicht abgeschlossen hat. Diese kann allerdings einfach im alten System beendet werden. Muss allerdings dann zum Prozess der Historie.

Entwicklungspläne sollten mindestens als laufende Fälle migriert werden. Die alten Entwicklungspläne könnten auch als PDF in die Akte überführt werden. 

Bezüglich der Laufbahn werden die Daten zur Laufbahneinstufung komplett beim Mitarbeitenden übernommen.

 

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