Digitalisierungsaufwand Recruiting

Mit Auswahl eines Recruiting Systems stellt sich auch gleich die Frage der Implementierung und der notwendigen HR-Kapazitäten.

Wichtig dabei ist, ob bereits ein Recruiting System vorhanden ist und ein neues besseres das alte ablösen soll oder ob die Digitalisierung auf der „grünen“ Wiese erfolgt. Allerdings ist der grüne Wiese Ansatz in der Regel auch nur so grün, wie dies der Standard eines Systems mit sich bringt. Ist man bereits digital, hat man mitunter allerdings auch schon viele konzeptionelle Punkte geklärt, die viel Zeit in Anspruch nehmen.

Grundsätzlich gibt es 4 Phasen der Implementierung:

1.                  Konzeptphase/Anforderungsdefinition

2.                  Abstimmung mit den Gremien

3.                  Implementierungsphase/Testphase

4.                  Rollout

 

  • In der Konzeptphase wird definiert, für welche Gesellschaften welche Karriereportale gelten, ob es ein oder mehrere Onlinebewerberfragebogen gibt, welche Jobbörsen angebunden werden sollen, wie der Ablaufprozess für die Bewerber definiert sein soll (wer macht die Vorselektion, wie viele Schritte zum Auswahlverfahren gibt es und wer macht was dabei) wie die Templates zur Veröffentlichung der Anzeigen erfolgen sollen, wer grundsätzlich die Bewerber sehen und bearbeiten kann.

  • In der Phase der Abstimmung mit den Gremien fällt neben dem Erstellen einer Betriebsvereinbarung auch die Klärung mit den unterschiedlichen Gremien im Hause an. Dies können Betriebsräte/Personalräte/Mitarbeitervertretungen, Datenschützer etc. sein.

  • Die Implementierungsphase übernimmt in der Regel der Dienstleister. Allerdings muss hier die Personalabteilung aktiv zuarbeiten. Angefangen von Texten für die Email Benachrichtigungen bis hin zum ggf. selber im System anlegen von Vorlagen und Prozessen. Sollte das Berechtigungskonzept nicht abgeleitet werden aus einem Stellenplan gilt es auch die Führungskräfte und Referenten ins System zu bringen und Berechtigungen zu hinterlegen. In vielen Fällen erfolgt allerdings pro Ausschreibung erst die Berechtigung der Stelle. Die Implementierungsphase berücksichtigt auch das Testen der Anwendung.

  • In der vierten Phase erfolgt dann der Rollout mit Schulungen von Führungskräften und ggf. Handbucherstellung.

Eine übergreifende Phase ist das Projektmanagement, was nicht zu vernachlässigen ist.

Für die jeweiligen Phasen sehen die notwendigen Kapazitäten wie folgt aus: allerdings ist dies abhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens – internationale Konzeptionierungen oder hoch komplexe Gesellschaften mit vielen Betrieben sind hier viel aufwändiger und können nicht daran gemessen werden.

Konzeptphase: ca. 0,1 FTE – falls eine komplette Neuimplementierung ohne vorhandenes

Recruiting System: ca. 0,2 FTE bis 0,3 FTE

Gremienabstimmung: ca. 0,05 FTE

Implementierungs-/Testphase: ca. 0,1 FTE abhängig ob selber tätig im Customizing

Rollout: ca. 0,05 FTE – 0,1 FTE

Projektmanagement: 0,05 FTE

 

Eine Implementierung eines Recruitings Systems beläuft sich in der Regel über ca. 3 Monate.

 

Wir hoffen, Ihnen damit ein wenig weiter geholfen zu haben und stehen Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung.

Ihr

HR|next Team

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