In unseren letzten Blogs haben wir über die Auswahl, die Konzeptionierung sowie die technische Implementierung gesprochen. In diesem Blog widmen wir uns der Umsetzungsphase. Diese gliedert sich in mehrere Themen:
· Entscheidung selber Scannen oder Scandienstleister
· Auswahlverfahren Scandienstleister
· Vorbereiten/Bereinigen der aktuellen Akten
· Verscan-Verfahren
Selber scannen oder Scandienstleister?
Nach der technischen Implementierung kann das Verscannen der laufenden Vorgänge bereits starten. Man muss also nicht zwingend warten, dass die „Altakte“ verscannt wird, um digital zu werden. Damit es kein Durcheinander gibt, empfehlen wir zu einem Stichtag x zu starten. So weiß man, dass die alten Vorgänge noch in der physischen Akte sind und die neuen Vorgänge digital.
Viele Fragen sich, ob es nicht billiger wird, die Personalakte selber einzuscannen. Klar, wer nur 100 Akten hat, kann die im Laufe weniger Monate auch komplett selber einscannen. Bei mehr Akten wird es schon langsam aufwändig. In der Regel verfügen die Unternehmen über keine Hochleistungs-Scanner noch haben sie die entsprechenden Kapazitäten. Hinzu kommt, dass man nicht zwingend „fremde“ Personen zum Scannen einteilen möchte, da ja alle Unterlagen ersichtlich sind. Das selber einscannen führt auch häufig dazu, dass man die Aufgabe unterschätzt und dann teilweise über Jahre parallel läuft mit der physischen und digitalen Akte, was den Prozessablauf auch nicht effizienter gestaltet.
Scandienstleister
Die Auswahl eines Scandienstleister erfolgt beinahe analog der Auswahl der eigentlichen Software. Die Anbieter selbst haben häufig Kooperationen. Da kann man anfragen. Sonst gilt es über den Markt professionelle Anbieter zu identifizieren, die digitale Personalakten bereits verscannt haben. Hier lohnt es sich auf Anbieter zu gehen, die über Erfahrung bezüglich der Dokumentenarten der Personalabteilung verfügen. Über solide Angebote zu erfragen benötigt es ein paar Informationen. Eine Ausschreibungsdokument zur Anfrage einer Verscan-Dienstleistung finden Sie in unserem Shop. Primär gilt es beispielhafte Akten zu sichten und zu ermitteln, wie viele Seiten im Schnitt eine Personalakte hat. Beim Verscannen zählt am Ende jede Seite. Schnell sind 100 Seiten pro Mitarbeitenden in der Akte. Die wichtigsten Kriterien für einen Preis sind:
· Qualität des Dokumentes (schwarz/weiß oder Farbe, Scanqualität)
· OCR Scannung (ermöglicht später ein Suchen nach Schlagwörtern)
· Zustand der aktuellen Akten (Hängefiles/Ordner, entklammern/enttackern. etc.)
· Abhole-/Bringservice
Grundsätzlich wird jedes Blatt einzeln verscannt. Ein Vertrag hat dann mehrere Blätter. Wenn gewünscht wird, dass der Vertrag später als eigenes PDF aufgerufen werden kann, muss dies angefragt werden.
Die komplette Akte als eigenes Dokument in PDF-Form verscannen zu lassen, macht keinen Sinn. Die Ladezeit wäre dann viel zu lange, bis sich das Dokument später öffnet.
Allerdings gilt es zu klären, ob die aktuelle physische Akte vom Scan-Dienstleister in Register gescannt werden soll oder ob alle Dokumente in eine Lasche „Altakte“ verscannt werden. Die Überleitung der physischen Akte mit der aktuellen Reiterstruktur in die neue digitale Reiterstruktur verfolgen wir unter der Überschrift Vorbereitung der Akte. Für den Anbieter ist nur relevant, ob jener alles in ein Register scannen muss oder ob eine Scan-Struktur stattfinden soll. In der Regel verfügt der Anbieter über die Möglichkeit Dokumentenarten beim Scannen zu definieren. Hierzu benötigt er nur die Konzeptvorlage.
