Häufig taucht die Systemfrage auf, wenn Prozesse digitalisiert werden sollen, wenn vorhandene Software ausläuft und ausgetauscht werden soll oder wenn aufgrund Fusionen eine grundsätzliche Software-Entscheidung ansteht. In allen Fällen wirft dies stets die gleiche Frage auf. Nämlich: wie stellen wir uns künftig auf. Wenn wir schon ein System austauschen, wollen wir nicht konsolidieren? Wollen wir nicht weg von der Puzzle Landschaft? Doch wohin? Und ist die Puzzle Landschaft bzw. die best-of-breed-Landschaft wirklich so schlecht?
INTEGRIERTE HR-LÖSUNG
Eine integrierte HR-Lösung bietet verschiedene Vorteile. Integriert bedeutet, dass in der Regel folgende Module in einer geschlossenen Software vorhanden sind. Geschlossen bedeutet, dass die Berechtigungen an einer zentralen Stelle einmal gepflegt werden. Auf dem Markt existieren durchaus Anwendungen, die optisch einer integrierten Lösungen ähneln. Schaut man dann hinter die Kulissen, entdeckt man mehrere Datenbanken und mehrere Berechtigungskonzepte. Das ist suboptimal, denn beim Eintritt, Austritt und bei Versetzungen müssen die Berechtigungen (Führungskräfte etc.) stets an diversen Stellen gepflegt werden.
Was ist alles drin?
In der Regel finden sich folgende Module/Prozesse in einer integrierten Lösung:
- Recruiting/Bewerbermanagement
- Personalmanagement
- Seminarmanagement (in der Regel ohne e-Learning)
- Teilweise Personalentwicklung
- Digitale Personalakte
- Serienbrieffunktion
- Lohn- und Gehalt
- Stellenplan
- Personalkostenplanung
Reisekosten finden sich teilweise – ist aber nicht die Regel. Im Vergleich zu den top Anbietern erfolgt in diesem Modul eher der Self-Service der Mitarbeitende – weniger das komplette Reisekostenmodul mit integrierten Spesensätze (national/international), sowie Mehrwertsteuerberechnung etc.
Einige Anbieter verfügen auch über eine Zeitwirtschaft oder sogar über eine Einsatzplanung. Hier muss man allerdings prüfen, ob die Module den Anforderungen genügen. Denn in der Regel gibt es hier sehr große Abstriche zu den top Anbietern.
Einige Anbieter bewerben ein integriertes Ausbildungsmodul. Allerdings sind auch hier große Abstriche zu den gängigen top Anbietern. Wer in der Lösung bereits die Ausbildungsinhalte, digitale Berichtshefte und komplexe Einsatzplanungen benötigt, sollte eine Spezialanwendung nutzen.
Vorteile einer integrierten Lösung.
In der Regel entfallen Doppelerfassungen also auch Reduktion von Fehler durch mehrmaliges Abtippen, da die Daten in einer Datenbank sind. Wer den best-of-breed-Ansatz wählt, nutzt Schnittstellen. Diese können häufig allerdings auch nicht alle Daten per Standard von A nach B bringen.
Mit einer integrierten Lösung fallen Schnittstellen weg bzw. fallen weniger an.
Zusätzlich sehen wir folgende Vorteile:
- Eine Plattform für Führungskräfte und Mitarbeitende
- Ein Anbieter/Lieferant (bei fehlerhaften Schnittstellen muss man stets mit Abgebendem und Aufnehmendem Anbieter sprechen – im Zweifel sucht man lange nach dem Fehler
- Geringeres Know-How für Systemadministratoren Je mehr Systeme man administrieren muss, umso mehr Know-How bedarf es im eigenen Team und umso mehr Vertretungssicherheit
- Datenschutz/Löschkonzept
Je mehr Systeme für HR-Prozesse genutzt werden, umso mehr muss sichergestellt werden, dass die Daten auch datenschutzkonform wieder gelöscht werden.
Nachteile einer integrierten Lösung:
Der größte Unterschied zu der best-of-breed-Lösung ist sicher die Fachlichkeit. Wer komplexe Anforderungen im Recruiting, im Learning/Talent oder aber auch im Personalmanagement hat, der sollte auf die integrierte Lösung verzichten. Komplexe Anforderungen im Recruiting sind beispielsweise Multi-Posting, viele Gesellschaften mit vielen Karriereseiten und komplexen Berechtigungen. Im Talent Bereich sprechen wir von komplexen aufwändigen Talent-Programmen, Nachfolgeregelungen, Entwicklungspläne, Fach- und Führungskräftelaufbahnen, Kompetenzmanagement etc. Und im Personalmanagement geht es um komplexe Workflows für Betriebsratsanhörungen, erneut viele Gesellschaften mit unterschiedlichen Logos und Layouts für die Briefschreiberei etc.
Neben den fachlichen Nachteilen existieren noch weitere:
- Ausfallsicherheit
Bei einem best-of-breed-Ansatz erfolgt kein kompletter Stillstand bei Systemstörungen. In einer integrierten Lösung allerdings schon. - Integrierte Lösungen basieren auf der Entgeltabrechnung. Wer also das System ändern möchte, wird automatisch auch die Abrechnung migrieren müssen, nur weil das Recruiting Modul nicht mehr den Anforderungen genügt. Das ist übel, denn dieser Gedanke alleine hindert die Wechselfreudigkeit. Also bleibt man bei dem System ist aber stets unzufrieden.
Für alle Software-Lösungen gilt allerdings, wer in der Cloud Prozesse digitalisiert – der verliert im Rahmen eines Systemwechsels alle Systemeinstellungen und baut in einem neuen System nochmals alles neu.
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