Der Digitalisierung stoppt auch nicht vor der Entgeltabrechnung. Der Klassier ist bestimmt die Stammdatenänderung sowie der digitale Entgeltnachweis. State-of-the-Art sind leider beide noch nicht – doch es bewegt sich in die richtige Richtung.
Stammdatenänderungen
Die klassische Stammdatenänderung als Self-Service (Bankverbindung Adresse etc.) ist allen bekannt und in vielen Unternehmen tatsächlich schon eingeführt. Neben diesen Informationen können Mitarbeitende allerdings auch Schwerbehinderungen und Aufenthaltstitel melden und somit deren Stammdaten eigenständig anpassen. Insbesondere in dieser Zeit gilt auch der Impfnachweis (je nach Branche). Zusätzlich können selbstverständlich auch Kinder sowie Elternzeiten vom Mitarbeitenden gepflegt werden.
Digitaler Entgeltnachweis
Obwohl bereits bekannt und in vielen Unternehmen etabliert, wollen wir den digitalen Entgeltnachweis nicht ignorieren.
Zielvereinbarung
Der komplette Prozess der Zielvereinbarung mit unterschiedlichen Zielen beispielsweise nach dem SMART Prinzip sowie mit Abstimmung zum Mitarbeitenden können digital abgebildet werden. Auch ein Monitoring der Ziele im laufenden Jahr mit Review Terminen ist möglich. Ende des Jahres erfolgt dann auch digital die Zielbewertung, die entweder direkt einen Euro Betrag ermittelt oder eine Prozentzahl, die im späteren Verlauf in der Entgeltabrechnung die entsprechende Zielprämie auslöst.
Gehaltserhöhung
Individuelle Gehaltserhöhungen / Umgruppierungen können im Rahmen von Genehmigungsprozessen digital beantragt und dann auch umgesetzt werden. Interessant sind allerdings die kompletten jährlichen Gehaltserhöhungsrunden. Die sind zwar sehr komplex abbildbar, lohnen sich allerdings schon, da insbesondere aufgrund Datenschutzes aber auch Effizienz derzeit viel manuell erfolgt. Das jährliche Budget zur Gehaltserhöhung kann im Dashboard der Führungskraft hinterlegt werden (Prozentwert oder Euro). Nun sieht die Führungskraft alle Mitarbeitenden seiner Abteilung mit den derzeitigen Entgeltbestandteilen. Diese können nun in einer Simulation verändert werden, bis quasi das Budget aufgebraucht wird. Je komplexer dieser Prozess, umso aufwändiger die Umsetzung. Komplex wird es beispielsweise, wenn viele Entgeltkomponenten dann ineinander spielen wie variable Vergütung und Umgruppierungen, die dann auch die neuen Entgeltstufen ziehen sollen. Nach Simulation der Fachbereiche können nächsthöhere Führungskräfte die Planung prüfen, verändern und freigeben. So bleibt der Prozess digital bis zur höchsten Instanz, die im Rahmen eines Gremiums dann die finale Freigabe erteilt. Als Folge können selbstverständlich Erhöhungsbriefe erzeugt werden. Ebenso sind die neuen Entgeltkomponenten in der Abrechnung hinterlegt. Dieser Prozess ist aktuell noch nicht in vielen Unternehmen digital abgebildet.
Leistungsentgelt
Leistungsbeurteilungen für Leistungsentgelte oder alternative Bewertungen, die eine Entgeltkomponente mit sich ziehen, sind ebenfalls möglich und einfacher abzubilden, als die Gehaltserhöhungsrunde. Schwierig wird es dann, wenn die Führungskraft in einer Übersicht alle Mitarbeitenden sehen will und diese quasi parallel bearbeiten möchte. In vielen HR-Suiten erfolgt die Bewertung dann eher pro Mitarbeitenden. Die alte Bewertung kann häufig angezeigt und auch übernommen werden bzw. abgeändert werden. Im Ergebnis werden Punkte ermittelt, die in der Abrechnung dann einen Euro Wert ergeben.
Lebensarbeitszeitkonten
Die Umwandlung von verschiedenen Komponenten in Lebensarbeitszeit beginnt sich nun auch langsam digital zu etablieren. Der Mitarbeitende findet in seinem Mitarbeiterportal die Möglichkeit die vom Unternehmen ermöglichten Umwandlungen zu hinterlegen. Z.B. Weihnachtsgeld, Mehrarbeit, Urlaubsgeld, Zielprämien etc. Die Umwandlungskomponente wird gewählt sowie der Umwandlungsbetrag vermerkt. Diese Daten fließen dann in die Abrechnung und werden für die Lebenszeitkonten berücksichtigt.
Wir hoffen, Sie ein wenig inspiriert zu haben und stehen Ihnen gerne für weitere Auskünfte zur Verfügung.
Ihr HR|next Team
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