Dezentrale Strukturen treten dann auf, wenn die Unternehmen über mehrere Standorte verfügen. Hier stellt sich die Frage, ob und welche Aufgaben möglicherweise zentral durchgeführt werden sollten und welche Vorteile dies bringt.
Grundsätzlich sei gesagt, dass es emotional immer schwierig ist, vorhandene dezentrale Strukturen zu zentralisieren bzw. teil-zentralisieren. Der häufig lang gelebte persönliche Kontakt wiegt schwer. Technisch prozessual betrachtet ist es einfach, Vorgänge von einem Standort zu einem anderen Standort zu übermitteln, sofern die Digitalisierung im Unternehmen ausgereift und die Geräte verfügbar sind. Persönlich treffen wir dann allerdings auf Menschen. Menschen, die möglicherweise technisch immer noch nicht so versiert sind. Bereits das Einscannen von Dokumenten wird teilweise zu einer Herausforderung. Geschweige denn die Bedienung von Apps oder Mitarbeitenden Portale.
Aber die Probleme beginnen häufig viel höher. Leiter dezentraler Einheiten wollen die persönliche Betreuung nicht aufgeben. Der Wechsel von vor Ort Betreuung (das ist meine Person – mein Ansprechpartner) zu einer zentralen Person, die per Teams oder E-Mail ansprechbar ist, bedarf einer großen inneren Veränderung. Wer heute als Führungskraft den Business Partner auf dem Schoss sitzen hat, um gemeinsam Excel-Gehaltserhöhungstabellen zu pflegen, wird sich schwertun, dies online durchzuführen. Insofern ist das Thema Organisationsstruktur auch immer gleich ein Prozessthema sowie ein Führungsthema – nämlich „was muten wir unseren Führungskräften zu“, was sollen die eigenständig erarbeiten (Zielbild Business Partner).
Aus diesem Grund scheuen sich auch viele Unternehmen radikalere Schnitte bei Zentralisierungen durchzuführen.
Wenn wir die dezentralen Organisationen beleuchten, dann orientieren wir uns in diesem Blog daran, welche Prozesse trotzdem zentral erfolgen können. Denn wenn alles dezentral erfolgt, dann kann man einfach das „Bild“ der zentralen Organisation nehmen, das dann für jeden Standort gilt.
Mit Fokus auf dezentrale Strukturen starten wir zunächst mit mittelgroßen Unternehmen. Diese Unternehmen zeichnen sich in der Regel so aus, dass eine Hauptverwaltung das Unternehmen steuert und dezentral Führungskräfte strategisch/operative Leitungen übernehmen. Wir orientieren uns an eine Unternehmensgröße von ca. 1000 Mitarbeitenden und 3 Standorten. Die Verteilung ist beispielsweise: Standort 1: 300 Mitarbeitende, Standort 2: 250 Mitarbeitende, Standort 3: 300 Mitarbeitende; Zentrale: 150 Mitarbeitende.
Im unteren Schaubild erkennen wir, dass es kein wesentlicher Unterschied ist, ob 50 Mitarbeitende mehr oder weniger betreut werden.
Bei einer dezentralen Struktur sollten die HR-Systeme einheitlich sein. Die Systemadministration obliegt dann der Zentrale. Die Abrechnungsleitung, die Vorgaben zur gesetzlichen Abrechnung übernimmt ist zentral angesiedelt.
Die Rolle Abrechnung ist idealerweise zentralisiert. Damit ist die Führung sowie Sicherstellung einheitlicher Prozesse gewährleistet. Auch die Vertretung ist dann einfacher. Würde man die Abrechnung auf die Standorte verteilen, dann wird das Risiko automatisch erhöht. (Vertretung, Risiko bei Ausfall etc.)
Vor Ort bleibt dann die Betreuung der Zeitwirtschaft. Sofern hier alle Prozesse digital erfolgen (Self-Services der Mitarbeitenden bezüglich Abwesenheitsanträge sowie Korrekturmeldungen), reduziert sich der Umfang der Rolle. Dann würde man allerdings die restlichen Aufgaben auch zentralisieren.
