SAP Successfactors / SAP: Führendes System

Viele Unternehmen, die SAP nutzen, haben ihre Prozesse jahrelang optimiert. Externe Bewerbersysteme übermitteln automatisiert Bewerber zu SAP. Die Eintrittsmaßnahme wird komplettiert, Dokumente werden mithilfe Dokumentenerzeugungen erstellt und purzeln direkt in die digitale Personalakte.

Mit Einführung von Successfactors dreht sich nun einiges. Den größten Fehler, den man machen kann ist, SAP weiterhin als führendes System zu betrachten. Also den Prozess so zu lassen und dann von SAP aus das EC von Successfactors zu befüllen. Klar kann man den Org.Manager mit dem EC Stellenplan synchronisieren und ja klar kann dies automatisch erfolgen. Nur sinnvoll ist es nicht. Warum nicht?

Ob man das Recruiting Modul von SF nimmt oder nicht, ist grundsätzlich nicht relevant. Allerdings wollen die meisten Unternehmen nach Einführung von SF/EC auch Führungskräfte-Self-Services. Insbesondere die digitale Personalmeldung der Führungskraft für Neueinstellungen, Vertragsveränderungen soll etabliert werden. Das spart Zeit und Papier. Um diese Prozesse zu etablieren, bedarf es

a)     den Stellenplan, der besagt, welche Mitarbeiter darf ich sehen und verändern

b)     die Workflows, die Genehmigungsprozesse abbilden.

Basis für die Workflows ist wiederum der Stellenplan von EC, denn SAP kommt ja dann erst viel viel später.

Damit eine Führungskraft eine Personalmeldung – also Workflows starten kann – muss er zwingend seine Stellen sehen können. Alles, was die Führungskraft initiiert, ist größtenteils auf der Grundlage der Stelle – auf der ja sein Mitarbeitender sitzt. Sitzt keiner da, kann ich einen einstellen. Sitzt jemand da, kann ich diesen verändern (Entgelt, FTE etc.) oder versetzen. Die Daten, die nun im Rahmen von Personalmeldungen entstehen, verändern den Stellenplan im EC. Nach Abschluss eines Workflows oder einer Datenerfassung werden diese Daten zu SAP portiert. Somit wird Successfactors zum führenden System.

 

Einer der wichtigsten Fragen wird in dem Zusammenhang sein, wer darf in SF/EC eine Stelle anlegen und wer darf sie verändern. Darf eine Führungskraft im Rahmen einer Personalmeldung einen Workflow starten, wenn er keine vakante Stelle hat? Dann müsste er konsequenterweise die Berechtigung haben, eine Stelle anzulegen und diese im Rahmen eines Genehmigungsprozesses zu genehmigen. Bzw. darf die Führungskraft eine Vertragsveränderung (Arbeitszeiterhöhung eines Mitarbeitenden) initiieren, wenn die Stelle nicht über die notwendigen SOLL-FTE verfügt?

Wir erörtern diese Fragen gerne mit Ihnen. Kontaktieren Sie uns einfach.

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