Mit Unterschrift eines neuen Mitarbeitenden ist die Motivationsstufe des Bewerbers am höchsten. Nun geht es langsam bergab. Um der Kaufreue – also den Wechsel zu einem anderen Unternehmen – entgegen zu wirken, startet der Onboarding Prozess direkt mit Vertragsunterschrift. Welche Möglichkeiten in Loga umsetzbar sind, erläutern wir in diesem Blog.
Stammdatenpflege
Mit Übernahme des Bewerbers in den Personalstamm ist das Mitarbeiterportal bereits jetzt aktiv für den neuen Mitarbeitenden. Am besten wartet man nicht bis zum Eintrittsmonat, sondern überführt den Datensatz direkt nach Vertragsunterschrift.
Seit kurzem kann der Mitarbeitend nun auch seine Stammdaten vor Eintritt im Mitarbeiterportal eigenständig erfassen. Das bedeutet, dass der „alte Personalfragen“, die vormals verschickt, vom Mitarbeitenden ausgefüllt übermittelt und dann in Loga abgetippt wurde, verändert wird. Die persönlichen Daten sind für den Mitarbeitenden ersichtlich und hier können Bankverbindung etc. auch vor Eintritt bereits gepflegt werden.
Willkommensmappe / Pflichtdokumente / Pflichtunterweisungen
Idealerweise startet dieser Prozess vor den Stammdaten. Mit Übernahme der Daten ins Personalmanagement kann ein Brief oder E-Mail an den Mitarbeitenden übermittelt werden, dass der künftige Kommunikationsweg digital erfolgt. Somit ist der Zugang zum Mitarbeiterportal kommuniziert.
Viele Unternehmen übermitteln dem neuen Mitarbeitenden auch einen ganzen „Ordner“ an Dokumenten, Betriebsvereinbarungen, Verfahrensanweisungen sowie Pflichtdokumente, die der Mitarbeitende zu lesen und zu unterschreiben hat. Dieser Wust an Dokumente empfehlen wir ins Mitarbeiterportal zu legen. Hier existiert die Möglichkeit, Links zum Intranet oder auch Dokumente als Information bereitzustellen. Neben diesen Informationen erkennt der Mitarbeitende auch sein Team, sein Vorgesetzter und die Unternehmensstruktur. Auch Kantinenpläne und Ersthelferlisten etc. sind abbildbar.
Neue Mitarbeitende müssen häufig auch Pflichtdokumente unterschreiben. Bevor diese nun alle mit dem Vertrag übermittelt werden, kann dies digital über Doku3 erfolgen. Wir stoßen diese Pflichtdokumente im Rahmen des Onboardings an. Die Dokumente werden per Workflow ins Mitarbeiterportal übermittelt. Hier kann der Mitarbeitende diese digital abzeichnen. Am Ende des Prozesses landen diese Dokumente automatisch in der digitalen Akte.
Auch Pflichtunterweisungen sind dabei möglich. Unterlagen können so per Workflow dem Mitarbeitenden übermittelt werden. Eigen Reflexions-/Kontrollfragen können eingebaut werden, so dass sichergestellt ist, dass der Mitarbeitende die Dokumente/Unterweisungen gelesen und verstanden hat.
Digitaler Laufzettel
Im Rahmen eines Eintritts müssen häufig viele Personen informiert werden. Beginnen wir mit der Anfrage an die Führungskraft, wann der neue Mitarbeiter wo starten soll, über diverse Stellen, die im Rahmen eines Eintritts Unterlagen ausgeben, Unterweisungen und Prozesse durchführen müssen. Idealerweise kann mit Doku3 ein Dokument mit allen To dos im Rahmen eines Eintritts per Workflow an die beteiligten Dritten übermittelt werden. Somit sehen alle Rollen, dass ein neuer Mitarbeitende anfängt. Mit Doku3 geht aber noch mehr. Hier können alle Beteiligte dann auch vermerken, dass sie die Aufgaben erledigt haben. Sie können Termine im Dokument setzten, die dann automatisch ins Outlook der Beteiligten übermittelt wird und parallel in Loga in der Auftragsbox ersichtlich ist.
Einarbeitung / Mentoren-/Patenprogramme
Auch Einarbeitungsprogramme oder Mentoren/Patenprogramme sind über Doku3 gut realisierbar, sofern es sich nicht über Bewertungen handelt. Checklisten oder Formulare zur Einarbeitung können über Doku3 angestoßen werden. Wer wann was macht, erfolgt über den Workflow an die jeweilige Person, die die Aufgaben sowie den Termin setzt. Auch die Durchführung kann so abgehackt werden. Am Ende können diese Formulare alle automatisch in die digitale Akte.
Ein kleiner Nachteil dabei ist allerdings, dass sich die Inhalte dieser Formulare nicht in Form von Masken speichern lassen. Das Formular selbst ist gespeichert in der Akte und auch die Termine sind im Outlook, nur zusätzliche Daten, die erfasst werden, sind nicht auswertbar und auch nicht gespeichert. Also beispielsweise die Inhalte der Einarbeitung sind nur im Formular – also nicht in einer Maske gespeichert in der Datenbank.
Probezeit / Review Gespräch
Review Gespräche – also 100 Tage Gespräche und Probezeitformulare – lassen sich auch sehr gut mit Doku3 realisieren, sofern es nur Formulare sind, mit einfacher Gestaltung. Die Frist kann in Loga hinterlegt werden. Mit Ablauf der Frist startet der Workflow und die Rückmeldung kann über das Dokument erfolgen. Eine Alternative besteht auch darin, die Probezeit als Bewertung abzufragen. Hier wäre dann allerdings das Modul Personalentwicklung relevant, die Bewertungen möglich macht.
Wer einfach eine kurze Befragung (Mitarbeiterzufriedenheit) nach den ersten Wochen starten möchte, der kann dies mit dem Modul Befragung ganz leicht gestalten.
Dieser Einblick zeigt, dass recht viel möglich ist. Gerne informieren wir Sie persönlich zu weiteren Onboarding Prozessen. Im nächsten Blog setzen wir den Fokus dann auf das Thema Zeitwirtschaft.
Ihr HR|next Team
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