Prozesskennzahlen sind wichtig, um Effektivität, Effizienz, Qualität und Service der HR-Prozesse zu prüfen, zu benchmarken und zu überwachen. Wer Recruiting Aktivitäten startet, der möchte auch wissen, wie effizient die entsprechenden Maßnahmen sind. Wer Budget in seine Arbeitgeberattraktivität investiert, der möchte auch wissen, ob sich der Invest auch gelohnt hat.
Prozesskennzahlen dienen insofern der stetigen Überprüfung des Prozesses einerseits als Vergleich Vergangenheit/Gegenwart und andererseits als Möglichkeit des Benchmarks.
Wie bereits oben erwähnt, können wir Prozesse in vier Kategorien messen.
- Effizienz
- Effektivität
- Qualität
- Service
In dem u.g. Schaubild kann man erkennen, dass die Kriterien Effektivität und Effizienz auf einer Achse liegen sowie die Qualität und Service. Das liegt daran, dass beispielsweise Effizienz gegen die Qualität arbeitet. Möchte man seine Prozesse optimieren, muss man sich im schlimmsten Fall für eine Achse ggf. sogar für ein Kriterium entscheiden. Grundsätzlich stellt sich häufig die Frage, ob Qualität bzw. Service die Effizienz sticht.
Effektivität misst sich stets in Form einer Zeit. Am Beispiel eines Recruiting Prozesse wäre die Effektivität die Reaktionsgeschwindigkeit sowie der Bearbeitungszeitraum (Dauer Bewerbung bis Feedback, Dauer Terminierung Einladung, Dauer finales Feedback, Dauer Entscheidung bis Vertragserstellung). Möchte man diese verbessern, optimiert man den Ablaufprozess in Richtung Best-Practice Prozess, reduziert manuelle Arbeitsschritte, digitalisiert Prozesse.
Effizienz misst sich anhand von Kosten. In unserem Beispiel wäre die Effizienz die Rolle des Bearbeiters bzw. die Personalkosten der Rolle. Alternativ könnte man auch das Recruiting System austauschen, um die IT-Kosten zu senken. Je nach Häufigkeit des Prozesses multipliziert sich die Effizienz mehr oder weniger. Möchte man die Effizienz erhöhen, verlagert man beispielsweise Aufgaben an Rollen mit einer geringeren Vergütung. Bei Bewerbungen (sofern man viele Mitarbeitende einstellt) lohnt es sich auf den Prozess zu schauen, den eine Masse an Vorgängen erhöht den Einspareffekt.
Die Qualität bemisst sich am Output des Prozesses. In unserem Beispiel des Recruitings könnte dies der einzustellende Kandidat sein, die qualitative (fehlerfreie) Bewerberkorrespondenz, das Feedback des Bewerbers.
Optimiert man nun das Einstellungsverfahren (Dauer Interview. Auswahlverfahren etc.), mit dessen Hilfe die Qualität des Einzustellenden optimiert wird und reduziert beispielsweise die Teilnahme an Gesprächen seitens Business Partners, so steigert man umgehend die Effizienz (Personalkosten) sowie die Effektivität (Dauer des Prozesses) zulasten der Qualität.
Der Service ist der Leistungsumfang, den die HR-Abteilung anbietet. Nicht zu verwechseln mit der Qualität. Im Café erhält man einen sehr guten Kaffee. Die Qualität ist geschmacklich toll. Der Service ist ggf. der Keks, der dazu geliefert wird, oder der freundliche Umgang, weil bedient wird und man den Kaffee nicht selber ziehen muss.
In unserem Recruiting Prozess ist der Service beispielsweise die Erstellung einer Stellenanzeige für die Führungskraft, das Abholen eines Bewerbers vom Empfang, die Bewirtung beim Gespräch, das Einfordern der Reisekosten etc. Je mehr Service man anbietet, desto teurer wird der Prozess. Interessant ist die Frage, ob der Service Level (also die angebotene Dienstleistung) für alle Zielgruppen im Prozess und auch übergreifend gleich sein muss. Beispielsweise ob die Bewirtung, das Abholen, die Reisekosten für einen Praktikanten gleich erfolgen wie für einen Experten.
Nach dieser ersten Einleitung vertiefen wir die Kennzahlen der Hauptprozesse in unseren nächsten Blogs.
Lesen Sie nächste Woche die Kennzahlen des Recruitings und wie man in Zeiten des Fachkräftemangels seine Prozesse steuert.
Ihr HR|next Team
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