Im operativen Personalmanagement werden häufig zur Sicherstellung der Ablaufprozesse Behelfs-Checklisten benutzt. Zwar erfolgt die Datenpflege wie Genehmigungsprozesse, Anhörungsverfahren sowie Dokumentenerzeugung in einer HR-Suite. Um jedoch den Überblick zu behalten, welche Arbeitsschritte bereits erfolgt sind und insbesondere welche Prozessvariante ggf. genutzt werden muss, dient aktuell die manuelle Checkliste. Hier sind auch die Hinweise unterschiedlicher Ansprüche bei unterschiedlichen Zielgruppen vermerkt.
In unserem Fall startete die manuelle Checkliste mit Eintreffen der Personalveränderungsmitteilung (digital oder per Formular). Die ersten Prüfschritte gelten dem Formular. Wer darf und hat unterschrieben und sind alle Informationen vorhanden.
Hat sich nun die Genehmigungsrichtlinie geändert, so wurde diese Information möglicherweise im jour-fix besprochen. Im besten Fall wurde die Checkliste als Vorlage auch angepasst. Aufgrund der aktuellen Arbeitsauslastung nutzt jedoch nicht jeder Sachbearbeiter die blanko Checkliste aus dem Vorlagenordner, sondern greift entweder auf die kopierten Vorlagen seines Laufwerkes oder noch schlechter, nutzt bereits teilausgefüllte Vorlagen aus ähnlichen Vorgängen, um rascher arbeiten zu können.
Insofern ergeben sich 3 Schwachstellen:
- Die Kommunikation (Know-How-Transfer) hat im jour fix nicht alle Beteiligten erreicht
- Man vergisst, die Vorlagen-Checkliste zu aktualisieren
- Sachbearbeiter nutzen die Vorlagen Checkliste nicht und greifen auf eigene Vorlagen zurück
Der eplas.HR ProcessMaster löst das Problem.
Sobald das digitale Template mit dem aktualisierten Arbeitsschritt online geht, nutzen alle Sachbearbeiter nur noch diese Version. Sollte im jour fix also die Kommunikation nicht klar erfolgt sein, so ist in unserem Fall die neue Genehmigungsrichtlinie vermerkt und wird online abgehakt.
Da die Vorgänge des eplas.HR ProcessMaster nicht auf ein Laufwerk abgespeichert und eine alte Vorlage benutzt werden kann, ist auch sichergestellt, dass stets mit der aktuellen Version gearbeitet wird.
Durch den eplas.HR ProcessMaster ist es auch einfach neue Mitarbeitende einzuarbeiten oder Teilprozesse ins Outsourcing zu bringen. Integrieren Sie einfach den Dienstleister als Beteiligter in den eplas.HR ProcessMaster und übergeben Sie Vorgänge datenschutzkonform.
Nutzen Sie unser Video ⧉ , um am Beispiel der Vertragsveränderung den Nutzen kennenzulernen. Oder informieren Sie sich über unsere Website ⧉ .
Wünschen Sie eine kurze persönliche Vorstellung? Kontaktieren Sie sich einfach unsere Frau Cornelia Greck unter der Telefonnummer 020201/171255-15 oder per Mail Cornelia.Greck@HR-next.de Mail ⧉
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