Seit Jahren beobachten und begleiten wir Softwareimplementierungen oder Softwaremigrationen. Vor Jahren existierte der Posten Projektmanagement bei den IT-Dienstleistern gar nicht. Mittlerweile sind 10% der Implementierungsaufwände als zusätzliche Projektmanagement Pauschale üblich. Der Aufwand wäre auch gerechtfertigt, wenn die Leistung passen würde. Doch der erste Fehler erfolgt bereits bei der Vorstellungskraft des Kunden.
Die meisten Kunden denken, dass der „Posten Projektmanagement“ das Projektmanagement des Kunden wäre. Das ist allerdings ein Irrtum. Der Posten Projektmanagement berücksichtigt nur die Projektmanagement Aufwände des Dienstleisters. Wer also denkt, dass der Dienstleister sein Projekt planen, organisieren, steuern und im Budget sicherstellt – der irrt sich.
Doch was genau macht denn der Dienstleister?
Der Dienstleister wird im Rahmen des Projektmanagement sein eigenes Projekt so steuern, dass er für sich die in dem Vertrag geregelte Leistung so effizient wie möglich absolvieren kann. Das beste Beispiel ist der Projektplan. Im Rahmen eines Kick-off-Termins würde man erwarten, dass der Dienstleister den Projektplan vorstellt. Dies erfolgt meistens auch. Jeder Projektplan der IT-Dienstleister fokussiert sich allerdings ausschließlich darauf, was jener in groben Aufgaben zu bewältigen hat und was er ggf. von Ihnen benötigt. In der Regel schafft der Projektplan nicht einmal eine klare Transparenz vom Ablauf des gesamten Projektes. Ich meine hier einen detaillierten Projektplan – kein 4-Phasen-Modell gemäß Ist-Aufnahme, Prozessdefinition, Implementierung, Testing, Rollout. Was definitiv fehlt, ist eine klare Konkretisierung, welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt vom Kunden erledigt werden muss und wie viele Ressourcen er zu diesem Zeitpunkt benötigt. Meistens erfolgt die Terminierung nicht mal im Kick-off sondern wird im Laufe des Projektes sukzessive zugerufen. Zudem fehlen jegliche Aufgaben des Kunden selbst. Angefangen bei Datenabzüge für Migrationen, beteiligte Personen, Betriebsvereinbarungen, Datenschutz, Change Management, Kommunikation, Urlaubsabstimmungen etc.
Fazit: den Posten Projektmanagement wird man kaum beim IT-Dienstleister aus dem Vertrag streichen können. Denn er zeigt die Aufwände, um das Projekt auf der Gegenseite zu steuern. Hier sollte nur darauf geachtet werden, dass die Aufwände nicht zu hoch im Vertrag sind. Viel wichtiger ist jedoch, dass man die Verantwortung für das Projekt in die eigene Hand nimmt. Schreiben Sie Ihren eigenen Projektplan. Definieren Sie einen eigenen Projektmanager. Löchern Sie vor dem Kick-off Termin den Dienstleister so sehr, bis Sie verstanden haben, welche Arbeitsschritte von Ihnen erwartet werden und wie hoch die Ressourcen sind. Wenn Sie in der Lage sind, Ihrer Großmutter das Projekt zu erklären, dann schreiben Sie den eigenen Projektplan. Zögern Sie nicht bei jedem Arbeitsschritt der in der Folge anfällt, immer wieder genau nachzufragen, wer wann was bis wann tätigen muss. Als externe Projektmanager löchern wir täglich immer wieder die Dienstleister, bis es ganz klar wird. Nur Transparenz bringt am Ende ein erfolgreiches Projekt.
Zur Unterstützung des Projektmanagement haben wir in unserem Shop viele Tools. Stehen Sie vor einer Softwareeinführung oder -migration? Gerne helfen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Verfügung
Ihr HR|next Team
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