Das Entklammern und Enttackern von Dokumenten übernimmt der Dienstleister. Allerdings muss es vorher auch erwähnt werden.
Wichtig ist auch zu klären, wie weit der Scan-Dienstleister entfernt ist – also wie viel Aufwand steckt im Abholprozess. Insbesondere wenn die Gesellschaft dezentral strukturiert ist. Hier holt der Scan-Dienstleister dann die Akten von den Standorten ab. Nur bei kleinen Standorten können diese vorher in die Zentrale übermittelt werden. Wichtig ist nur, dass mit Abholung von Akten der Zugriff zur Akte für mind. 2 Wochen nicht verfügbar ist. Solange dauert es in der Regel von der Abholung, bis die digitalen Dokumente vorhanden und eingespielt werden.
Vorbereitung:
Die Vorbereitungsphase ist die aufwändigste Zeit. Jede Akte muss manuell geprüft werden, denn häufig finden sich Dokumente zwei- bzw. dreifach beispielsweise Zeugnisentwurf, 2. Version und finale Version. Alle Blätter/Dokumente die nicht verscannt werden sollen, werden rausgerissen. Auch uralte Dokumente, die keinen Belang mehr haben. Teilweise sind Personalakten auch einfach ein Ablageort für Dokumente, wo man nicht weiß wohin damit.
Je nach Konzept kann es sein, dass sich die Reiterstruktur ändert. Ist dies der Fall, dann gilt es zu entscheiden ob die Altakte umsortiert wird, damit nach dem Verscannen auch eine gute Übersicht herrscht oder ob alles in die Lasche „Altakte“ verscannt wird. Im ersten Fall muss die Akte in der Regel auch physisch umsortiert werden. Auch die Reihenfolge der Dokumente ist relevant. Die Dokumente haben später erstmal alle das gleiche Scandatum und sind chronologisch nach der Reihenfolge im System. Es macht also Sinn, das aktuellste oben auf zu haben, so dass man später auch die aktuellen Dokumente als erstes findet.
Diese Vorbereitungszeit nimmt in der Regel mind. 30 Min./Akte in Anspruch. Sobald die Reiterstruktur bekannt ist und entschieden wird, dass in die Reiter verscannt wird, kann damit umgehend begonnen werden. Wir empfehlen täglich X-Akten zu bereinigen und diese dann „grün“ zu markieren. Ab diesem Zeitpunkt wird nur noch „sauber“ abgelegt.
Verscan-Verfahren
Mit Entscheidung zum externen Verscannen wird auch der Abholprozess geregelt. Idealerweise gibt es keinen Bringprozess. Der Anbieter scannt und archiviert die Akten für einen Zeitraum. Später werden diese datenschutzkonform geschreddert. Wer will, kann sich selbstverständlich die Verträge/Nachträge etc. zurückbringen lassen. Das ist allerdings aufwändig. Wenn überhaupt, sollten diese dann eher nach Scan-Datum in Ordner abgelegt werden. Denn sonst bleibt man am Ende bei 2 Akten (physisch und digital).
In der Regel scannt ein Dienstleister so ca. 400 Akten pro Woche. Je nach Größe des Unternehmens werden die Akten also in Etappen abgeholt. Wer 5.000 Akten zu verscannen hat, möchte schließlich nicht so lange ohne Akten bleiben.
Pro Abholung wird eine Mitarbeiterliste erstellt. Der Abholer quittiert den Empfang der Akten (Check-out). Nach Verscannung werden die Daten übermittelt und eingespielt. Beim Einspielen erfolgt der Check-in. Es müssen alle Akten da sein, die man übergeben hat. In der Regel erfolgt auch ein QS-Prozess beim Einspielen der Akten.
Dies war der letzte Beitrag dieser Blog-Reihe. Gerne stehen wir Ihnen zum Thema digitale Personalakte persönlich zur Verfügung.
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