Im Bereich HR-Administration sind die Unternehmen unterschiedlich aufgestellt. Entweder gibt es den klassischen Allrounder, der von der Vertragserstellung über die Zeitwirtschaft zur Abrechnung alle administrativen Tätigkeiten übernimmt. Oder ein Payroll-Sachbearbeiter pflegt häuft noch die Zeitwirtschaft, ist allerdings für das operative Personalmanagement wie Vertragserstellung, Probezeitenden etc. nicht mit verantwortlich.
Im Internet und auch in vielen strategischen Unternehmensberatungen kursieren pauschale Benchmark Zahlen, mit deren Hilfe die HR-Kapazitäten dann bemessen werden. Mit dem heutigen Blog möchten wir ein wenig zur Aufklärung über Aufgaben, Rollenbilder und Kapazitäten beitragen.
Unterschiedliche Rollenbilder:
Rolle 1: nur Payroll
- Verantwortlich für alle Erfassungen in der Gehaltsabrechnung (Eintritte, Austritte, Vertragsveränderungen, Entgeltveränderungen etc.). Ermittlung der Steuer- und Sozialversicherungspflicht, Prüfung der Beitragsbemessungsgrenze
- Sicherstellung der Entgeltfortzahlung für Langzeitkrank, Mutterschutz, Elternzeit, unbez. Urlaub, Pflegezeit etc., Rückforderungen von Überzahlungen
- Verantwortlich für das Meldewesen sowie für Bescheinigungen
- Pflege der Personalakte (Print oder Digital)
- Pflege der Abwesenheiten für die Entgeltrelevanten Prozesse
- Bei Gehaltsunterbrechung für unbezahlten Urlaub oder Pflegezeit Bestätigungsschreiben erstellen, Datenpflege in der Gehaltsabrechnung und in der Zeitwirtschaft
- Abrechnung von Mehrarbeiten, Schichtzuschlägen, Überstunden, Rufbereitschaften, Bereitschaftsdiensten, sowie berechnen und Erfassen von Prämien, Zulagen und Zuschüssen, Jahressonderzahlungen, Weihnachtsgelder, Urlaubsgelder etc.
- Bearbeiten von Pfändungen, Darlehen, Vorschüsse etc.
- Betreuung der betrieblichen Altersvorsorge-Modelle (ATZ, Sabbatical, Lebenszeitkonten, BAV etc.)
- Zahlbarmachung von Reisekostenabrechnungen
Rolle 2: nur Zeitwirtschaft
- Mitarbeiterstammdatenpflege und Ausgabe von Mitarbeiterausweisen sowie Zugang und Zutritt.
- Urlaubsanspruchsberechnung bei Eintritt, Veränderung, Austritt, Wechselschichten und Schwerbehinderung
- Erfassung aller An- und Abwesenheiten in der Zeitwirtschaft
- Kontrolle und Überwachung der Fehlzeitenmeldungen
- Anlegen von Zeitmodellen in der Zeitwirtschaft
- Überleitung zur Gehaltsabrechnung
- Hotline für das Zeitwirtschafts-System (für Self-Service Prozesse oder Einsatzplanung)
Rolle 3: Administration
- Vertragserstellung und Vertragsänderungen - Durchführung von Anhörungsverfahren
- Prüfen und Überwachen von Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung
- Gesundheitsmanagement, BEM
- Brieferstellung von Nebentätigkeiten, Beförderungen, Beauftragtenbestellung, Gehaltserhöhungen, Jubiläen, Freud & Leid etc.
- Erstellen von Ermahnungen und Abmahnungen
- Pflege des Stellenplans
Kapazitäten:
Die notwendigen Kapazitäten für die unterschiedlichen Rollen sind wie folgt:
- Rolle 1: Abrechnung 800 Abrechnungsfälle/FTE; Bei dieser Fallzahl ist der Abrechnungslauf sowie Drucken & Kuvertieren der Abrechnung inklusiv
- Achtung die Rentnerabrechnung ist weniger aufwändig – hier kann man den Faktor 1200 – 1500 Rentner/FTE ansetzen
- Rolle 2: Zeitwirtschaft 1000 Fälle/FTE – sollten digitale Urlaubsanträge und weitere Self-Service Prozesse etabliert sein, so gilt es die FTE Anzahl zu reduzieren.
- Rolle 3: je nach Aufgabenumfang ca. 450 – 500 Fälle/FTE
- Allrounder: ca. 300 Fälle/FTE Generalist, der alle Tätigkeiten der o.g. Profile wahrnimmt.
Die o.g. Benchmarks basieren auf eine normale Fluktuation sowie üblichen Vertragsveränderungsprozessen. Es versteht sich von selbst, dass ein Unternehmen mit vielen Ein- und Austritten mehr Arbeit verursacht, als ein Unternehmen mit geringer Fluktuation. Ebenso beeinflusst der Digitalisierungsstand die HR-Ressourcen enorm.
Um weg zu kommen von diesen pauschalen Faktoren können die notwendigen Ressourcen auch mit einer Kapazitätsberechnung berechnet werden. Sprechen Sie uns an – wir helfen Ihnen gerne weiter.
Ihr
HR|next Team
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