Führungskräfte-Self-Services wie digitale Eintritte, Austritte und Vertragsveränderungen, Entgeltanpassungen sowie vieles mehr gestalten sich extrem aufwändig in der Implementierung. Die Wunschvorstellung ist, dass sich Führungskräfte einloggen, Daten erfassen, diese über einen mehrstufigen Genehmigungsprozess zur Entscheidung bringen, die Personalabteilung den Vorgang übernimmt und daraus eine BR-Anhörung via Workflow initiiert mit anschließender automatisierter Vertragserstellung.
Ein enorm komplexer Prozess der pro Art – also z.B. Einstellung – mindestens 10 Tage Implementierung ansetzt (ohne Vertragserstellung). Multipliziert man dies auf alle Self-Services ist schnell ein 100-Tage Budget kalkuliert. Das kostet nicht nur extrem viel Geld. Die Zuarbeit muss auch, gewährleistet sein, die in dem Fall ca. 150 bis 200 Tage Invest bedeuten.
Wäre es da nicht schön, wenn man elfenhaft ein System aus dem Boden zaubern könnte, das mit wenig Aufwand implementiert wäre?
Häufig verfügen viele Unternehmen bereits über ein Intranet, in welchem die ganzen Formulare und Anträge hinterlegt sind. Leider werden diese Anträge dann in der Regel per E-Mail oder Hauspost übermittelt. Wenn jetzt genau an dieser Stelle, wo eh schon all die Anträge liegen noch eine Möglichkeit bestünde, die Formulare und Anträge datenschutzkonform in einem System der Personalabteilung zu übermitteln, wäre die Akzeptanz der Mitarbeitenden groß. Durch die strukturierte Übermittlung an die Personalabteilung wäre bereits eine Klassifizierung des Vorgangs erfolgt. Zuständige Sachbearbeitende könnten diesen bearbeiten und somit wäre eine Transparenz aller Beteiligten sichergestellt.
Ein kleiner Schritt für das Unternehmen – ein Großer für die Kunden der Personalabteilung. Denn darüber ließen sich alle Self-Services auf einmal umsetzen.
Toll wäre es, wenn darüber hinaus die Kommunikation über dieses System zentral abgewickelt werden könnte und damit das Thema Datenschutz endlich vom Tisch wäre.
Mit geringem Budget und kurzer Implementierungsdauer schafft der eplas.HR TaskMaster genau das:
- Etablierung von Self-Services über ein zentrales System, das alle Anfragen abbildet
- Datenschutzkonforme digitale Übermittlung von Information sowie zentralisierte Kommunikation
Wie wäre das konkret?
Die Führungskraft startet beispielsweise einen Vorgang, wählt eine Kategorie aus – z.B. Neueinstellung (Eintritt) – und kann nun entweder das herkömmlich genutzte, alt bekannte Formular der Personalmeldung ausgefüllt anhängen oder sie vermerkt in einem Textfeld die notwendigen Informationen zum Vorgang.
Im Bedarfsfall lassen sich danach über Aufgabenanfragen Genehmigungen von Dritten (Vorgesetzte/r, Personalcontrolling, …) leicht und unbürokratisch einholen sowie erteilen.
Im nächsten Schritt erhält die Personalabteilung den Vorgang und bearbeitet ihn in den vorhandenen HR-Systemen (z.B. Anlage im Abrechnungssystem sowie im Personalentwicklungssystem, etc.).
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Ihr HR|next Team
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