Die Personalabteilung sieht sich in den meisten Unternehmen als Mittelsmann zwischen Bewerbenden und Führungskräften. In unserem letzten Blog reflektierten wir die Notwendigkeit einer Vorselektion von Bewerbungen durch den Business Partner. Verfolgen wir diesen Gedanken weiter.
Bewerbungen sind der Führungskraft per System übermittelt worden – entweder direkt als Onlinebewerbung oder als Weiterleitung. Die Führungskraft prüft diese Bewerbungen und definiert einen Status. In der Regel „einladen“ oder „absagen“ bzw. bewertet die Kandidaten nach einem Bewertungsmuster. Die Führungskraft setzt also nur ein Zeichen, damit eine HR-Rolle den Prozess weiter bearbeiten kann. Im Fall einer „Absage“ prüft nämlich die HR-Rolle häufig, ob die Führungskraft die Selektion auch tatsächlich richtig vorgenommen hat. Zudem wird geprüft, ob die abzusagende Person möglicherweise auf eine andere Stelle passen könnte. Es wäre ja schade, die Bewerbung quasi zu verlieren. Damit einher geht allerdings, dass alle abgesagten Bewerbungen erneut gesichtet werden.
Die zweite Variante wäre, dass die Bewerbung im Vorfeld seitens der HR-Abteilung mit einem Vermerk „geeignet für andere Stellen“ versehen werden. Damit ändert sich die Effizienz nur nicht, denn auch in diesem Fall werden alle Bewerbungen gesichtet.
Um die Effizienz zu erhöhen, muss ein Weg gefunden werden, dass die Bewerbung direkt zur Führungskraft übermittelt wird, diese für sich selektiert und die Absagen quasi automatisch Pool-Bewerbungen bzw. Bewerbungen für alternative Stellen filtert, so dass nur diejenigen abgesagt werden, die tatsächlich nicht relevant sind. Insbesondere in einem Markt des Fachkräftemangels ist jede Bewerbung wichtig.
Leider gibt es einen solchen Automatismus nicht in einem System. Daher verfolgen wir folgenden Best-Practice-Ansatz.
Die Bewerbung sollte direkt zur Führungskraft, die den Status einladen oder absagen setzt.
Alle abgesagten Bewerbungen werden in einen Pool-Topf gespeichert. Also bekommt jeder Bewerbender zunächst eine Pool-Absage mit der Bitte um Aufbewahrung. Für vakante Positionen filtern die Recruiter nun den Pool durch. Klar sind da auch Bewerbungen drin, die nie relevant werden. In dem Fall wird beim ersten Sichten der Bewerbung der Status auf final Absagen gestellt, die eine verzögerte Absage nach x Wochen automatisch durchführt. Somit ist diese Bewerbung auch nicht mehr im Pool sondern in einem separaten Absage-Pool.
Damit dieser Prozess funktioniert, ist es notwendig, dass ein Recruiting System in seinem Pool auch gut suchen und filtern kann. Somit prüft jeder Recruiter nämlich bei einer neuen Vakanz immer erst den Pool, bevor extern ausgeschrieben wird.
Weitere Tipps lesen Sie im nächsten Blog.
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