Nach Erstellung des Lastenheftes für eine digitale Personalakte geht es darum, die Anbieterliste zu definieren, das Lastenheft den Dienstleistern zu übermitteln und im Anschluss eine Bewertung (Scoring) der Rückmeldungen durchzuführen, um eine Software-Entscheidung zu treffen. Beginnen wir mit der Anbieterliste.
Anbieterliste
Die Anbieterliste sollte nicht zu groß sein. Früher gab es im Rahmen des Auswahlverfahrens stets Long List und Short List. Also man hat viele Anbieter angeschrieben, mit der Rückmeldung dann dezimiert auf 3 – 4 Anbieter, die dann zur Präsentation kamen. In der aktuellen Situation klappt dieses Verfahren nicht mehr. Die Software-Anbieter haben keine Zeit massenhaft Lastenhefte auszufüllen, mit der Hoffnung auf die Short List zu kommen. Es ist von Vorteil bereits mit der Short List zu beginnen und dann auch zu kommunizieren, dass man nur wenige Anbieter kontaktiert hat. So steigt die Motivation, dass Lastenhefte korrekt ausgefüllt werden. Wir erleben teilweise sogar mit dieser Methodik, dass Dienstleister sich dem Lastenheft verweigern und einfach nur online präsentieren wollen.
Seit der Corona-Zeit finden Präsentation klassischerweise nur noch online statt Auch hier achten die Anbieter auf Effizienz und möchten den Aufwand der vor Ort Anreise verhindern.
Umso wichtiger ist es also, die Anbieterliste gering zu halten. Wie dezimiere ich diese?
· Primär gilt es zu prüfen, ob unternehmensintern bereits ein „Archivierungssystem“ vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, kann geprüft werden, ob dies zu Einsatz kommen könnte. Damit fällt ein zusätzlich zu administrierendes System weg.
· Verfügen Sie bereits über eine HR-Suite, ein Personalmanagementsystem? Dann prüfen Sie, ob diese HR-Suite über ein extra Modul als digitale Personalakte verfügt. Alternativ nutzen Sie bereits ein Lohn- und Gehaltssystem. Auch hier kann angefragt werden, welche digitale Akte vorhanden ist.
Im Zweifel sind nun bereits 3 unterschiedliche Systeme im Fokus. Weitere Anbieter sind dann nur noch separate Speziallösungen, die an eine HR-Suite oder an ein Abrechnungssystem angebunden werden. Wichtig zu klären ist, welches System derzeit führend ist. Existiert eine HR-Suite – dann ist der Best-Practice Ansatz, die digitale Akte an die HR-Suite anzubinden. Schließlich möchte man ja eine neue Akte umgehend erzeugen und nicht erst mit Eintritt eines Mitarbeitenden. Existiert keine HR-Suite, dann wird die elektronische Akte an das Lohn- und Gehaltssystem angedockt.
Das Zusammenspiel Dokumente erzeugen und automatische Archivierung ist wichtig im Prozess. Wir empfehlen stets diese beiden Komponenten in einer Anwendung (Software) zu integrieren, sonst müssen alle erzeugten Dokumente per Schnittstelle in die Akte übermittelt werden. (Hinweis: viele Dokumente werden automatisiert in die Akte gespeichert).
Weitere Anbieter kommen also in Frage, wenn sie entweder an die HR-Suite oder an das Lohn- und Gehaltssystem andocken können und ggf. ergänzend eine Dokumentenerzeugung mitbringen, die in der aktuellen HR-Suite nicht vorhanden ist.
On Prem oder Cloud
Eine wichtige Frage bezüglich der Short List ist auch, ob die Software grundsätzlich in der Cloud oder on Prem (als eigene Installation) gewünscht wird. Bei der on Prem Lösung gilt es, technische Rahmenbedingungen der IT zu klären. Bei der Cloud-Lösung spielt weniger die Software, sondern das Rechenzentrum eine Rolle. Befindet es sich in der EU? Wie ist der Datenschutz? Ist das Rechenzentrum zertifiziert? Wird eine Geo-Redundanz gewünscht (gespiegelte Daten in einem Rechenzentrum außerhalb eines Radius von X-KM).