Die Leitung Personalmanagement definiert zentral die Schriftstücke/Vertragsvorlagen, arbeitet konzeptionell und steuert die dezentralen Referenten.
Die Referenten betreuen die Führungskräfte vor Ort. Allerdings sollten diese nicht zu operativ arbeiten. Hierfür gibt es die Rolle Sachbearbeitung.
Die Sachbearbeitung ist grundsätzlich nur notwendig, wenn der Digitalisierungsstand noch nicht gut ausgereift ist. Diese Rolle erstellt Arbeitsverträge, überwacht Probezeiten, scannt Dokumente in die elektronische Akte bzw. bringt Dokumente auf den Weg zur Zentrale. Mit Einführung einer Dokumentenerzeugung wird der Prozess ziemlich optimiert. Da werden Daten erfasst, die automatisch Verträge erzeugen bzw. Beteiligungsverfahren als Workflows starten. Sollte dieser technische Stand vorhanden sein, dann wird die Sachbearbeitung ziemlich obsolet. Denn der Referent oder die Führungskraft bringt die Entscheidung für einen Kandidaten in ein System, woraus sich Folgeprozesse automatisieren. Einzig das Einscannen von Dokumenten bleibt dann als operativen Prozess vor Ort.
Allerdings lohnen sich diese wundervollen technischen Prozesse nicht immer und nicht überall. Denn die Einführung digitaler Workflows mit Dokumentenerzeugung ist aufwändig. Sofern die Dokumente dann standort-übergreifend nicht harmonisiert sind, wird das Vorhaben zu aufwändig.
Trotzdem sollte man es gut prüfen, denn wie im u.a. Bild verdeutlicht, sind dezentral die Rollen immer nur Teilzeit. So bündelt man häufig Rollen auf eine Person. Diese Person muss aber auch erst wieder gefunden werden und im Zweifel benötigt es auch Vertreter.
Das Thema Recruiting sowie Bewerbermanagement erfolgt zentral über die Betreuung. Einzig das Auswahlverfahren bleibt vor Ort beim Referenten.
Für größere Unternehmen ist eine starke Zentralisierung nicht so notwendig. Allerdings müssen dann die Standorte auch größer sein. Ein Unternehmen mit vielen kleinen Standorten ist in der Struktur fast gleich wie bei dem o.g. Beispiel.
In unserem Beispiel sind ca. 5.000 Mitarbeitende beschäftigt. Dabei 500 in der Zentrale sowie Standort 1: 1000 MA, Standort 2: 2000 MA, Standort 3: 1500 MA.
Die Steuerung/Einrichtung und Pflege der Systeme sollte weiterhin zentral sein. Somit sind die Leitungen der Bereiche auch zentral angesiedelt. Aufgrund des Fachkräftemangels ist es sinnvoll, die Recruiting Rollen bzw. Prozesse zu zentralisieren. Das entlastet den Business Partner und verstärkt den Erfolg im Recruiting. Auch die Themen Aus- und Weiterbildung sollten zentral für die Standorte erfolgen.
Dezentral kann nun die Zeitwirtschaft sogar auch die Abrechnung erfolgen. Die Durchführung der Abrechnungsläufe ist immer zentral. Das Erfassen der Daten kann dezentral erfolgen. Wie im o.g. Beispiel hängt vieles vom Digitalisierungsstand ab. Je nach Situation bedarf es dann mehr oder weniger Sachbearbeitenden vor Ort. Der Referent bzw. Business Partner ist vor Ort und übernimmt dann auch die Führung des Teams. Die fachliche Führung ist allerdings stets von der Zentrale gesteuert.
Je nach Unternehmensgröße gilt es immer zu überlegen, wie der Anteil der FTE pro Rolle ist. Wird der Anteil geringer so ist die Vertretung schwierig und je nach Rolle auch das Risiko zu hoch.
Allerdings spielt der Fachkräftemangel auch hier eine große Rolle. Denn eine ausschließlich zentrale Strategie bedeutet nicht unbedingt, dass man die Stellen besser besetzen kann.
Dies war der letzte Blog zum Thema Organisation. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Nun kommt langsam die Weihnachtspause und für uns die Planung für das nächste Jahr.
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