Die Prozesse der Personalbetreuung lassen sich in der gleichen Struktur analysieren wie auch die Recruiting Prozesse.
Nämlich nach den vier Parametern:
- Effizienz
- Effektivität
- Qualität und
- Service
Kosten spielen sicher auch eine große Rolle. Viel mehr geht es aktuell allerdings darum, Kapazitäten zu sparen, um die anfallende Arbeit auch bewältigen zu können, denn HR-Experten werden rarer.
Im operativen Personalmanagement fallen weit über 100 Prozesse an. Angefangen vom Onboarding, Vertragsveränderungen bis hin zum Austritt. Jeder dieser Prozesse könnte im Detail analysiert werden. Zur Steuerung orientieren wir uns an der Zielsetzung der operativen Personalbetreuung. Achtung die strategische Personalbetreuung unterscheidet sich stark von der operativen Betreuung, die sich dann auch mit komplett anderen Kennzahlen messen lässt.
Ziele der operativen Personalbetreuung
- Hohe Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Führungskräfte
- Sicherstellung eines qualitativen Output Managements
- Kostengünstige Personalbetreuung
Wie messen wir diese Ziele?
Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Führungskräfte kann über eine regelmäßige Kundenbefragung ⧉ erfolgen.
Die Sicherstellung der Qualität ist vielseitig messbar.
Der wichtigste Output in der Personalbetreuung ist die Datenqualität im HR-System sowie die Ergebnisdokumente wie Verträge/Nachträge.
Im Rahmen der Mitarbeitenden- /Führungskräftebefragung kann die Zufriedenheit mit der Qualität auch befragt werden. Eine andere Möglichkeit besteht auch darin, die Systeme – also die Daten sowie den Output zu messen.
Die Datenprüfung gliedert sich in zwei Phasen:
- Datenerfassung zur Dokumentenerstellung
- Datenerfassung für die Abrechnung
Im besten Fall werden Daten in ein HR-System erfasst, damit erzeugt sich das Dokument und die Daten sind für die Abrechnung bereits im System. Wird ein Fehler im Dokument erkannt, müssen die Daten im System geändert werden, um das Dokument erneut zu generieren. Die Korrekturen lassen sich je HR-System auswerten. Zur Vermeidung von Fehlern kann die erstmalige Datenerfassung mithilfe eines 4-Augen-Prinzips erfolgen.
Doch leider arbeiten noch wenige Personalabteilungen mit dem Best-Practice Ansatz, so dass die Fehlermessung bei den Verträgen tatsächlich eher über eine Strichliste der „Prüfer“ erfolgt. Die Prüfer sind in dem Sinne die Teamleitung, bzw. die Kollegen. Weitere Optimierungen in Bezug auf die Dokumente sind die Einführung digitaler Checklisten, die via 4-Augen-Prinzip den Vorgang prüfen. Der Prüfer und das Ergebnis werden dokumentiert. Dies wäre dann auch auswertbar.
Die Datenqualität kann im Rahmen von Prüfungen mithilfe eines IKS (Internes Kontroll-System) geprüft werden. Die gängigen IKS Systeme werden allerdings eher auf die Abrechnung aufgesetzt, so dass die Prüfung der Daten häufig erst zum Zeitpunkt der Entgeltabrechnung erfolgt. Auftretende Fehler werden dann korrigiert. Über das IKS-System kann eine Korrekturliste erstellt werden, die auflistet, welche und wie viele Korrekturen durchgeführt wurden.
Die Messbarkeit der Kosten richtet sich nach der Effektivität (wie viel Zeit – bzw. wie viele Kapazitäten werden im Verhältnis der Mengengerüste benötigt), der wahrgenommenen Service Levels sowie der effektiven Personalkosten der entsprechenden Rollen. Der Aufwand der Korrekturen müsste dann eigentlich im Rahmen der Zeitanteile mitberücksichtigt werden. Eine geringe Fehlerquote beschleunigt den Ablaufprozess immens.
Möchten Sie mehr erfahren, wie Sie die Qualität der Betreuungsprozesse sicherstellen? Dann sprechen Sie uns gerne an.
Ihr HR|next Team
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