HRnext Blog

Unser Blog soll dazu dienen, kurzfristig Informationen zur Verfügung zu stellen. Insbesondere möchten wir über das Thema Prozess-Architektur und seinen Auswirkungen auf die Prozesse, auf die HR-IT sowie auf die Organisation informieren. Dabei wollen wir Tipps zur Prozessoptimierung (GPO), zu gängiger Software und zu modernen HR-Organisationen zur Verfügung stellen.

Der Blog ist allerdings keine einseitige Kommunikation. Wir freuen uns auf Kommentare.

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Unser Blog soll dazu dienen, kurzfristig Informationen zur Verfügung zu stellen. Insbesondere möchten wir über das Thema Prozess-Architektur und seinen Auswirkungen auf die Prozesse, auf die HR-IT sowie auf die Organisation informieren. Dabei wollen wir Tipps zur Prozessoptimierung (GPO), zu gängiger Software und zu modernen HR-Organisationen zur Verfügung stellen.

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In den ersten Blogs haben wir startend aus der IST-Erhebung die HR-IT-Strategie entwickelt. Im letzten Blog dieser Reihe möchten wir einen kleinen Einblick in die Implementierungsstrategie sowie in einen möglichen Zeitplan werfen.
Darüber hinaus wollen wir einen Überblick über mögliche Implementierungsaufwände geben.
Nach der IST Erhebung und der Festlegung des Digitalisierungsbedarfs wird die SOLL-IT Landkarte einwickelt. Primär überlegt man zunächst weiterhin in Form von Modulen und dann erst in Form von konkreten Software-Lösungen.
Nach der Festlegung der SOLL-Module erfolgt dann auf Basis der IT-Prämissen die HR-IT Strategie mit der Simulation von IT-Szenarien.
Wie das genau erfolgt lesen Sie in diesem Blog.
Nachdem wir im letzten Blog bereits über die Vorgehensweise zur Erarbeitung einer HR-IT-Strategie sprachen sowie die IST-Erhebung der HR-IT Landkarte definiert haben, widmen wir uns in diesem Blog dem künftigen Digitalisierungsbedarf sowie den IT-Prämissen, die Rahmenbedingungen bilden zur künftigen Software-Landschaft.
Lesen Sie hier wie der Digitalisierungsbedarf ermittelt wird und welche IT-Prämissen relevant sind.
Der Wunsch nach Digitalisierung steigt. Führungskräfte und Mitarbeitende sollen über Portale Prozesse eigenständig durchführen und Personalabteilungen träumen davon, Daten nur einmal zu erfassen, um effizienter arbeiten zu können.

Die Wünsche sind oft klar. Die Umsetzung rätselhaft. Welche Software nehmen wir dafür. In welcher Software sollen wir welche Prozesse digitalisieren? Wie kommen die Daten von A nach B? Welchen Einfluss hat es auf meine Prozesse, wenn ich die eine oder andere Software einführe? Und welche Konsequenzen hat diese Software für meine HR-IT Landschaft? Welche Prozesse soll ich global denken – also international und welche Prozesse werden eher in lokalen Anwendungen abgebildet?

Um die Fragen zu beantworten bedarf es einer HR-IT-Strategie.
Die HR-IT Strategie definiert, welche Prozesse langfristig digital werden sollen und welche Prozesse in einer Software-Anwendung integriert sein sollen. Ebenfalls wird definiert, welche Prozesse in welchen Ländern und in welchen Sprachen erfolgen soll. Sofern Software-Anwendungen gesetzt sind, wird dies festgehalten, so dass künftige Anforderungen in dieser speziellen Software oder zumindest schnittstellenfähig zu dieser Software angeschafft werden. Die Strategie definiert auch den Datenfluss sowie führende Systeme.

Die Vorgehensweise ist wie folgt:

Phase 1:
Ermittlung/Festlegung der aktuellen HR-IT Landkarte

Phase 2:
Festlegung des Digitalisierungsbedarfes sowie der IT-Prämissen

Phase 3:
Definition der SOLL-IT Landkarte in Form von groben Modulen; Matching der Software-Anwendungen zur SOLL-IT Landkarte; Simulation von Szenarien

Phase 4:
Grobe Kostenermittlung, Grobstudie der Anforderungen sowie Schnittstellen, Festlegung der Implementierungsstrategie / Zeitplan, Ergebnisaufbereitung – Entscheidungsvorlage mit Vor- und Nachteilen

