Mit Einführung der Business Partner Rolle entstand auch automatisch die Schnittstelle zur Administration, die alle Vorgänge umsetzen sollen.
In den meisten HR-Systemen können Prozesse digital bearbeitet werden, doch ein Zusammenspiel zwischen beiden Parteien existiert nicht. Es wird grundsätzlich entschieden, wer die Daten in dem System pflegt. Der Business Partner sollte allerdings nicht die kompletten Felder der Masken füllen, sondern lediglich Entscheidungen mitteilen. Doch wie teilt er Entscheidungen mit? Häufig via E-Mail, manuellen Checklisten, Telefon oder Notizen. Sachbearbeitende möchten den Vorgang korrekt abarbeiten und stolpern nicht selten über fehlende Vorgaben, nicht korrekte Kostenstellen oder unvollständige Vertragsdaten. Rückfragen sind notwendig. Der Prozess stockt.
Am Beispiel des Austritts erkennen wir das Zusammenspiel der Beteiligten.
Der Business Partner berät die Führungskraft, wird über einen Austritt informiert, prüft ggf. noch Kündigungsfristen und vorzeitige Beendigungen und übergibt den Vorgang an die Administration, in dem das Kündigungsschreiben ggfs., mit einer Notiz weitergeleitet wird. Für sich selbst existiert eine Behelfshilfe, um die notwendigen Punkte zu erledigen wie beispielsweise Nachfolger, Vollmachten und Beauftragten prüfen, Offboarding Maßnahmen einzuleiten etc.
Die Administration kümmert sich um die ausstehenden Forderungen und Ansprüche des Mitarbeitenden. In mehreren Vorgängen werden im Zusammenspiel mit der Führungskraft und des Business Partners offene Urlaubs- und Überstundenansprüche, Prämienzahlungen, Zielvereinbarungen, Umgang mit Job Rad, Darlehen, Lebenszeitkonten etc. geklärt.
Häufig erfolgen solche Rückfragen über mehrere Wochen verteilt, so dass der Austritts-Vorgang lange offenbleibt. In der Zwischenzeit geht der Business Partner in Urlaub oder der Sachbearbeiter ist krank und Vertreter regeln die Austrittsabwicklung. Und schon ist das Chaos perfekt. Wer hat bereits wann was mitgeteilt, wo liegt was und was muss noch erledigt werden?
Mithilfe des eplas.HR ProcessMaster's können Vorgänge datenschutzkonform, strukturiert und transparent unter Einbeziehung aller Beteiligten weitergegeben und bearbeitet werden.
Am Beispiel unseres Austritts-Prozesses zeigen wir Ihnen die Leichtigkeit der Zusammenarbeit.
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