Krankheit, Urlaub und unbesetzte Stellen frustrieren jedes gute Team. Die Teamleitung steht vor einer großen Herausforderung, kann sie doch Kapazitäten nicht einfach herzaubern. Und wenn es doch irgendwo Kapazitäten gäbe, dann sind diese zwar hilfsbereit, können jedoch inhaltlich kaum unterstützen. Viel zu aufwändig wäre die Übergabe bzw. Einarbeitung in die komplexen Prozesse. Bereits die Übersicht zu behalten, welcher aktuelle Stand die Vorgänge beinhalten, wird schwierig. Liegen diese doch in Mäppchen oder Ordner bei den zuständigen Mitarbeitenden selbst.
Wie schafft man also eine Transparenz der Vorgänge und gleichzeitig eine Vertretungssicherheit? Wie oder wo kann man Know-How so verankern, dass Vertretungen nicht zum Alptraum werden?
Transparenz der Vorgänge:
- Transparenz schafft man durch Digitalisierung. Denn aufgrund mobilen Arbeitens können und dürfen Vorgänge nicht mehr auf Schreibtischen, Schränken oder Ordnern liegen. Das bedeutet nicht, dass jeder, der noch keine digitale Akte eingeführt hat, nun keine Chance der Transparenz bekommt. Aber es bedeutet, dass die digitale Personalakte einfach mittlerweile zur Pflicht und nicht mehr zur Kür gehört.
- Die komplexen Geschäftsprozesse benötigen Vorgangs-Checklisten. Auf diesen Checklisten steht klar geschrieben, welche Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Diese Checklisten müssen so klar geschrieben sein, dass jeder Vertreter den Prozess abarbeiten kann, ohne einer expliziten Einarbeitung. Klar sollte ein Grundverständnis von Personal sowie der entsprechenden Software, die es zu pflegen gilt, vorhanden sein. Doch genau die spezifischen Unterschiede der Zielgruppen, Bereiche, Gesellschaften sind auf diesen Checklisten vermerkt. (wer bekommt Essensgeld, wem rechnet man Jubiläumszeiten an, wo zieht man Krankentage vom Weihnachtsgeld ab etc.)
- Die Vorgangs-Checklisten müssen digital werden. Sobald Checklisten vorhanden sind und diese beim Vorgang auf dem Schreibtisch liegen, hat man schon die halbe Miete. Es ist allerdings aufwändig den ganzen Schreibtisch zu durchwuseln, um zu schauen, was ein Vertreter just jetzt machen muss, wenn Kolleg*innen erkranken. Es ist auch unsinnig, Vorgänge zu bearbeiten, die erst in zwei Wochen fällig sind. Wichtig ist das heute und jetzt.
Mit digitalen Checklisten kann sich ein Vertreter einloggen und sieht sofort, welche Fälle zu bearbeiten sind und welche Aufgaben bereits erledigt wurden. Durch die digitalen Vorgänge wird der Fortschritt dokumentiert. Kehrt der zu Vertretende zurück, ist auch hier die Transparenz perfekt. Denn im digitalen Vorgang kann jetzt einfach wieder übernommen werden.
Erweiterung der Kapazitäten
Werden die Kapazitäten durch Abwesenheiten enger und enger, hofft man sich Mitarbeitende klonen zu können.
Das klappt leider nicht. Was allerdings klappt, sind klare Handlungsanweisungen und Prozessbeschreibungen. Integriert man diese Handlungsanweisungen in die digitalen Checklisten, ist gewährleistet, dass
- Die Prozessvorgaben stets aktuell und berücksichtigt werden und
- Mitarbeitende mit weniger Know-How den Prozess durchführen können.
Und genau dies ist das Ziel. Die Erhöhung der Einsatzflexibilität der Mitarbeitenden.
Reduktion der Komplexität durch klare Handlungs- und Prozessbeschreibungen, die mithilfe von Screen Shots, Beispielen oder Hinweisen die Arbeit einfacher machen. So können Kolleg*innen rascher aushelfen oder im Zweifel können externe Dienstleister kurzfristig unterstützen.
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