Sie sind ein moderner Personaler und verstehen die Dringlichkeit digitaler Prozesse? Dann sind Sie nicht alleine. Die Frage ist nur, ob die Geschäftsführung das Projekt genehmigen wird. In der Regel bedarf dies nämlich einer ROI-Berechnung. Ohne scheinbare Kosteneinsparung geht aktuell fast kein Projekt über den Tisch. Mittlerweile werden hier Einsparungen erwartet vergleichsweise von Produktionsprozessen. Eine Rentabilität von 5 Jahre. Eine FTE-Einsparung von mehreren Kapazitäten steht als Forderung häufig im Raum.
Der Blick zum vernünftigen Verhältnis bezogen auf die Personalabteilung ist verschleiert. Man bedenke, dass bei ca. 1000 Mitarbeitenden ca. 10 Personaler tätig sind. Diese verteilen sich noch auf unterschiedliche Schwerpunkte. Wie könnte man da auch mehrere Kapazitäten entbehren. Der Hebel in dem unternehmensspezifischen Geschäftskern ist da weitaus größer.
Viel zu sehr werden dann bis zur Schmerzgrenze ROI-Berechnungen durchgeführt. Mit Genehmigung der Projekte werden die Kapazitäten auch häufig schon bald eingefordert. Was bleibt, ist eine ausgedünnte Personalabteilung und teilweise unfertige Digitalisierungsprojekte.
Doch es geht auch anders. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels und Sicherstellens der Datenschutzgrundverordnung sollten Digitalisierungsprojekte nicht den Schwerpunkt eines ROI haben, sondern vielmehr der Sicherstellung des laufenden Betriebs und der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
Argument 1: Datenschutzkonforme Bearbeitung
Betrachtet man die aktuellen HR-Prozesse, stellt man fest, dass vieles per E-Mail erfolgt (Anfragen/Genehmigungen/Rückfragen etc.). Darüber hinaus werden Dokumente erstellt, auf Laufwerken zwischen gespeichert und Excel Dateien als Übersichtslisten gepflegt. Kaum eine Personalabteilung hat derzeit datenschutzkonforme Prozesse. Das Löschen all dieser E-Mails, Dateien auf Laufwerken, Daten aus Excel Listen erfolgt in der Regel nicht oder sehr spärlich. Mit Einführung digitaler Prozesse ist es ein wichtiges Ziel, den Datenschutz (insb. das Löschen der Daten) zu gewährleisten. Zeigen Sie im Rahmen der Budgetanfrage auf, wie der manuelle Prozess in dieser Hinsicht verläuft und wie die der künftige Prozess datenschutzkonform erfolgen kann.
Die Einführung einer digitalen Personalakte beispielsweise spart keine Kapazitäten. Die paar Führungskräfte, die nun in die Akte digital schauen können, bringen keinen ROI. Das Einscannen in eine Akte kostet genauso viel Arbeit wie das Ablegen in eine physische Personalakte. Neben der Transparenz – die später noch erwähnt wird – ist allerdings das wichtigste Argument, das Löschen der Dokumente. Heute löscht bzw. eliminiert niemand Dokumente in einer physischen Personalakte, sofern ein Mitarbeitender ausscheidet. In einer digitalen Personalakte werden Dokumente automatisiert gelöscht je nach gefordertem Zeitraum. Auch bereits im Laufe der Arbeitsphase werden Dokumente datenschutzkonform gelöscht. Das Argument, dass die automatisierte Löschung Kapazitäten spart ist ein Irrglaube. Denn man kann nichts sparen, was man heute noch nicht macht. Vielmehr müssten die Personalabteilungen Kapazitäten erhöhen, um heutige Anforderungen umzusetzen. Also zielt die Digitalisierung der Personalakte auf eine Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen ohne Erhöhung der Kapazitäten.
Argument 2: Sicherstellung laufender Betrieb
Der Fachkräftemangel schlägt auch in der Personalabteilung voll durch. Kündigt beispielsweise eine Person aus der Entgeltabrechnung ist die Nachbesetzung schwierig und demnach ist die Sicherstellung der monatlichen Abrechnung in Gefahr. Insofern ist hier jeder digitale Prozess Gold wert. Aber nicht die Kapazitäten Einsparung ist das Ziel. Denn bezogen auf das Projekt wäre die Einsparung ja einmalig von X FTE auf Y. Der Fachkräfte Mangel dreht sich jedoch in einer Abwärts-Spirale. Jedes Jahr wird es enger. Vielmehr ist es wichtig, Know-How in digitale Prozesse zu verlagern, so dass die Verteilung der Aufgaben flexibler wird. Prozesse müssten wieder einfach werden. Spezialistenwissen sollte in Form von Standards digital definiert werden, so dass neue Mitarbeitende kürzere Einarbeitungen benötigen. Sonderlocken sollten harmonisiert werden, so dass Kopfwissen vom Standard abgelöst wird. Mit dieser Methodik können Rollen neu definiert werden. Fachpersonal wird entlastet und das Risiko wird gesenkt.
Argument 3: Transparenz schaffen
In Zeiten Corona haben wir erlebt, wie abhängig man von der Software ist. Nun haben viele Unternehmen ein mobiles Arbeiten eingeführt. Im Hauruck Verfahren können Mitarbeitende von Zuhause arbeiten. Der Prozessweg zum mobilen Arbeiten ist allerdings aufwändig und intransparent. Vieles wird über E-Mail kommuniziert. In Teams wurden gemeinsame Plätze erstellt oder Zugriffe auf Laufwerke wurden festgelegt. Wie sich jeder Mitarbeitende dabei organisiert und was wie wo abgelegt wird, ist fraglich und auch aufwändig.
Die Zusammenarbeit leidet unter der prozessualen Isolation. Früher waren alle Mitarbeitende eher zusammen auf einem Flur oder Büro. Nun ist es eher ein Wechsel von vor Ort und Home Office. Dadurch hat sich der mündliche Austausch reduziert. Rückfragen werden jetzt eher per E-Mail gestellt. Vorgänge auf Wiedervorlage gelegt, bis die Antworten eintrudeln.
Durch eine Digitalisierung wird die Transparenz von Vorgängen wieder erhöht. Vertretungen bezüglich Krankheit oder Urlaub sind einfacher, da die Vorgänge digital sind und nicht „manuell“ übergeben werden müssen. Eine einheitliche Plattform sichert zu, dass Vorgänge gefunden und Standards eingehalten werden können, auch wenn man nicht mehr zusammensitzt.
Hier spielt auch die digitale Personalakte eine große Rolle. Denn mit dieser Hilfe können Vorgänge direkt im Home Office in die Akte archiviert werden. Alternativ müssten die Vorgänge dann beim vor Ort Arbeiten erstmal abgelegt werden. Damit ist die „Ablage“ aktueller.
Fazit: Die Personalabteilung hat derzeit eine große Chance Digitalisierungsprojekte zu initiieren, ohne im Gegenzug Kapazitäten als Einsparung zu Rechnen.
Wir helfen Ihnen gerne mit Argumenten zur Realisierung Ihrer Projekte. Sprechen Sie uns einfach an.
Ihr HR|next Team
