In vielen Unternehmen erfolgt der Antrag für eine Nebentätigkeit noch manuell formlos oder mithilfe eines Formulars. Dabei kann der Prozess mit geringem Budget digitalisiert werden.
Der Best-Practice Prozess startet im Mitarbeitenden Portal. Hier erscheint eine Maske mit den notwendigen Feldern wie Arbeitgeber, Tätigkeit, Häufigkeit, etc. Ein entsprechendes Formular finden Sie bei uns im P3-Portal.
Nach Absenden des Antrags startet der Genehmigungsprozess, der vom Vorgesetzten im Rahmen der „Wettbewerbsbrille“ bewertet wird. Nach Bewertung erhält die Personalabteilung den digitalen Antrag und kann diesen nun genehmigen bzw. ablehnen. Bei Ablehnung, was in der Regel ja quasi nie vorkommt, erfolgt die Mitteilung im Mitarbeitenden Portal mit der Begründung.
Mit Genehmigung des Antrags erhält der Mitarbeitende auch eine Mitteilung im Portal mit dem Hinweis, dass dies für ein Jahr befristet ist. Ebenfalls erfolgt die Aufklärung unter welchen Rahmenbedingungen die Nebentätigkeit erfolgen muss (Stichwort: Arbeitszeitgesetz etc.).
Die Nebentätigkeit ist im HR-System vermerkt. Ende der Befristung erfolgt automatisch eine Anfrage beim Mitarbeitenden, dass die Nebentätigkeit ausläuft und neu beantragt werden soll. Machen Sie es nicht zu kompliziert. Der Mitarbeitende kann ruhig den Antrag nochmals schreiben. Die Befristung ist insofern positiv, als dass man sonst haufenweise Datenleichen im System hat. Wer weiß schon, welche Nebentätigkeit tatsächlich heute noch wahrgenommen werden.
Schreiben Sie keine formalistischen Schriftstücke. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeitender heute aufgrund einer Nebentätigkeit gekündet wird, ist äußerst gering. Die zeitliche Einsparung über die Jahre hinweg, lohnt sich definitiv.
Unsere Best-Practice Prozesse finden Sie im P3-Portal insbesondere den Prozess Nebentätigkeit.⧉
Haben Sie Fragen zur Prozessoptimierung? Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Ihr HR|next Team
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