Implementierung / Migration eines Personalmanagement Systems HR-Suite

Ähnlich wie ein Recruiting System verfügt auch das Personalmangement System über 4 Phasen bezüglich Implementierung / Migration – außer es existiert bereits ein solches System, das migriert werden muss. Dann sprechen wir eher von 5 Phasen.

·       Konzepterstellung

·       Technische Bereitstellung

·       Implementierung

·       Migration

·       Roll-out

Beginnen wir mit der Konzepterstellung und den allgemeinen Fragen.

Grundsätzlich gilt es zu klären, für wen das System überhaupt implementiert wird. Wie viele Gesellschaften sollen es ein? Müssen die Daten untereinander so geschützt sein, so dass Gesellschaft A nur Daten in A sieht oder betreut man alle Mitarbeitenden gesellschaftsübergreifend? In welchen Ländern soll das System ausgerollt werden und in welchen Sprachen? Gibt es bei mehreren Gesellschaften harmonische Prozesse wie Betriebsratsanhörung, Mitarbeiteranträge etc.  Welche Absender-Emailadressen sollen etabliert werde? Wie erfolgt die Anmeldung im Mitarbeiterportal – über die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden? (privat/geschäftlich) Ab wann erfolgt die Aktivierung des Accounts? Und ab wann die Deaktivierung (mit Überschreiten des Austrittsdatums? Besser wäre 3 Monate später. Werden die Accounts deaktiviert bei Elternzeit, Langzeitkrank, EU-Rente?

Welche Zielgruppe soll überhaupt in die HR-Suite? Angestellte, Praktikanten, Werkstudenten, Azubis, Rentner (wozu eigentlich?), Zeitarbeits-Mitarbeitende, freie Mitarbeitende?

Welche Daten/Felder/Informationen sind in der HR-Suite gewünscht? (Personalnummer, Stammdaten, Vertragsdaten, Ausländerstatus, Entgelt, Stundenwoche, FTE,
Schwerbehinderung, Qualifikationen, An- und Abwesenheitszeiten, Zeitkonten. Woher kommen die Daten, die in der HR-Suite sichtbar sind? Ist die HR-Suite führend? In der Regel schon.

Welche Schnittstellen sind gewünscht und mit welchen Daten?

Im weiteren Verlauf gilt es die inhaltlichen Fragen zu klären:

·       Wie soll der Stellenplan aufgebaut werden? Dient er lediglich als Berechtigungskonzept oder auch als FTE/Budget Übersicht?

·       Welche Onboarding Maßnahmen sollen berücksichtigt werden? (Digitale Laufzettel, Einarbeitungsprogramme, Pflichtdokumente, etc.)

·       Welche Führungskräfte- und Mitarbeiter-Self-Services sollen etabliert werden? (Personalmeldungen, Genehmigungsprozesse) 

·       Sollen An- und Abwesenheitsanträge etabliert werden? Wie erfolgt die Synchronisation mit der Zeitwirtschaft bzw. Abrechnung?

·       Werden weitere Prozesse gewünscht wie Betriebliches Eingliederungsmanagement, Vorschlagswesen, Arbeitsmittel etc.

Nach der Konzeptphase erfolgt die technische Bereitstellung des Systems. Zum großen Teil erfolgt dies in der Cloud. Nur noch wenige Unternehmen gehen hier auf eine on-prem Lösung. Die IT kümmert sich in der Regel um die Domain-Verwaltung, das E-Mail-Management sowie benötigten Schnittstellen

Sobald ein Zugang besteht, kann die Implementierung starten.

In der Regel wird der Stellenplan als erstes etabliert. Idealerweise kann dieser auf Excel vorbereitet und in das System hochgeladen werden. Achtung dies erfolgt auch häufig direkt im Zusammenhang mit den Mitarbeitenden. Wer noch keinen Stellenplan hat, der zieht sich die Daten aus der Abrechnung und erstellt den Stellenplan anhand der IST-Daten. Die zusätzlichen Berechtigungen werden hinterlegt. Mit dem Import der Mitarbeitenden werden zeitlich auch alle Daten in die Suite geladen, die später ersichtlich sein sollen. Ggf. werden diese Daten später nochmals neu hochgeladen. Wenn dies nicht in dem Konzept des Dienstleisters ist, dann müssten ab diesem Zeitpunkt die Daten unbedingt aktualisiert werden. Damit einhergehend ist die Festlegung, welche Daten sind in der HR-Suite. Welche werden führend in der HR-Suite gepflegt und die Etablierung der Schnittstelle zur Abrechnung. Welche Daten angezeigt werden sollen, hängt von den Prozessen ab sowie dem Wunsch, welche Daten die Führungskräfte sehen sollen.

Initiiert man eine HR-Suite sollte man sich nicht übernehmen und mit den ersten Grundfunktionen wie digitalen Entgeltnachweis, Stammdatenänderungen und Übersicht der Mitarbeitenden für die Führungskräfte starten. Erst sukzessive werden die anderen Prozesse etabliert. Nur wer bereits über eine HR-Suite verfügt, der baut diese inhaltlich erst nach und geht erst in den Roll-out, wenn diese vollständig ist.

