Auswahl Digitale Personalakte

Die Einführung einer digitalen Personalakte beginnt bei deren Auswahl. Das klassische Auswahlverfahren kann grob in 3 Stufen aufgeteilt werden:

 

1.     Fachanforderungen definieren
In dieser Phase werden die Fachanforderungen festgelegt – hierfür benötigt es noch kein detailliertes Implementierungskonzept

2.     Anbieterauswahl
Die Anbieterauswahl beinhaltet den Marktüberblick sowie das entsprechende Vorgehen im Auswahlverfahren

3.     Scoring
Das Scoring ist ein Ranking der Anbieter zur Entscheidungsfindung.

 

In diesem Blog starten wir mit den Fachanforderungen

Zielgruppe

Die Zielgruppe, die eine digitale Akte bekommen soll wird definiert. Konkret: sollen alle Mitarbeitende eine Akte bekommen? Auch Rentner? Auch Praktikanten? Auch freie Mitarbeitende? Werkstudenten etc? Bedenken Sie, dass jede Akte eine Lizenz bedeutet. (grundsätzlich rechnet man grob mit Euro 1,-/Mitarbeitende/Monat).

Aktenanlage

Wie erfolgt die Aktenanlage? Idealerweise können bereits Erstverträge, die seitens Arbeitgeber unterschrieben und beim Bewerber in Rücklauf sind in die digitale Personalakte gespeichert werden. Das bringt den Vorteil, dass jeder Berechtigte bei Rückfragen des Bewerbers das Dokument an einer zentralen Stelle einsehen kann. Unterschreibt der Bewerber, wird das Originaldokument eingescannt und der Entwurf wird ersetzt – das regelt der Barcode auf dem Dokument.

Dies hat allerdings zur Folge, dass der Prozessablauf geprüft werden muss. Der Best-Practice Prozess sieht vor, dass Bewerber mit Entscheidung zur Vertragserstellung vorfristig in die HR-Suite überführt werden. Damit wird automatisch eine digitale Akte angelegt. In der HR-Suite erfolgt dann die digitale Betriebsratsanhörung und die Vertragserstellung. Von der Vertragserstellung geht es nämlich direkt in die digitale Personalakte.

Verfügt man über keine HR-Suite kann der Prozess auch als vorfristige Erfassung im Lohn- und Gehaltssystem erfolgen, das die digitale Akte automatisch erzeugt.

Unterschreibt der Bewerber nicht, wird die Personalnummer in der HR-Suite bzw. Lohn- und Gehaltssystem gelöscht, das wiederum die Löschung der digitalen Akte mit sich zieht.

Hier geht es also um Schnittstellen, die es zu definieren gilt. Von welchem System wird die Akte an getriggert.

Viele scheuen noch die vorfristige Erfassung eines Bewerbers in der HR-Suite bzw. Lohn- und Gehaltssystem, weil ab da auch im Rahmen von Eintritten Schnittstellen zu Subsystemen bedient werden. Erst mit Vertragsunterschrift sollen die Daten an diese Systeme übermittelt werden. Hier kann über den Mitarbeiterstatus agiert werden. Solange der Bewerber nicht unterschrieben hat, ist der Status des „Mitarbeitenden“ schwebend. Schwebende Mitarbeitende werden von der Schnittstelle ignoriert.

Zu der Aktenanlage gehört auch die Frage Umgang mit einem Wiedereintritt. Soll die alte Akte bei Wiedereintritt reaktiviert werden mit allen Laschen? Erfolgt der Wiedereintritt unter der alten Personalnummer? Das wäre ideal, sonst bedarf es einer Anforderung, das Personalnummern quasi verknüpft werden können. Das ist aufwändiger. Die Verknüpfung muss dann in der HR-Suite/Lohn- und Gehaltssystem erfolgen und sich bis in die Akte mitziehen.

Register/Dokumentenarten

Jede digitale Akte verfügt über eine Rubrizierung – nämlich Register und Dokumentenarten. Prüfen Sie die Anzahl Hierarchien der Register, die Sie benötigen. Ebenso die Anzahl Dokumentenarten. Hinweis: Das Berechtigungskonzept zielt in der Regel auf Register und Dokumentenarten – NICHT auf Dokumente selber.

Im späteren Verlauf werden die Dokumente eingescannt und NICHT umbenannt. Das wäre zu aufwändig. Das Finden einer Akte orientiert sich dann nach dem Register und Dokumentenarten.

Dokumentenarten verfügen über Fähigkeiten wie beispielsweise Pflichtdokumente, automatische Löschung, Wiedervorlagen etc.

Verscannung

Eine Akte sollte revisionssicher sein. Deshalb können keine veränderbaren Dokumente abgelegt werden.

