Personalcontrolling: Kennzahlen Recruiting

Personalbeschaffung umfasst die Deckung des Personalbedarfs aus dem internen und externen Arbeitsmarkt. Das Personalcontrolling berücksichtigt bei der Personalbeschaffung zwei Aspekte: das Gewinnungscontrolling und die Analyse des Arbeitsmarktes sowie Steuerung des Prozesses der Personalgewinnung.

Im weiteren Verlauf vertiefen wir die 4 folgenden Bereiche:

·       Strategie

·       Effizienz/Effektivität

·       Qualität

·       Service Levels

Beginnen wir mit der Strategie.

Um Sicherzustellen, dass der Personalbedarf fristgerecht auch gedeckt werden kann, gilt es die Marktsituation zu analysieren. Dabei spielt die Kennzahl „Gewinnungsdauer in Wochen pro Zielgruppe“ eine wesentliche Rolle. Gehen wir davon aus, dass die Anzeigenschaltung inhaltlich und optisch positiv gestaltet ist, dass die Recruiting Medien der Zielgruppe ausgerichtet sind und dass es ein attraktives Unternehmen ist, so bringt uns diese Kennzahl ein klares Feedback über den aktuellen Bewerbermarkt. Nämlich: wie schnell kann man rekrutieren. Je länger die Dauer, umso geringer die Bewerberzahl. Eine Senkung der Gewinnungsdauer zieht automatisch die Analyse der jeweiligen Subkennzahlen mit sich – siehe Punkt Effizienz/Effektivität und Qualität.

Eine zweite wichtige Indikation sind die Recruiting Kosten pro Zielgruppe. Der Personalbedarf soll ja idealerweise zum günstigsten Preis erfolgen. Auch hier denken wir erstmal positiv. Die Recruiting Medien sind Zielgruppen spezifisch aufgestellt. Recruiting-Maßnahmen werden also nicht einfach pauschal pro Ausschreibung durchgeführt, sondern je nach Zielgruppe entsprechend ausgewählt. Dabei werden diese Zielgruppen spezifischen Aktionen flankiert durch einen cleveren Personalmarketing-Plan. Stehen diese Parameter erstmal gut, dann zeigen Kostenschwankungen entweder eine Veränderung des Bewerbers zum Recruiting Medium oder Dienstleister erhöhen schlichtweg ihre Kosten. Eine Optimierung der Recruiting Kosten bedarf einer fundierten Analyse der Recruiting Medien und Zielgruppen.

Rasch und günstig zu rekrutieren bringt dem Unternehmen nicht viel, wenn nicht der dritte Hebel – nämlich den richtigen Mitarbeitenden zu finden – im Raum stünde. Der richtige Mitarbeitende ist relativ – insbesondere in einem Markt mit hohem Wettbewerb. Deshalb sollte man hier die Messlatte nicht so hoch hängen. Insbesondere Profile, die in einer Kombination so viele fachliche Anforderungen mit sich bringen, dass die Person eigentlich erst noch geschaffen werden muss, bringen keinen Erfolg. Hier gilt es auch in der Schaffung der Stellen bzw. Stellenanforderungen nie zu komplex zu werden. Die Messbarkeit des Recruiting Erfolgs (Erfolg ist demnach die Erfüllung der Anforderungen) spiegelt sich in mehreren Kennzahlen u.a. in der Frühfluktuation (100 Tage, Probezeitende) in der Quote der jährlichen Mitarbeitergespräche/Mitarbeiterbeurteilungen (hohe positive Bewertung für Neueinstellungen) und langfristig in der Entwicklung der Mitarbeitenden (Entgeltveränderung, Entwicklungspfade).

Um die Effizienz (Kosten) und Effektivität (Zeit) zu optimieren bedarf es zunächst der Definition der Zielgruppen. Ein pauschales Controlling ist nicht sinnvoll, da der Bewerbermarkt viel zu unterschiedlich ist. Wichtig ist es also, dass im Recruiting System Zielgruppen definiert werden können, so dass künftige Auswertungen stets über eine Zielgruppe erfolgen. Auch der Personalmarketing Plan wird auf Basis der Zielgruppen definiert.

Um Kosten zu optimieren gilt es die Recruiting Maßnahmen pro Zielgruppe zu analysieren. Alle Kosten müssten bei der Ausschreibung hinterlegt werden, so dass eine Statistik pro Recruiting Medium pro Ausschreibung erfolgen kann:

-        Anzahl Bewerber pro Ausschreibung

-        Anzahl Interviews pro Ausschreibung

-        Anzahl Vertragsangebote

-        Anzahl Einstellungen

Das Ziel ist nicht die Masse an Bewerber zu finden. Das Ziel ist ein paar richtige Bewerber zu finden. Ein Recruiting Medium, das nur 5 Bewerber bringt aber eine Einstellung ist mehr wert, als 20 Bewerber mit einer Einstellung. Auch wenn wir immer gerne mehrere Schuhe anprobieren möchten.

Über eine gewisse Zeitdauer werden diese Kosten analysiert, so dass eine künftige Prognose bezüglich des Recruiting Mediums und auch der Recruiting Dauer festgelegt werden kann. Selbstverständlich wird man anfangs eine Ausschreibung in mehrere Recruiting Medien platzieren müssen, um die Vergleichswerte zu erhalten.

Wichtig für die Analyse der Kosten und Zeit ist allerdings auch die Qualität der Prozesse. Ist eine Anzeige nicht attraktiv oder wird sie nicht verstanden, wird die Bewerberquote auch schlechter und damit steigen die Kosten (Mehrfachschaltung) und die Dauer der Rekrutierung verlängert sich. Die Kennzahl Anzahl Einladungen im Verhältnis zu Anzahl Bewerbungen bringt ein Indiz, wenn Anzeigen nicht gut formuliert sind. Allerdings kann dies auch am Employer Branding hängen, das wiederum über Bewerberbefragungen ermittelt werden kann.

Viele Personalabteilungen haben das Recruiting Controlling schon sehr gut etabliert und widmen sich nun eher den Service Levels. Die Service Levels sind nicht die Dauer der Arbeitsleistung, sondern die Prozessdauer an und für sich selbst. Also Prozesszeit plus Liegezeiten. Im Recruiting Bereich können diese wie folgt aussehen:

Wer sein Recruiting Controlling aufbauen möchte, findet in unserem Shop eine Beispieldatei. Als Ergebnis müsste so eine Datei aus einem Recruiting System erzeugt werden können oder liefert dann entsprechend schon die Auswertungen.

Mehr Informationen zu Recruiting Kennzahlen haben wir Ihnen in folgendem Artikel hinterlegt.

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