Personalcontrolling: Kennzahlen Betreuung

Im Fokus des Personalcontrollings stehen neben dem klassischen Controlling der Belegschaft strategisch die Punkte der Integration (rasche Produktivität neuer Mitarbeitenden, der Betreuung (hohe Zufriedenheit wirkt sich auf das Employer Branding aus, zieht ein positives Engagement mit sich, senkt die Fluktuation und Krankenquote) sowie eines professionellen Offboardings.

Zunächst starten wir mit dem strategischen Controlling.

Bezogen auf den Stellenplan ist die Analyse und Entwicklung des Personalbedarfs unabdingbar. Wie verändert sich das Unternehmen? Welche Flexibilität wird benötigt, um die Unternehmensziele zu erreichen? Werden häufig neue Geschäftsfelder eröffnet? Wie verändert sich der Markt? Welchen Einfluss hat dies auf die Geschäftsfelder? Je nach Situation verändert sich somit der Stellenplan. Eine Veränderung des Stellenplans zieht allerdings auch eine Veränderung der Person mit sich, die eine Stelle besetzt (Kapazitäten aber Kompetenzen). Die Analyse und Prognose des Stellenplans ist also Pflicht und nicht Kür. Als Kennzahlen sollten hier die Anzahl Stellenveränderungen, die Anzahl Stellenaufbau bzw. Stellenabbau überwacht werden. Neben der Entwicklung der Aufbauorganisation gilt es auch die Veränderung der Belegschaft zu überwachen. Insbesondere die Altersstruktur ist ein wichtiger Indikator zur Balance der künftigen Kapazitäten und den vorhandenen eigenen Ressourcen (Ausbildung/Entwicklung). Ergibt die Altersstruktur mit der Fluktuation im Verhältnis zur Ausbildung/Entwicklung ein Minus zum strategischen SOLL-Stellenplan, ist es umso wichtiger, den Bewerbermarkt im Auge zu behalten. Denn ohne Kapazitäten können die Unternehmensziele nicht erfüllt werden.

Da der Bewerbermarkt immer enger wird, ist die Identifizierung von Potenzialen und Schlüsselkräften umso wichtiger. Einerseits zur Entwicklung andererseits zur Bindung der Mitarbeitenden. Kennzahlen gibt es hierzu viele. Anbei nur ein paar Beispiele:

Wer doch rekrutieren muss (was ja bei den meisten Unternehmen der Fall ist), bedarf eines hervorragenden Onboardings. Denn in erster Linie soll der neue Mitarbeitende ja so rasch wie möglich produktiv arbeiten. Ein professionelles Onboarding verhindert insofern nicht nur die Kaufreue des Bewerbers, sondern reduziert die Fluktuationskosten erheblich. Je länger sich die Einarbeitungszeit hinzieht, desto höher rechnen sich die die Kosten. Springt der neue Mitarbeitende dann entweder vor Vertragsbeginn oder kurz nach Eintritt wieder ab, ist dies quasi der Super-GAU. Kennzahlen zur Messung eines erfolgreichen Onboardings sind etwas schwieriger. Eine harte Zahl ist die Frühfluktuation (Abbrecherquote). Den Erfolg selber kann man über einen Feedbackbogen Ende der Probezeit beim Mitarbeitenden und aber auch bei der Führungskraft ermitteln. (z.B. Bewertung Wahrnehmung der fachlichen Qualifikation: erfüllt die Anforderungen…)

Eine wichtige Kennzahl zur grundsätzlichen Betreuung der Mitarbeitenden sowie Führungskräfte ist die Quote Business Partner / Führungskraft oder Sachbearbeitung / Mitarbeitenden. Diese ist allerdings mit Vorsicht zu genießen, denn sie hängt davon ab, welche Aufgaben grundsätzlich wahrgenommen werden, welche Aufgaben im Self-Service erfolgen und wie hoch der Digitalisierungsgrad des Unternehmens im Personalbereich ist. Besser wäre die Kennzahl Anzahl Betreuungsstunden pro Führungskraft. Anzahl Betreuungsstunden pro Mitarbeitenden. Rechnet man z.B. 500 Mitarbeitenden und hat den Anspruch pro Jahr insg. pro Mitarbeitende 20 Minuten zu investieren so wären dies bereit 0,1 FTE eines Sachbearbeitenden. Betreuungsstunden sind nicht Stunden für operative Ablaufprozesse, sondern für Coaching, Reflexionen, Führungsunterstützung, Betreuungsgespräche. 1 Std. Jour-Fix eines Business Partners mit einer Führungskraft aller 2 Wochen sind ca. 1500 Minuten. Bei 15 Führungskräften ergeben sich insg. 0,25 FTE.

Neben den Betreuungsquoten sind auch Fluktuationsquoten interessant. Allerdings in Kombination mit Austrittsinterviews, so dass die Austrittsgründe möglicherweise Hinweise zur Zufriedenheit liefern können. Die Zufriedenheit wird alternativ auch durch Umfragen analysiert.

Um die Effizienz (Kosten), Effektivität (Zeit) und Qualität zu optimieren ist es wichtig die einzelnen Prozesse zu analysieren. Am Beispiel des Prozesses Weiterbeschäftigung kann man die entsprechenden Kennzahlen erkennen.

·       Anzahl zu verlängernden Beschäftigungen (weitere Befristung/Entfristung)

·       Dauer Bearbeitungszeit mit Start Veränderungsmitteilung bis Vertragsunterschrift des Mitarbeitenden

·       Quote nicht akzeptierter Verlängerungen seitens Mitarbeitenden

·       Kosten pro Weiterbeschäftigung (in der Regel Bearbeitungszeit der involvierten Rollen multipliziert mit dem entsprechenden Stundensatz der Rolle)

·       Für die Qualität spricht auch eine Datenqualität in Form von auswertbaren Befristungsgründen aber auch Terminen – wie werden z.B. Azubis im Abrechnungssystem gepflegt? Welches Befristungsdatum wird hinterlegt?

Die Service Levels für den o.g. Prozess sehen dann wie folgt aus.

Mehr Informationen zu Betreuungs Kennzahlen haben wir Ihnen in folgendem Artikel hinterlegt.

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