Die Personalanforderung ist in der Regel ein Genehmigungsprozess zur Stellenbesetzung oder zur personellen Veränderung. Fokussieren wir uns primär auf den Genehmigungsprozess der Einstellung. Eine Prozessoptimierung kann als Folge dann auf den Veränderungsprozess adaptiert werden.
Im IST-Prozess wird häufig der Stellenantrag mit dem Stellenbesetzungsantrag vermischt. In der Regel wurde unbürokratisch die Ausschreibung erstellt und der Besetzungsantrag erfolgt erst, wenn die Person gefunden wurde. Dann muss es aber schnell gehen. Der Genehmigungsprozess unterscheidet teilweise noch zwischen neuer Stelle (Neueinstellung) oder vorhandene Stelle (Ersatzbedarf). Die Genehmigungswege bei Neueinstellung sind dabei komplexer als bei Ersatzbedarf. Welche Arbeitsmittel im späteren Verlauf notwendig sind, berücksichtigen viele in diesem Genehmigungsprozess noch nicht. Man konzentriert sich auf Vertragsdaten und Vertragskonditionen. Im Laufe der Genehmigung wird geprüft, ob die Kapazitäten vorhanden sind oder nicht – im Stellenplan vorhanden ja/nein bzw. ob Budget vorhanden ist. Meistens ist der Fokus auf die FTE weniger auf Budget.
Zur Prozessoptimierung und Möglichkeit der Digitalisierung sollte die Genehmigung der Stellenbesetzung und die Genehmigung der Neueinstellung als Person in zwei Prozessen unterteilt werden.
Basis für den Best-Practice Prozess ist die Entscheidungskompetenz und Verantwortung der Führungskräfte sowie die Fähigkeit einen jährlichen Planungsprozess zu leben. Im jährlichen Planungsprozess erfolgt die Genehmigung von neuen Stellen bzw. die Vorgabe, wie sich die Stellen kapazitativ verändern. Unterjährige Stellenanforderungen sind dann die Ausnahmen. Im jährlichen Planungsprozess werden im HR-System nach Genehmigung die neuen Stellen auch bereits angelegt.
Möchte nun eine Führungskraft die Stelle besetzen, startet sie den Stellenausschreibungsantrag. Sie greift also auf die vorhandene Stelle im Führungskräfte-Cockpit und kann diese nun zur Ausschreibung initiieren. Dabei gibt es keinen Genehmigungsprozess – denn die Stelle ist ja bereits genehmigt.
Sollten sich im Lauf des Jahres die Situation so verändern, dass es doch eine zusätzliche Stelle benötigt, dann kann ein Stellengenehmigungsantrag seitens Führungskraft gestartet werden. Dieser beinhaltet dann auch den Umfang, die Begründung und die Dotierung etc. Je Nach Unternehmen darf dieser Prozess auch mehrere Genehmigungswege beinhaltet.
Ist die Stelle ausgeschrieben und der Kandidat gefunden, erstellt die Führungskraft im Cockpit den Besetzungsantrag. Sie greift auf die vorhandene vakante Stelle, ergänzt Vertragskonditionen und kann diese zur Personalabteilung übermitteln. Auch hierfür gibt es keinen Genehmigungsprozess. Die Stelle ist bereits genehmigt und die Führungskraft hat sein Budget zu verantworten. Die Personalabteilung kann die Kapazitäten Einhaltung und Budgeteinhaltung prüfen – kann dies aber auch einfach der Verantwortung der Führungskraft überlassen. Diese hat ja auch einen Vorgesetzten, der mittels Reporting die FTEs und Budgets monatlich prüfen und seinen Untersetzten bei falschem Verhalten lenken kann.
Wichtiger ist vielmehr, dass beim Besetzungsantrag nun gleich alle Anforderungen für den Eintritt benannt werden -also wo soll die Person sitzen, welche Ausstattung ist notwendig, welche Arbeitsmittel etc. So kann mit Zusage des Bewerbenden rasch der Eintritt vorbereitet werden und ein reibungsloses Onboarding ist gewährleistet.
Sofern der jährliche Planungsprozess nicht umsetzbar ist und jede Stellenbesetzung genehmigt werden muss, sollten trotzdem zwei Prozesse erfolgen. Der erste Prozess ist die Stellengenehmigung, die auch in der Folge die Ausschreibung genehmigt. Dies kann komplexer erfolgen. Allerdings ist hier auch nochmals der Vermerk: Führungskräften sollte Vertrauen entgegengebracht werden. Die Genehmigung abzunehmen bedeutet nicht führen.
Der zweite Prozess ist dann der Besetzungsantrag an die Personalabteilung ohne Genehmigungsprozess.
Unsere Best-Practice Prozesse finden Sie im P3-Portal insbesondere den Prozess Personalanforderung.⧉
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