Parallel zur Implementierung werden Gespräche mit dem Datenschützer und dem Betriebsrat geführt, so dass mit Ende der Implementierung der Übergang in den Roll-out fließend wird.

In der Roll-out Phase startet das System. Sofern nur wenige Prozesse vorhanden sind, benötigt es keine Schulung der Führungskräfte. Dies erfolgt erst mit den großen Workflows für Personalveränderungen.

Sollten Sie allerdings bereits über eine HR-Suite verfügen, stellt sich die Frage der Migration.

Über folgende Informationen kann man nachdenken:

·       Stammdaten/Vertragsdaten als Historie (wie lange zurück?)

·       Werdegang des Mitarbeitenden (Stationen, Historie der Aufgaben/Tätigkeiten/Job Titel mit Funktionen)                               

·       Nebentätigkeiten, Zeichnungsbefugnisse, Beauftragte                     

·       Geburtstage, Jubiläen                                                                   

·       Weitere Mitarbeiterdaten wie BAV Umwandlungen, Job-Rad Anträge und Status etc.                                                                 

·       Der Stellenplan mit allen Daten/Informationen (SOLL-Stelle, Stellenbesetzung) mit Historie?                                                      

·       Sämtliche Wiedervorlagen                                                             

·       Sämtliche Genehmigungsprozesse (Betriebsrat, Anträge der Führungskräfte sowie Mitarbeitenden?
Personalmeldungen, Anträge Elternzeit, Nebentätigkeit etc. siehe Konzept)                                                                                       
Wenn nicht möglich: wie können diese Daten in die digitale Personalakte überführt werden?

·       Digitale Entgeltnachweise aus dem Mitarbeiterportal (Historie) sowie sämtliche Dokumente,
die der Mitarbeitende ins Portal hochgeladen hat                            

·       Laufende Onboarding Maßnahmen (Einarbeitungsprogramme, Mentoren/Patenprogramme),
vorfristig erfasste Eintritte/Austritte deren digitaler Laufzettel noch durchgeführt wird                                                                          

·       Laufende Zielvereinbarungen sowie Historie der abgeschlossenen Zielvereinbarungen                                                                        

·       Laufende Zeugnisbeurteilungen?                                                   

·       Laufende BEM-Fälle sowie Historie der BEM Fälle?                        

·       Aktuelle, künftige sowie Historie von Untersuchungen?                    

·       Laufende Anträge betreffend Verbesserungsvorschlagswesen sowie Historie?                                                                                       

·       Laufende Entsendungen sowie Historie?                                        

·       Laufende An- und Abwesenheitsanträge sowie Historie sämtlicher Anträge bzw. Historie der Zeitkonten?                                            

·       Sämtliche Tabelleneinträge in der Datenbank, die zusätzlich in der alten HR-Suite angelegt wurden und nicht über die Abrechnung neu importiert werden können

Migrationsphase                                                       

Um so wenig manuelle Nachpflege wie möglich zu betreiben, empfehlen wir mit Etablierung einer neuen HR-Suite sämtliche Genehmigungsprozesse, die in der alten HR-Suite abgebildet sind, in die neue Suite zu übertragen. Erst wenn diese in der neuen Suite getestet und implementiert sind, kann das neue Portal online gehen und bei dem anderen alten Portal müssen die Genehmigungsprozesse deaktiviert werden. Laufende Genehmigungsprozesse werden nun in dem alten Portal noch abgewickelt. Diese müssen ggf. manuell in das neue Portal übertragen werden (die Ergebnisse der Anträge) als Korrekturbuchung.

An- und Abwesenheitszeiten                                                              

Vorsicht ist geboten, wenn die HR-Suite führend war in der Urlaubsanspruchsberechnung. Die korrekten Urlaubsstände sollten von einer Suite in die andere übertragen werden. Noch laufende Urlaubsanträge müssen sonst insb. bezüglich der Resturlaubskonten manuell übertragen werden.

Das gleiche gilt für digitale Krankheits-, bzw. Korrekturworkflows. Auch hier müssen möglicherweise manuelle Korrekturen erfolgen, da noch laufende Anträge ggf. nachlaufen.

Historie migrieren                                                                               

Bei allen Daten gilt grundsätzlich immer die Fragen, welcher Zeitraum für die Historie in Betracht kommt. Wer braucht welche Daten? Bei ausgeschiedenen Mitarbeitenden spielt dies keine Rolle mehr. Für aktive Mitarbeitenden hängt es eher am Prozess. Eine Gehaltshistorie ist sinnvoll zu migrieren. Zeugnisbeurteilungen und auf alte Zielvereinbarungen kann man auch verzichten. Pro Prozess muss geprüft werden, wer diese Daten noch benötigt und für welche Fälle (Beweispflicht) diese noch notwendig sind.   

Ihr HR|next Team

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