Starten wir mit der Phase 1.
Der Bereich Personalentwicklung umfasst alle Maßnahmen, mit denen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und die Motivation bei den Organisationsmitgliedern identifiziert, erzeugt und dadurch für das Unternehmen aktiviert werden.
Personalentwicklungscontrolling hat die Beurteilung und Beeinflussung von Effektivität und Effizienz aller Maßnahmen der Personalentwicklung und der Weiterbildung zum Gegenstand, die die Anforderungen des Unternehmens und die Fähigkeiten, Fertigkeiten und Motivationsaspekte der Mitarbeiter in Übereinstimmung bringen. Was bedeutet das im Einzelnen?
Der Bereich Personalmanagement umfasst sehr viele Themen – angefangen vom Stellenmanagement, Pre- und Onboarding über die Probezeit bis hin zum Austritt. Operativ handelt es sich hier um viele Prozesse, in welchen Betriebsratsanhörungen, Dokumentenerzeugungen und die Ablage relevant wird. Neben den vertraglichen Prozessen existieren auch viele weitere Prozesse wie Stammdatenänderungen, Schwerbehinderungen, Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen, Vollmachten und Konflikte bis hin zu Altersteilzeit, Jubiläen und Geburtstage. Siedelt man das Thema Gesundheitsmanagement, Arbeitsmittel, Dienstwagen, Jobrad etc. auch noch da an, wird der Bereich extrem komplex. Der Business Partner selbst agiert im Bereich Personalmanagement am stärksten. Viele Unternehmen überlassen das Rekrutieren bereits den Führungskräften, so dass der Business Partner sich maximal um die Auftragsklärung der Bedarfsermittlung kümmert und am Ende eher einen Quality-Check durchführt. Im Bereich Personalmanagement bedarf es viel stärkeren Input. Einerseits aufgrund stetiger Unternehmensveränderungen und -anpassungen, die entsprechendes People Management mit sich ziehen und andererseits aufgrund der persönlichen Belange der Mitarbeitenden, die wiederum einen vertraglichen Einfluss haben. Wie sieht das Controlling im Bereich Personalmanagement aus? Welche strategischen Kennzahlen existieren hierbei?
In unserer Juli-Blog-Reihe widmen wir uns dem Thema Personalcontrolling. Dabei legen wir den Fokus auf Prozesskennzahlen wie Qualität, Effizienz sowie Effektivität. Zusätzlich vermitteln wir auch einen ersten Einblick in Service Levels – also Kennzahlen zur Dauer von Ablaufprozessen.
Wir beginnen zunächst mit dem Thema Recruiting und werden in den nächsten Wochen Personalmanagement, Weiterbildung sowie Personalverwaltung vertiefen.
Kennzahlen zielen allerdings nicht nur auf die Qualität, die Effizienz sowie auf die Effektivität, sondern auch auf die Strategie ab. Lesen Sie in diesem Blog mehr Rund um Recruiting Kennzahlen und deren Anwendung.
Eine Weiterbildungssoftware / Talent-Software umfasst neben der klassischen Seminarverwaltung auch Themen der Personalentwicklung insbesondere Mitarbeitergespräche, Nachfolgeplanungen, Kompetenzmanagement etc. Der Wandel auf dem HR-IT Markt ist hier groß. Entweder wählen Unternehmen eine komplette HR-Suite aus, in der die Themen Weiterbildung und Personalentwicklung abgebildet sind, oder man wählt den Best-of-Breed Ansatz und fokussiert sich auf die besten am Markt. Manchmal ändern sich die Strategien hierzu auch, so dass insbesondere bei diesen Modulen/Software-Anwendungen doch ein reger Wandel ist. Wie eine neue Talent-Software implementiert wird und auf was man im Rahmen einer Migration achten muss, lesen Sie in diesem Blog.
Wer heute eine Personalmanagement Software (HR-Suite) neu einführen möchte, der steht zwar auch vor Herausforderungen – insbesondere bezüglich der Schnittstellen zum Abrechnungssystem. Doch wer bereits über eine solche Suite verfügt und diese migrieren möchte, hat einen kleinen Marathon vor sich.
In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie und welche Inhalte in einer solche Suite etabliert werden und reflektieren mit Ihnen, welche Daten im Falle einer Migration notwendig sind.
Im Juni starten wir eine neue Blog-Reihe, die sich dem Thema HR-Software-Implementierung und Migration widmet.
In der ersten Woche starten wir mit dem Recruiting System. Viele Unternehmen nutzen bereits ein Recruitings System mit einer Online-Bewerbungsmöglichkeit. Doch manchmal ist man damit unzufrieden und man möchte das System wechseln. In diesem Blog informieren wir über die Implementierung eines Recruiting Systems aber auch über die Migration eines solchen Systems. Stellt sich die Frage der Migration überhaupt?
Nach der Konzepterstellung und technischen Implementierung der digitalen Personalakte erfolgt der eigentliche Rollout. Allerdings findet der Rollout bereits viel früher statt. Denn die Zeitplanung und das Bereinigen der Akten dauert lange. Lesen Sie mehr zum Thema Scannen der digitalen Personalakten und Rollout der digitalen Personalakte.
Nach erfolgreicher Auswahl einer digitalen Personalakte erfolgt die Implementierung der Akte. In diesem Blog erläutern wir die Phase des Implementierungskonzeptes. Im nächsten Blog beschäftigen wir uns dann um das Thema Verscannen der Akten.
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