Nach der Festlegung der zu verlagernden Prozesse gilt es die derzeitigen (IST-)Kosten zu ermitteln.
Für Managed Services sind schwerpunktmäßig die Personalkosten relevant. Sachkosten wie Schulungskosten, Miete für Büros, Kosten für Technik, etc. sind in der Regel vernachlässigbar.
Zur Bestimmung der Personalkosten muss der personelle Aufwand für den bzw. die betroffenen Prozesse ermittelt werden. Zudem wird das jährliche Mengengengerüst erhoben.
Der Prozessaufwand in Minuten oder Stunden multipliziert mit dem Jahres-Mengengerüst ergibt den Netto-Kapazitätsaufwand. Dieser wird nun auf den Brutto-Kapazitätsbedarf hochgerechnet (Ausfallzeiten, Tagewoche, Arbeitstage, etc.).
Zudem werden die durchschnittlichen Arbeitgeber-Bruttopersonalkosten für die entsprechende bearbeitende Rolle (intern) als Durchschnittswert gebildet. Dieser Durchschnittswert wird mit dem Zeitaufwand multipliziert und so erhält man die eigenen (IST-)Kosten für die Managed Services.