Dokumente kommen auf 3 Wegen in die Akte:

1.     Vom Erzeugen des Dokuments automatisches Speichern in die Akte

2.     Externe Dokumente werden eingescannt durch Indizierung oder durch Barcode

3.     Emails können in die Akte gezogen werden.

Wie gelangen Dokumente in die Akte? Darf direkt in die Akte gescannt/gespeichert werden oder bedarf es eines 4- Augen Prinzips als Workflow? Wie werden Dokumente verschoben (Lasche zu Lasche, Lasche zu andere Akte)? Wer darf das?

Prüfen Sie Ihre Scananforderungen. Wollen Sie bereits vorhandene Scanner nutzen? Komptabilität mit der Scansoftware.

Wird Vorabscanning eingeführt oder nachgelagertes Scannen? Bedarf es 2 Bildschirme? Muss das Dokument bei Vorabscanning in ein digitales Postkorb beim zuständigen Sachbearbeiter?

Wiedervorlagefunktionen/Notizen

Eine gute Akte verfügt auch über eine eigene Wiedervorlagemöglichkeit sowie Notizfunktion. Dokumentenarten lösen Wiedervorlagen aus, die dann als Sammelprozess z.B. geprüft und gelöscht werden können. Einzelne Dokumente der Dokumentenart z.B. Abmahnung lösen Wiedervorlagen aus, die mit Workflows zur Prüfung und dann ggf. gelöscht werden können.

Rollen und Rechte

Das Rechtkonzept verändert sich in der Regel mit Einführung einer digitalen Akte. Beachten Sie, dass die Einführung Betriebsratszustimmungspflichtig ist – auch die Aktenstruktur mit den Berechtigungen. Wir erleben es häufig, dass die ganze Personalabteilung vormals die Print-Akte sichten durfte, diese Rechte allerdings mit Einführung der digitalen Akte eingeschränkt wurde.

Grundvoraussetzung ist also ein Rolle/Rechtekonzept in der Software selbst. In der Regel gibt es grob 3 Kategorien der Berechtigungen. Mitarbeitende, Führungskraft und Personal. Allerdings gliedert sich Personal wieder auf in Zielgruppen. Woher ziehen sich die Berechtigungen? Aus der HR-Suite  (Stellenplan), aus dem Lohn- und Gehaltssystem (Abrechnungskreis). Wie regelt man eine automatische Berechtigung der Führungskraft? Woher kommen diese Informationen? Dies gilt es im Fachkonzept zu beschreiben.

Ebenfalls der Umfang mit der Vertretung. Darf ein Vertreter der Führungskraft die Akte einsehen?

Systemintegration

Insbesondere Mitarbeitende der Entgeltabrechnung schauen doch häufiger in die digitale Akte. Umso wichtiger ist es, dass man schnell in der Akte ist. Definieren Sie Absprünge aus andern Systemen z.B. Absprung aus dem Lohn- und Gehaltssystem (konkret Software benennen) beim Mitarbeiter aus der Maske X.

Schnittstellen

Sofern die Dokumentenerzeugung und die digitale Personalakte nicht ein und derselbe Anbieter sind, bedarf es hier zwingend einer Schnittstelle.

Je nach Prozess des Aktenanlegens bedarf es der Schnittstelle einer HR-Suite (Personalmanagementsystem) oder Lohn- und Gehalt.

Existiert ein separates Recruitingsystem, möchte man die Bewerbungsunterlagen nicht ausdrucken und neu einscannen sondern per Schnittstelle in die Akte bringen. Recruiting

Sofern ein externes Seminarmanagementsystem vorhanden ist, das möglicherweise Zertifikate erzeugt oder Zertifikate seitens Mitarbeitende hochgeladen werden, bedarf es hier einer Schnittstelle.

Im Rahmen von Mitarbeiter-Self-Services werden durchaus Dokumente seitens Mitarbeitende via Mitarbeiterportal übermittelt, die in die digitale Akte portiert werden müssen.

Möglicherweise verfügen Sie über ein Ticket-System, in dem Dokumente bezüglich der Prozesse hochgeladen werden. Auch hier bedarf es einer Schnittstelle zur digitalen Akte.

Zugriffsprotokollierung/Revisionssicher

Zu guter Letzte sollte in den Fachanforderungen auch die Frage nach der Protokollierung sowie dem Datenschutz erörtert werden. Wie wird geloggt? Wie gelöscht etc.)

Wir hoffen, wir könnten hiermit einen ersten Eindruck vermitteln.

Unser komplettes Lastenheft als Vorlage finden Sie im Shop.

Nächste Woche geht es weiter mit der Anbieterliste und dem Scoring der Anbieter.

Bitte beachten Sie auch unser Webinar zur Einführung einer digitalen Personalakte am 20. Mai 2022 um 10.00 – 11.00 Uhr.

 

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