Scoring
Nach Erstellung der Short List werden die Anbieter angeschrieben. Die Rückmeldung des Lastenheftes wird ausgewertet und ein Scoring wird erstellt.
Wichtig ist, dass Hardware-Anforderungen oder Cloud-Anforderungen nicht in das Scoring fließen. Es sind in der Regel K.O.-Kriterien. Bei Nichterfüllung fällt der Anbieter raus der Anbieterliste.
Betreffend eines Scorings können unterschiedliche Themen betrachtet werden, die auch unterschiedlich gewichtet sind. Ein Bespiel Scoring ist in unserem Shop hinterlegt. Im Scoring wird bewertet, wie gut eine Anforderung umgesetzt ist. Zu den jeweiligen Anforderungen haben wir kurz den Best-Practice Ansatz vermerkt:
· Aktenanlage
Automatische Aktenanlage mit Anlegen eines Mitarbeitenden (umgehend – nicht über Nacht); Bei Wiedereintritt unter derselben Personalnummer wird die alte Akte reaktiviert
· Einscannen Scan-Software
Vorhandene Scanner können genutzt werden – auch Multifunktionsgeräte; achten auf Zusatzsoftware und Lizenzen
Automatische Indizierung eines Dokuments also einscannen und auslesen zu welchem Mitarbeitenden und welche Dokumentenart es ist.
· Berechtigungskonzept auf Dokumentenart?
Das Berechtigungskonzept sollte auf der Dokumentenart erfolgen, so dass definiert werden kann, welche Rolle für welche Art der Dokumente berechtigt ist. Zudem erfolgt die Berechtigung auf dem Reiter und auf der Personalnummer. Automatische Berechtigungen sollten durch führende Systeme (Stellenplan/Abrechnungssystem) gezogen werden.
· Digitaler Postkorb für Vorabscanning
Wichtig für das frühe Scannen – also scannen vor Bearbeitung: eine Rolle X kann ein Dokument einscannen und einem zuständigen Sachbearbeiter innerhalb der Akte weiterleiten. Erst nach Bearbeitung und Abschließen landet es in der Akte des Mitarbeitenden.
· Löschszenarien
Automatisches Löschen gemäß Löschkriterien der Dokumentenarten? Ist ein Datenschutzkonzept integriert? Können Dokumentenarten definiert werden, die automatisch nach Austritt gelöscht werden?
· Wiedervorlagen
Automatische Wiedervorlagen auf Basis der Dokumentenarten z.B. Abmahnung
· Pflichtdokumente
Dokumentenarten können zu Pflichtdokumenten definiert werden. Solange diese nicht in der Akte sind, steht ein offenes To do.
· Aktenstruktur
Reiter, Dokumentenart, blättern in der Akte, auffinden von Dokumenten, optische Übersicht der Dokumente
· Systemintegration
Absprünge aus der HR-Suite, aus dem Abrechnungssystem, um ein integriertes Arbeiten zu gewährleisten
· Migration
Ein Punkt, der oft vergessen wird. Wie kann man zur Not die digitale Akte migrieren? Ein Report mit den Mitarbeitenden – also Personalnummer, Register, Dokumentenart und Dokumentennamen ist unabdingbar zusammen mit dem Extrahieren der Dokumente. Es muss also ein Bezug zum Dokument auf einem Report möglich sein.
Nach dem Scoring steht das Ranking der Anbieter. Teilweise können Informationen zu obigen Themen erst im Rahmen einer Präsentation richtig bewertet werden. Dann bietet es sich an, ein Teil-Scoring zu erstellen, um die Anbieter zu dezimieren. Am Ende der Präsentation erfolgt dann die Gesamtbewertung. Nächste Woche geht es weiter mit der Implementierung der Akte.
Bitte beachten Sie auch unser Webinar zur Einführung einer digitalen Personalakte am 20. Mai 2022 um 10.00 – 11.00 Uhr.
Ihr HR|next Team
Möchten Sie unsere Neuigkeiten nicht verpassen? Dann registrieren Sie sich für unseren Newsletter.
